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2020/5/132020/5/13一、文件规划管理的重要性现在很多的中小型企业都不重视文件或是制度的建立与维护，主要体现在以下几个方面：1、文件没有归口管理部门，文件仅仅存在于个人电脑中，文件的最新状态不明确；2、文件内容杂乱，没有针对性、条理性；为了应付某种检查，东拼西凑，没有企业自身的特点，不能为企业的管理提供有效的帮助；3、企业领导层在思维中没有明确：为什么需要建立文件？需要建立那些文件？文件质量应该达到一个什么程度；4、文件与实际相悖，文实不符；5、文件的更新没有进行细致化管理，主要表现在文件变更历程、变更理由、变更时间、变更责任人等；2020/5/13二、文件不规范引起的影响•1、没有文件体系，企业相当于没有支撑的骨架，任何事情都体现出杂乱无章，或是过程衔接不和谐，增加管理成本；•2、技术性人才的相关经验、理念只存在于个人电脑中，没有形成公司固定的文字性内容，当人才流失时，一起流失的还有相应的技术、图纸；•3、没有过程作业指导书，当有新员工接收工作或是员工工作交接时，工作的交接完整度取决于老员工的工作态度或是逻辑思维能力；•4、没有生产控制计划，生产过程不受控，没有相应的生产记录，不能确定每个生产状态的工作状况，产品具有不可追溯性，生产过程成本没有有效管控；•5、其余相关单位想了解整个公司的运行状况，看见杂乱无章、没有特色的文件，会对于公司的管理产生不好的联想，可能导致潜在客户流失。2020/5/13综上述分析：1、文件对于一个企业体系的建立是至关重要的，一个企业想要规范的向前发展，必须有一个良好运行的文件体系；2、那怎么才能建立一个可以良好运行的文件体系呢？2020/5/13三、文件体系的建立文件体系的建立需要从以下几个方面开展：（1）选取适合公司发展运行的体系模板；——推荐TS16949体系；原因：TS16949是基于ISO9001的基础上建立的（ISO9001体系适用于各行各业，只要通过了TS16949，就可以无偿①获得ISO9001的证书），而且此体系具有一定的包容性，可以和其他的一些体系具有不错的融合性（职业安全、环境、有害物质等，可以避免后续公司发展需要建立其他体系时，需要对于文件体系进行大的调整），（2）根据公司现有的管理模式以及TS16949体系的要求，罗列出需求文件清单（一阶、二阶）；同时，规划文件后续管理模式以及文件统一管理归口部门；（3）对于三阶文件，按照TS16949的要求以及各子公司的要求，协助他们统一建立，包括作业指导书、生产控制计划、各种表单记录；注：①中的无偿，指的是不需要进行初审、正式审核、监督审核的这部分庞大费用，只需要交纳证书费用；2020/5/13三、文件体系的建立•质量体系文件结构TS质量手册程序文件作业指导书相关表单规定体系要求的职责规定何人、何事、何时规定如何做结果、体系运行的证据2020/5/13三、文件体系的建立体系文件建立流程策划：工作流程策划内容输出结果责任部门程序文件确定根据过程总清单以及过程的复杂程度来确定所需的程序文件；程序文件总清单运营管理部&质量管理部程序文件编写组织公司有关人员编制各过程所需的程序文件/记录表单内容与格式程序文件记录表单运营管理部&质量管理部质量手册编写组织公司有关人员编制质量手册质量手册运营管理部&质量管理部三阶文件编写1、根据程序文件、质量手册编制支撑性三阶文件以及相关表单；2、根据各子公司需求编制相应的三阶文件以及相关表单；三阶文件记录表单运营管理部&子公司综合管理部质量管理部&子公司综合管理部体系文件审核所有文件由相关部门进行审核/批准；文件批准记录各文件责任单位体系文件发放按照各部门、各单位进行文件的下发；文件发放记录文件归口管理部门2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解1）根据公司现有的管理模式以及TS16949体系的要求，罗列出需求文件清单（二阶）；•TS16949中要求的程序文件有七份，分别是文件控制程序、记录控制程序、培训控制程序、内审控制程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、以及预防措施控制程序；•按照公司的需求制定其余文件：（1、可先分析整个公司的所有过程（MP、COP、SP），按照过程制定文件（推荐）；2、按照各部门需求规划制定；）2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解2）规定文件格式•文件的格式：封面、刊头、刊尾、修改控制页、正文；•封面包括组织的标志以及名称、文件的编号以及名称、编写人、审核人、批准人以及批准日期、颁发以及生效