物业运营管理系统方案

物业运营管理系统1.1概述用友物业解决方案以业主服务为中心，通过建立相关业主沟通管理平台，关注其需求，方便物业公司及时为业主提供良好的服务，保证物业能够长期、顺利、稳定地经营获利，从而给企业带来长期、稳定的收益，实现有足够后劲的规模化发展。持续提高物业的增值潜力，带来良好的品牌效应，拓展企业发展空间。1.2物业运营管理总体解决思路1.2.1物业运营管理产品架构UAP平台权限管理流程配置预警管理单据配置自定义查询消息平台商业租赁管理仪表管理费用计算费用台账车位管理维修管理装修管理投诉管理特服管理物资管理设备管理分包管理安防管理商源管理租控管理合同管理进退场管理会计平台应收管理应付管理资金管理报账中心财务接口固定资产物业管理客服管理内务管理集团/公司/管理处统计分析租赁分析应收款报表收款分析维修投诉分析协同平台企业门户物业运营管理解决方案业务管理1.2.2物业运营管理流程建立房产档案公司基础档案建立租户档案建立业主档案费用项目设置收费标准设置走表设置及房产对应基初费用租户管理招商管理合同签订/合同台账租金计算/收款管理预收/冲抵管理走表数据录入/计算收款单打印装修管理特殊服务维修管理投诉管理设备管理预警管理报表分析建立档案系统初始化日常业务处理决策分析1.3产品解决方案思路1.3.1UAP平台以物业运营管理业务为核心的设计思路，整个运营业务管理平台搭建在UAP平台基础上，所有业务单据、报表及业务操作权限都由UAP底层技术平台所支撑，包括业务系统的审批流程配置都随企业管理需求任意定制；运营业务在实际管理中需要对合同定期进行预警提示，通过UAP平台自定义实现。1.3.2会计平台企业内部信息资源平台是企业内部各业务部门高度共享协同的核心平台，各业务系统发生的资金往来、信息传递都是一个有机的整体，都与集团或企业的核心会计平台建立无逢集成；业务发生的收付款业务直接生成会计平台的记账凭证；并对企业内各部门的资产管理、资金管理都可实现部门核算管理。1.3.3协同平台协同平台建立企业内部各业务部门相关工作事务高度协同，提高企业各部门协同工作效率；并及时将企业公告、报告披露、经营绩效决策分析报告按权限即时提供给相应的决策者。1.3.4物业运营管理商业租赁管理通过系统的优化流程和功能设置，进行招商、租金管理，在租金收取过程中进行租金催缴、合同到期预期，有效提高商业管理效率；物业管理搭建以集团、公司、管理处三级物业综合管理平台，实现集物业管理处收费、财务核算、服务一体的收费管理解决方案；客服管理建立为客户提供优质的全程服务体系，对客户的诉求进行细分，对派工、执行、跟踪全程服务，提升企业良好服务口碑；内务管理为物业运营企业提供内部服务管理解决方案，企业内部物资管理、设备管理、安全管理、消防管理等综合内部管理服务；统计分析实现集团、公司、管理处三级管理报表分析，包括收款明细表、欠收款明细表、维修处理情况表，都以集团、公司及管理处三级模式展现；信息高度共享跨区域监管不再“鞭长莫及”。1.4物业运营管理核心业务解决方案1.4.1物业运营管理流程商业租赁运营管理流程资源库商机获取签约物管处日常管理退租业主客源/客户房源物管费催收通知租金收取客源信息退房验收、结清租金及管理费、退保证金结束合同签订及审批物管费收取客源跟踪决策分析、协同平台、企业门户合同台账管理建立房源/对应业主租金催收通知开始/建管理处房源空置退租申请商户进场管理建立业主/委托信息1.4.2商业租赁管理1.4.2.1业务流程商管租赁业务流程签约台账收费财务部营运部修改台账修改合同收款台账合同登记行审批收款清单收款入账收款审批合同审批收款单租赁控制合同录入1.4.2.2业务应用说明a)营运部的合同录入人员根据已签订好的合同，在系统中录入合同所的必要信息（租约周期、免租期、支付周期等）；b)再对合同进行提交、审批，计算合同租金台账，并对合同台账中的收款记录执行行审批操作；c)当租户到财务部交款时，财务部收款人员