搜索
第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作知识与技能目标：1．理解秘书和秘书工作的含义2．理解秘书工作的基本属性和基本任务过程和方法目标：通过了解秘书工作的多种服务手段，准确识别政务和事务两类主要任务情感态度与价值目标：培养学生树立为人民服务的思想教学重点：秘书及秘书工作的概念教学难点：秘书工作的基本属性及主要任务教学方法：设问导疑、案例教学教具安排：投影仪课时安排：二课时教学过程第一课时教学要点：秘书的含义【导入新课】同学们，改革开放的政策，促使我国经济飞速发展，多种经济成分并存，使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一，秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。那么，秘书及秘书工作的含义是什么呢？这节课我们重点分析秘书一词的含义。【讲授新课】一、我国历史上最早的秘书，是指人吗？引导学生看书并得出答案：指物而不是指人。二、提问：秘书一词的演变过程是怎样的？明确：秘书一词在我国已有悠久的历史，但在不同的历史时期，秘书的含义却有很大的区别。具体说来，在中国古代，秘书一词最早出现于汉代，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。后来，秘书成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。现在的秘书是一种职称或职务。三、秘书的含义是什么？明确：《现代汉语词典》对秘书的定义是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。《辞海》对秘书一词的定义是职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。国际职业秘书组织则认为秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。尽管它们各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的工作人员。概括地讲，现在的秘书是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。【课堂小结】这节课，我们重点分析了秘书的含义，在明确秘书的含义之前，先明确了秘书一词在我国历史上的演变过程，在此基础上再通过《现代汉语词典》、《辞海》及国际职业秘书组织对秘书一词的分别定义，明确了秘书一词的真正含义。【课堂反馈】这节课的学习内容是《秘书基础》这门课的开始部分，良好的开端是成功的一半，所以这节课的学习内容安排不多，主要让学生深刻理解秘书一词的含义，并由此提起学生对《秘书基础》这门课的学习兴趣。通过这节课的教学，这个目的达到了，学生通过了解秘书一词的演变过程，那种强烈的求知欲望被激发出来了，为后面的学习打下了良好的基础。第二课时教学要点：秘书工作的含义；秘书工作的基本属性；秘书工作的主要任务【导入新课】上一节课，我们明确了秘书一词的含义，了解到秘书一词由物到人的演变过程，那么秘书与秘书工作是不是一回事呢？这节课，我们重点来分析秘书工作的有关内容。【讲授新课】一、什么是秘书工作？明确：秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。二、秘书工作的基本属性1．秘书工作的基本属性包括哪几个方面？明确：秘书工作的基本属性包括三个方面①辅助性②政治性③服务性2．怎样理解秘书工作基本属性中的辅助性？引导学生看书并明确：在我国，秘书工作与行政管理有着不可分割的关系。从管理的层次上看，任何一级领导都是直接从事管理工作的，而秘书工作本身则是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务。无论是作为各级政权组织中的秘书工作，还是为某一私人服务的秘书工作，从一开始就始终处在一种辅助其领导（或雇主、上司）工作的位置上。可以说秘书工作中庞杂的、具体的、琐碎的各种服务工作，不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。秘书工作的政治性，主要取决于什么？主要体现在哪些方面？明确：秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。秘书工作的政治性主要体现在：（1）鲜明的阶级性（2）明确的政策性（3）高度的机要性3．秘书工作的服务性应从哪几个方面来理解？明确：秘书工作的服务性可以从三个方面来理解，具体说来：（1）秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持三服务的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务，其中核心是为人民服务。（2）秘书工作具有广泛的服务领域。如果说现代社会有360个行业，那么就会产生360种不同类型的秘书。秘书服务领域之广，是现代社会中任何一种职业都无法比拟的。（3）秘书工作具有多种服务手段，如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等。三、秘书工作的主要任务是什么？明确：根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为政务和事务两类主要任务。（1）政务类任务主要有办文，信息的收集和处理，调查研究与情况综合，对领导的批办事项与会议决定的事项进行催办、查办，处理来信来访。（2）事务类任务主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，机要通信，承办会议，接待来访，印章管理，公务接洽等。【课堂小结】这节课讲授的内容主要包括秘书工作和含义及秘书工作的基本属性和主要任务，其中秘书工作的基本属性应比较全面地理解每一个方面。【课堂反馈】这节课的教学内容概念性很强，在教学时主要采用了设问导疑与启发相结合的教学方法，既设疑又启发学生积极思考，从而提高了学生的学习积极性，教学效果良好。【课后练习】（投影）下列是某外资企业秘书一天的工作内容，请指出这位秘书一天的工作中哪些属于政务类任务，哪些属于事务类任务？