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制作数据频率分布表和直方图利用Excel处理数据，可以建立频率分布表和条形图。一般统计数据有两大类，即定性数据和定量数据。定性数据用代码转化为定量数据后再处理，这里就不涉及了，下面主要以定量数据为例来说明如何利用Excel进行分组，并作频率分布表和直方图。［资料］现有某管理局下属40个企业产值计划完成百分比资料如下：97、123、119、112、113、117、105、107、120、107、125、142、92、103、115、119、88、115、158、146、126、108、110、137、136、95、108、127、118、87、114、105、117、124、129、138、100、103、127、104(1)据此编制分布数列（提示：产值计划完成百分比是连续变量）；(2)计算向上累计频数（率）；(3)画出次数分布直方图。［步骤］第1步：打开Excel界面，输入40个企业的数据，从上到下输入A列（也可分组排列）。第2步：选择“工具”下拉菜单，如图1－1。图1－1图1－2第3步：选择“数据分析”选项，如果没有该功能则要先行安装。“数据分析”的具体安装方法，选择“工具”下拉菜单中“加载宏”，在出现的选项中选择“分析工具库”，并“确定”就可自动安装。第4步：在分析工具中选择“直方图”，如图1－2。第5步：当出现“直方图”对话框时，在“输入区域”方框内键入A2:A41或$A$2：$A$41（“$”符号起到固定单元格坐标的作用，表示的是绝对地址），40个数据已输入该区域内，如果是分组排列的，就应选择整个分组区域。在“接收区域”方框内键入C2：C9或$C$2：$C$9，所有数据分成8组（主要根据资料的特点，决定组数、组距和组限），把各组的上限输入该区域内。在“输出区域”方框内键入E2或$E$2，也可重新建表在其他位置。对话框中，还选择“累积百分率”、“图表输出”（如图1－3）。图1－3对话框内主要选项的含义如下：输入区域：在此输入待分析数据区域的单元格范围。接收区域（可选）：在此输入接收区域的单元格范围，该区域应包含一组可选的用来计算频数的边界值（上限）。这些值应当按升序排列。只要存在的话，Excel将统计在各个相邻边界值之间的数据出现的次数。如果省略此处的接收区域，Excel将在数据组的最小值和最大值之间创建一组平滑分布的接收区间。标志：如果输入区域的第一行或第一列中包含标志项，则选中此复选框；如果输入区域没有标志项，则清除此该复选框，Excel将在输出表中生成适宜的数据标志。图1－3输出区域：在此输入计算结果显示的单元格地址。如果不输入具体位置将覆盖已有的数据，Excel会自动确定输出区域的大小并显示信息。柏拉图：选中此复选框，可以在输出表中同时显示按升序、降序排列频率数据。如果此复选框被清除，Excel将只按升序来排列数据。累积百分比：选中此复选框，可以在输出结果中添加一列累积百分比数值，并同时在直方图表中添加累积百分比折线。如果清除此选项，则会省略以上结果。图表输出：选中此复选框，可以在输出表中同时生成一个嵌入式直方图表。最后：点“确定”，就可得到结果。（如1－4）完整的结果通常包括三列和一个频数分布图，第一列是数值的区间范围，第二列是数值分布的频数（不是频率），第三列是频数分布的累积百分比。图1－4图1－5直方图是用矩形的宽度和高度来表示频数分布的图形。绘制直方图时，将所研究的变量放在横轴上，频数、频率放在纵轴上。每组的频数、频率在图上就是一个长方形，长方形的底在横轴上，宽度是组距，长方形的高就是对应的频数或频率。应当注意，上图实际上是一个条形图，而不是直方图，若要把它变成直方图，可按如下操作：用鼠标左键单击图中任一个直条形，然后右键单击，在弹出的快捷菜单中选取“数据系列”格式，弹出数据系列格式对话框。在对话框中选择“选项”标签，把“分类间距”宽度改为0，按确定后即可得到直方图，如图1－5所示。