规章制度文件编号

第1页共14页竭诚为您提供优质文档/双击可除规章制度文件编号篇一：文件编号管理制度文件编号管理办法hxsh/ws-ZD-001-1503-0.1为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。第一条总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。2.由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。第二条适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文第2页共14页件的编号、版号以及分发编号的标识管理。第三条相关术语1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。第四条职责1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。2、供销部负责合同文件的归口管理。3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。第五条类别及代码1、公司名称公司全称：巴州泓信石油化工有限公司简称：hxsh2、部门代码企业管理部Qg生产部sc供销部gx财务部cw3、日期代号统一采用“yyxx”的格式。例如：“1503”代表该文件是20XX年3月制定的。第3页共14页4、流水号统一采用阿拉伯数字编码。例如：“001”代表第一份文件。5、版本号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。6、文件类别及代码第六条文件编号规则（一）外来文件编号规则格式：hxsh/ww-xx-Rc-001-1503格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-流水号-年月。（二）质量体系文件编号规则：1、质量体系文件类别2、质量体系文件编号格式：hxsh/Qm-Qc-001-1503-0.1格式说明：公司名称/文件类别-质量文件类别-流水号-年月-版本号。它代表这是由公司于20XX年3月第一次起草的第一份质量手册文件。如果3月份第一次颁布实施了则格式为：第4页共14页hxsh/Zw-Qc-001-1503-1.0（三）技术文件编号规则：1、技术文件类别：2、技术文件编号格式：hxsh/Jw-gY-001-1503-0.1格式说明：公司名称/文件类别-技术文件类别-流水号-日期-版本号。（四）合同文件编码：1、合同文件类别2、合同文件编号格式：hxsh/hw-x-gx-004-1503格式说明：公司名称/文件类别-合同类别-部门-流水号-日期。（五）文书文件编码规则1、文书文件类别2、红头文件编号格式：巴泓字(xxxx)xxx号。格式说明：（xxxx）为年号，xxx为流水号。例如：巴泓字（20XX）008号，为公司于20XX年发布的第八号文件。3、一般文书编号格式：hxsh/ws-J-sc-004-1503格式说明：公司名称/文件类别-文书文件类别-部门-流水号-年号。（六）公司统一执行的文件编码不需标注部门代码，部第5页共14页门内实行的需标注代码。第七条文书文件编写规范1、红头文件编写规范（见附件一）；2、会议纪要编写规范（见附件二）。第八条附则1、本办法自颁布之日起实施。2、本办法最终解释权归企业管理办公室。附件一油化工有限20XX】001号签发人：文件标题文书特此通知二零一五年三月十九日主题词：××××××上报：××××××篇二：文件编码及管理制度档案管理规定第一章总则第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。第二条负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料第6页共14页必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文书档案立卷归档方法第一节文件资料的收集管理一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。三、各部门档案负责人的职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。第7页共14页（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。第二节归档范围一、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、公司领导讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。二、公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。三、公司对外的正式发文与相关公司来往的文书。四、公司对各分公司的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。五、公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。六、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。七、公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。八、公司的各种规章制度、实施细则、程第8页共14页序文件。九、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。十、公司保密制度中规定的保密范围材料。第三节平时归卷一、各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，应集中统一保管。二、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。三、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门负责人归卷。四、档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。第四节立卷一、立卷工作由相关部门负责人配合，行政部负责组卷、编目。二、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机第9页共14页联系，区别不同的价值，便于保管和利用。三、归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。四、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。五、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。六、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。七、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。八、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字第10页共14页亦要工整。卷内目录放在卷首。九、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。十、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：（一）案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。（二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。附表：往来文件编码制度文件编码制度文件编码说明:1．文件编码=部门编码+文件类别码+日期编码组成。eg：《关于召开20XX年春夏新品发布会的通知》编码格式为Y（营销中心对外发布，取部门编码Y）——T（文件类别为通知，取类别码T）字第（固定分隔词缀）——20XX0721（20XX年7月21日下发的通知）综上《关于召开20XX年春夏新品发布会的通知》的编码为——Y-T字第20XX0721号。eg：《关于xx区域货品丢失的处理意见》——x-YJ字第20XX0121号《关于xx区域货架质量问题处理意见》——Q-YJ字第20XX0302号2．文件编第11页共14页码的置放位置为文件右上角，字体为宋体正文5号。篇三：关于公司文件编号的管理办法**************公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。1、公司代码：**********公司：sm2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：第12页共14页4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：sm-ZJb-bD***办公室为：sm-bgs-bD***财务部为：sm-cwb-bD***经营部为：sm-JYb-bD***工程部为：sm-gcb-bD***设计部为：sm-sJb-bD***安全科为：sm-AQK-bD***采控部为：sm-cKb-bD***项目监管部为：sm-Jgb-bD***事业发展部为：sm-FZb-bD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：sm-sg-[2***年]-hT***设计类合同：sm-sJ-[2***年]-hT***采购类合同：sm-cg-[2***年]-hT***分包类合同：sm-Fb-[2***年]-hT***聘用类合同：证件：sm-pY/ZJ-[2***年]-hT***人事：sm-pY/Rs-[2***年]-hT***服务咨询类合同：sm-Fw-[2***年]-hT***行政类合同：sm-xZ-[2***年]-hT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。第13页共14页所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档。2、合同类：建设工程施工类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统