（大学英语系毕业，己做了一年的秘书工作，直接上司是公司副经理，外国人）8：30到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真、信件等分类登记，浇花等8：45冲咖啡，与上司简短会面，报告E-mail内容（一边喝咖啡）9：00开始工作（利用耳机）听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等10：00对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司12：00与上司和其他的外国人去外面吃饭（但通常是和日本女职员在一起）13：00回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）14：00从网上查找与本公司有关的信息资料，并将有用的送给上司阅览15：00冲咖啡，和上司一起商量上司出差时要订的饭店15：30完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等18：30下班其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会作准备（如时间、地点和费用等等）。此外，还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。参考答案：起草报告、从网上查找与本公司有关的信息资料属于政务类任务，其他都是事务类任务。第二节我国秘书工作的发展趋势知识与技能目标：了解我国秘书工作的发展趋势过程和方法目标：通过讨论秘书在工作中如何为领导出谋献策，秘书工作如何做到管理科学化从而了解办公手段现代化的含义情感态度与价值目标：让学生了解秘书在工作中要积极主动，在工作中要有强烈的责任感，从而培养学生对事业的主动性和责任感。教学重点：秘书工作的三大发展趋势，即参谋职能强化趋势，秘书工作管理科学化趋势，办公手段现代化趋势。教学难点：办公手段现代化趋势的含义及手段教学方法：设问导疑、案例分析教具安排：投影仪课时安排：一课时教学过程【导入新课】在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域还是工作方式，或是办公手段，都产生了重大变化，呈现出三大发展趋势，那么，这三大发展趋势的具体内容是什么呢？这节课我们重点来分析。【讲授新课】一、我国秘书工作的发展趋势是什么？明确：我国秘书工作呈现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。二、具体分析我国秘书工作的三大发展趋势1、参谋职能强化趋势打出投影：阅读下列案例内容，并思考案例后面的问题：秘书的责任《人民日报》报导了一则罕见的烟叶诈骗案，某省土特产出口公司被港商骗去×××万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了明日黄花。事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。问题：（1）没有审批权力的秘书为什么要负责任？（2）这个案例说明了什么？从这个案例中，我们得到什么启示？启发学生思考并明确：（1）秘书虽无直接责任，但有失职之处。四个月中，这份重要的函电经过十多位省级领导之手，也至少从十多位手中溜过，如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。秘书可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行，等有关领导层层批阅完结，手续完成后，正式终止交易。这就可以避免数百万美元的巨额损失。（2）新时期秘书工作参谋职能不断强化，主要原因有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观需要。目前我国既面临着世界新技术革命的挑战，又面临着社会主义市场经济的快速发展，这必然使得新事物、新矛盾层出不穷，并且错综复杂。要对各种复杂的社会现象及时地、准确地作出判断和反馈，需要进行一系列的加工处理工作，以便去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，掌握事物发展的规律，从而准确地指导工作，进行科学决策。这些工作，仅靠少数领导者是无法完成的，还需要有一大批领导者的助手、参谋来协助完成。另一方面是领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。在社会主义计划经济体制下，经济结构单一，领导凭经验处理工作的情况较多。在社会主义市场经济体制下，各类矛盾层出不穷，错综复杂，凭经验办事已不能适应飞速发展的社会需要，必须借助于控制论、信息论、系统论等科学理论和方法，按照科学的程序去解决问题，因此，实行科学决策就更为迫切。科学决策较之经验决策，工作量大大增加，且更需要经过专门培训的专业秘书人员来充当领导的助手、参谋。2、目前我国秘书工作管理科学化趋势在哪些方面已经有了良好的开端？明确：为了让秘书工作部门能为领导提供最优质的服务，近几年来，许多秘书部门在公文处理、机要保密、信息处理、催办查办等工作方面已建立起一定的工作规范和制度，尽管这些还有待于在实践中进一步完善，但这标志着秘书工作管理科学化已经有了良好的开端。3、办公手段现代化趋势（1）办公手段现代化的含义是什么？办公手段现代化也叫办公室自动化。所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。其中计算机是处理信息、使办公室设备智能化的主要工具；现代通信技术是在办公手段现代化的环境下，办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段。（2）办公手段现代化追求的目标是什么？明确：提高办公室的办公效率和质量，尽量减少差错，缩短办公活动周期，减少行政开支。（3）办公手段现代化的发展大体经历了哪几个阶段？明确：起始阶段?发展阶段?完善阶段?成熟阶段【课堂小结】这节课主要讲授了我国秘书工作的三大发展趋势。在三大发展趋势中，参谋职能强化趋势让我们了解了新时期秘书工作由过去的纯事务性任务向既处理事务，又为领导出谋划策的方向转变。办公手段现代化趋势要求从事秘书工作的人要多方面提高自己的业务能力，不仅要做好传统的事务性工作，还要熟练使用各种现代化的办公设备，否则就不能适宜时代发展的需要。【课堂反馈】通过本节课内容的学习，学生普遍了解了我国秘书工作的发展趋势，尤其是他们了解到与世界发达国家相比，我国秘书部门办公手段现代化起步较晚，目前还处在起步阶段，他们深感自己身上的责任重大，一定要为缩短我国与世界发达国家的距离而勤奋学习。这是这节课最成功的地方。【课后练习】某中学赵校长，清晨上班第一件事就是打开计算机，由教育信息网进入本市教育信息中心，查看当天市教委的有关会议通知与工作安排，并动手把与自己学校有关的内容另存入本