日期、修改状态以及版本号、受控状态、保密等级、发文登记号、页码等；•刊头包括组织的标志以及名称、文件的编号以及名称、生效日期、版本号、保密等级、页码等；•修改控制页包括文件修订人、修订章节、修订时版本等；•文件正文包括：目的、适用范围、引用文件、定义、职责、流程图、工作内容、引用表单、附件等；2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解•2）规定文件格式•文件编号，文件编号在文件中属于比较重要的一部分，类似于人的身份证号码，要求整齐、方便于记忆、方便于文件后续的扩张，推荐以下两种方式：•1、过程管控法：TY/BB-CCC-XX-DDD（BB代表部门；CCC代表过程，比如M01代表管理过程中的第一过程；XX代表文件级别；DDD是自然编号）优点：可以清楚看出文件的过程属性，文件所属部门，文件的层次；缺点：A、文件编号较长，不方便记忆；B、程序文件、作业指导书、表单，关联性不大；C、需要编号人员对于过程很清楚否则会出现误编状况；D、如果子公司/部门名称变化，需要调整大量的文件编号以及相关文件内容；2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解•2）规定文件格式•2、体系标准管控法（推荐）：TY.QAABB(CC)（TY代表通运集团；Q代表质量体系；AA代表在TS16949中相应的条目编号；BB代表流水号，其中程序文件一般是00，三阶文件编号＞00；（CC只适用于四阶表单内容，前面编号和对应的二、三阶文件编号一致；））•优点：短小方便记忆，可以清楚的从编号知道文件的所述内容，程序、作业指导书、表单关联性强，文件层次清晰；缺点：A、文件所属部门不清晰；B、对于TS不熟悉的人员，不能清楚知道文件内容与编号之间的关系；2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解3）确认文件归口部门以及文件管理模式•1、确认文件归口管理部门（集团推荐质量管理部，质量管理部管理体系部分，文件是体系的基础。）、子公司综合管理部；•2、对于各文件类别的管理办法建议：A、程序文件（二阶文件），文件归口管理部门保存一份，其余各相关部门对于相关文件下发一份，子公司相关的文件下发一份；B、三阶文件，各个子公司自行管理，由集团监控；（例如生产控制计划、各种设备的保养、校准、点检作业指导书等）•3、各种生产记录的保存地点、保存周期等的规定；•4、文件归口管理部门规定每个部门/单位固定的发文登记号，并对于文件的发放进行登记；•5、文件的会签，先在OA上发给各相关部门领导查看，各领导提出相关的修改意见，统一修改，提出意见的领导审批没有问题后，打印出最终版，找各相关领导会签、批准；2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解4）程序文件编写•1、将罗列出的文件清单（二阶），制定出相应的责任部门；•2、给出每个文件的大概框体结构，要求各文件责任部门，对于文件内容进行编写；•3、将现有的制度整合、归纳，并将其内容融合到文件中去；•4、每个文件的编写，都要求文件归口管理部门进行参与；•5、文件归口管理部门审核文件框架内容是否正确，和公司现有情况是否相符。如果都没有问题，则要求文件责任部门进行文件的会签、批准；•6、文件会签、批准后，将纸质、电子档文件发送给文件归口管理部门统一下发；（每次更新的内容要求使用不同的颜色进行标注。）2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解5）质量手册编写•集团文件归口管理部门对于质量手册进行编写，主要编写依据为二阶程序文件；6）三阶文件编写•运营管理部、质量管理部先选取一个子公司作为试点，对于选取的子公司进行深入了解，并协助子公司完成需要的三阶文件；A、了解生产中的每个流程，主要从人、机、料、法、环、测等六个方面展开；B、和基层管理者沟通，需要的文件列表以及对应的文件内容；C、对于表格内容，和生产管理者以及作业人员沟通，那些内容是必需元素，设计出的表格要求简单、易填、信息量充足；D、作业指导书以及对应的点检、保养文件，尽量以流程图、图表的形式显示；2020/5/13三、文件体系的建立——步骤分解6）三阶文件编写•E、编写后的文件，抽取部分作业人员进行阅读，并给出相应的阅读意见，并进行修改；7）三阶文件的会签、审核、下发•1、三阶文件，仅需子公司的相关基层领导会签、总经理批准即可；•2、三阶文件的下发，由各个子公司的归口管理部门负责；归口管理部门，要注意现场文件的唯一性！8）以试点公司为模板，向其余几个子公司进行文件推广，集团运营管理部和质量管理部协助；2020/5/13