根据合同台账计算出的应收款项，在收款清单中找出该租户某个周期内的应收款项与租户核对，再通过收款清单生成收款单；d)填制收款单中的必要信息（收款金额、收款方式、账户、账号等），确认收到的实际款项与收款单上的金额一致再对其进行审批，最打印收款单给客户签字；1.4.2.3业务操作步骤合同签订及租金计算第一步：营运部录入合同；【租金管理】【合同管理】【增加】第二步：找出前面增加的合同；第三步：计算合同台账；财务收款第一步：【收费管理】【应收费用管理】【收费清单】【查询】，找出所需要收费的客户，选定需要收款的记录（可按Ctrl+行进行多行复选），再按“应收账款”按钮，即可调出【收款单】；第二步：填入【收款单】中的必要信息，确认收款金额正确无误后，对该收款单“保存”并对该单据进行提交审批；注意事项合同录入时须注意免租期和“房产”页签中“计租日”区别，合同表头中的免租期为在特定周期内的免租期；而“房产”页签中“计租日”指合同签订后从具体哪一天开始计算租金；1.4.3物业收费管理1.4.3.1业务流程物业收费业务流程仪表抄表/业务费录入应收费用计算收费财务部客户部工程部收款入账应收费用计算收款审批收款清单审批收款单仪表抄表业务费录入1.4.3.2业务应用说明a)物业管理费收取主要涉及到工程部、客户部、财务部三个部门；b)工程部每月底抄上月仪表数，在系统中录入仪表本次读数；c)客户部日常将业务费用在系统中录入；d)财务部根据客户部、工程部的数据计算出应收费用，并对其审核；e)日常客户到客户部现场交款，客户人员在系统调出应收款数据并录入收款单，再打印收款单；f)每天客户人员将收到的款，当日交财务部，财务部根据交款情况，在系统中对收款单进行确认审批；1.4.3.3业务操作步骤工程人员抄仪表第一步：工程人员【收费管理】【应收费用管理】【房产仪表抄表】【选择楼栋】【增加】，按4步选择仪表名称，抄表费用归属月份，抄表人等；第二步：工程人员【收费管理】【应收费用管理】【房产仪表抄表】【选择楼栋】录入本次读数；客户人员业务费录入（装修费、维修费、特约服务费等，以特约服务费为例）第一步：【客户服务】【特约服务管理】【特约服务单】【增加】，该业务有的收取特约服务费，有的不用收取，收费的必须在“特约服务费用”页签录入金额和所属会计年月保存；确认后并对该单据审批。应收费用计算财务人员根据客户人员的业务费记录，及预置的物业管理费、垃圾处理费等设的收费标准，计算出应收费用；（注：可以每月计算出一张总的应收费用计算单，也可以针对某一栋楼或者某一指定客户计算都可以）第一步：财务人员操作【收费管理】【应收费用管理】【增加】；第二步：财务人员通过操作“费用计算”算出对应收费用，并对计算出的结果进行检查无误后再“业务操作行审批”收取客户费用日常客户人员收取客户交来的费用，在收取前需要在系统中将客户所应交的费用清单调出（包括当期应收款，历史欠收款等）第一步：客户人员操作【收费管理】【收费清单】【查询】，找出所要交费的客户；第二步：客户人员选定该客户所需要交费的记录（注：在查询时可以过滤“未收清”记录），再操作“应收账”，系统将会弹出收款单，填制收款单的必要内容；（注：该收费与租赁收费属同一业务操作）；对该单据提交，并打印收款单。财务人员收客户人员交来的款每天客户人员需要将当日收取的客户款上交财务部，财务人员在系统中查出当日收款汇总数，根据收款汇总数确认上交现金及收款凭据，并在系统中将客户人员确认的收款单与实际收到客户人员交的款进行核对后对收款单进行逐一审批；第一步：财务人员操作【业务报表】【收费管理】【日收费明细表】，查出日收费汇总数，如果需要核对某一收费项目的明细收费，直接单击“联查明细”即可查该收费项目的明细账；确认客户人员交款与“日收费明细表”一致。第二步：财务人员操作【收费管理】【收款单】【查询】，找出确认收款的收费单，并对其进行审批，如果过滤出有没收到款的收款单，就不能对其审批；注意事项维修业务、特约服务费等产生的费用需要做应收费用计算后才能在收费清单中进行费用收取；若收费过程中发生的误差或特殊费用调整，需要在费用调整中进行处理。