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会议要求收集会议信息和材料会议方案草案领导协调会会务筹备和工作小组成立会议筹备和工作方案正式确定会议议程安排初稿发布会议通知发送邀请函跟踪反馈确定参会人员人数、住宿要求和行程安排预约酒店，做具体的接送方案1.制作会议手册2.登记表3.参会证、布标、桌签、展架、笔、指示牌、房间温馨卡、4.准备纪念品5.播放PPT设备等做出初步的会议预算责任分工，明确分工，各种会议材料准备要明确到部门或个人会场布置：1.悬挂布标，摆桌签和展架2.检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等），准备笔纸3.准备签到台，签到表，签到负责人安排集中的休息室，集中安排车辆接机签到，问一下发票怎么开，发放会议手册、参会证和纪念品，签到完，安排住宿1.拷PPT，检查是否能正常播放2.安排人员准备会议茶水和就餐。3.安排摄影人员和回忆记录员，撰写宣传稿件4.分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位5.维持会议秩序纪律安排茶交流和午餐，方便专家之间交流会后考察活动的组织安排人员送机会议总结及会议资料整理会议费用核算报账，信息存档