1.4.4物业服务管理1.4.4.1业务流程物业维修服务业务流程报修报修处理维修回访/收费客户部财务部工程部主管审批收款清单客户报修申请收款入账收款单收款审批客户人员录入报修单打印维修单维修处理单维修回访单若不涉及收费，流程到此结束1.4.4.2业务应用说明a)客户来电提出维修及相关服务申请，由客服助理在系统中登记客户服务需求记录；b)客服助理分派客户诉求给相关业务部门处理；c)由业务部门负责人将具体工作指派给相关处理人员；d)处理完成后将结果反馈到系统中做维修处理单；e)最后由监督部门对客户进行回访了解处理情况及满意度调查；1.5物业运营管理系统功能简介1.5.1系统特点1、NC作为平台化产品有良好的可扩展性，易操作，易升级，可以达到最大程度的系统资源的共享，满足企业未来不断增长的信息化建设需求。2、更强大的报表打印和图表统计功能：系统通过直观的图形表示各类统计数据，方便领导决策。3、实现住宅物业管理和商业运营管理于一体的完美组合的物业运营管理解决方案，满足集团内部即有物业又有商业租赁管理业务；4、集团总部、区域公司、各物业管理处都使用同一套系统，在同一平台上资源高度共享，尤其方便集团公司决策层实时查询相关数据、统计分析报表，实时监管各公司运营状况，以便及时做出经营策略的调整。5、基于UAP平台具有强大的自定义功能，用户可根据自己的使用习惯，定义或修改系统的模块名称，自由定义相关字段的描述项，自由定义各类报表。6、提供灵活的收费项目自定义，可自由设置收费项目，设置不同的收费标准，适用于小区、步行街、写字楼、商场等多种业态设定，并可针对特定的收费项目指定到特定的客户。1.5.2业务处理1.5.2.1房产资源管理功能描述房产资源模块中，建立物业公司内管理处档案。将项目中的楼栋、房间与管理处建立关系。在交接验收管理，建立项目验收档案和资料移交档案。记录项目公司与物业公司之间，项目验收和资料移交的情况。管理处档案1.物业公司建立管理处，以及确定管理范围2.，客户服务系统涉及多个部门的协作，需要对每一个单据接收人进行提醒。1.5.2.2交接验收管理交接管理是处理项目公司与物业公司之间对于项目交接验收的工作。项目的验收包括整体验收、公共设施验收、房产验收、设备验收等。还有与项目相关的资料的验收。业务描述项目验收档案：物业公司接管项目公司的楼盘的时候、业主收房的时候，要进行验收。验收的时候，要根据验收的项目和验收标准，逐一进行验收。项目验收档案就是建立一套详细的标准，项目验收单中进行引用。验收标准档案：每个验收的项目都有详细的验收的标准，对照标准检查是否合格。移交资料档案：项目公司与物业公司进行移交的时候，将移交很多关于项目的资料。建立移交资料的档案，便于资料移交单进行记录分析。交接验收管理项目公司将建成的房产交接给物业公司的时候，物业公司需要经过初验、复验、终验三个阶段。将每一个阶段的验收结果信息记录到单据上。初验单验收信息不合格设备信息(随时添加）复验单合格信息复验信息不合格设备信息（随时添加）终验单合格信息终验信息不合格设备信息（随时添加）移行移行合格不合格合格不显示不合格合格不显示不合格合格不合格推式生成1.5.2.3客户管理客户资源中包括个人客户业主，企业客户业主，个人客户租户，企业客户租户的基本信息的建立、维护。客户与房产之间关系的维护，支持一个客户多个房间和一个房间多个客户。业务流程图车位管理车位管理流程车辆档案车位档案车位合同车辆合同收费系统合同金额合同金额1、建立个人、企业客户基本档案。个人、企业客户包括业主和租户两种类型。通过客户房间关系节点，建立房间与客户之间的关系。支持一个客户多个房间，支持一个房间多个客户，客户包括业主和租户。1.5.2.4租赁管理租赁管理租赁控制表以图表形式展现商场、写字楼和经营点位等房产，房产处于不同的