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1公文写作和办理培训稿第一部分文件办理一、公文定义：《国家行政机关公文处理办法》第二条给公文下了个定义，即“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”因此看，公文具有两个特性，一是具有法定效力，二是具有规范体式。两者相辅相成，缺一不可。法定效力，简单的说就是要盖有局公章。局里其他部门的印章不作为我局法定印章，对外不具备法律效力。规范体式，是指按照一定文件规范拟写的文种。《国家行政机关公文处理办法》第九条包含的13种文种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。《中国共产党机关公文处理条例》第七条包含14种文种，即决议、决定、指示、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。广西电网公司常用文种有11种，决定、规定、办法、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。我局常用公文文种有报告、请示、决定、通知、批复、通报、规定、意见、函、会议纪要，而最常用的有报告、请示、决定、通知、批复、通报、函、会议纪要。1二、签报和发文我局使用的OA在文件办理过程中，可以使用签报和发文两种形式。签报在使用中相对宽松，主要用于部门间的文件会签，有关规章制度的修改，工作的沟通等等。其中一些便函也可以通过签报完成，由于涉及到使用公章，因此必须经过领导签发。发文主要是以红头文件方式行文，要严格按照公文的发文流程进行，须经过部门领导会签、相关部门会签，发文秘书核稿、局领导审批签发等一系列程序，因而审核严格，耗时较多。我局的常用公文必须经过发文程序，各部门发文时应套用相关红头文件模板。第二部分公文写作一、文种的选择公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。草拟公文时，明确了文件报送的对象，就弄清以上不同的行文关系，便于选择适当的文种。可以上行、平行、下行的文种有两种，分别是意见和会议纪要1、上级管理部门主要有：广西电网公司、柳州市委，柳州市人民政府选择上行文种：报告、请示、会议纪要、意见2、平级部门、相互间互不隶属1主要有：广西电网公司各部门、公司系统各兄弟单位、柳州市委，柳州市政府各部门，与我局无直属关系各企业，柳州网区各县委、县政府选择平行文种：函（首选）、会议纪要、意见3、下级部门主要有：局属各部门、各县供电有限公司选择下行文种：决定、批复、通知、会议纪要、意见4、与相关单位联合发文两个以上单位联合向上级管理单位行文，使用上行文，也可以联合向下级管理单位行文，使用下行文。可选择文种：报告、请示、决定、通知等等二、常用文种的写作（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示通常分为请求指示的请示、请求批准的请示两种。在以下情况下常用请示：在工作中发生了重大问题或者原来没有规定，难以处理，希望上级给予指示；工作中遇到困难，需要上级帮助解决问题；因本单位情况特殊难以执行统一规定，需要变通处理，向上级申请批准；本单位职权范围内不能决定或决定不了有待上级批准的问题；本单位意见分歧，一时无法统一，要求上级裁决的问题；建立机构、增加编制、增加资金等需要向上级申请批准的问题。请示内容上一般包含：与请示事项相关的概况或形势、请示的主1要原因或理由、请求上级指示、裁决或批准的具体内容。1、向谁请示——请示的对象要明确1）只能向一个单位请示，不允许同时请示多个单位。（俗话说，公说公有理，婆说婆有理，几个不同的批复你听谁的？）2）原则上不越级请示，如确实要越级请示，文件必须要抄送被越过的单位。2、请示什么事——请示的事项要明确需要上级帮助解决什么问题？有什么事情需要上级决定？有什么事情需要上级同意？1）一个请示文件原则上只能请示一件事2）请示的目的必须简洁明确，不允许含含糊糊的。（比如你要申请下拨500万资金，就不要写成申请下拨资金，你自己都说不清楚要多少，上级怎么决定？）3、为什么要请示——请示的理由要充分目前的形势如何？充分必要的理由有哪几点？理由一定要写充分，写主要的理由，不要把鸡毛蒜皮的小理由都写进去，以免将造成文件过长。4、请示的结束语通常用“妥否，请批复”（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问报告通常分为工作报告、反映情况报告、答复询问报告三种。报1告是一种向上级汇报工作情况，不需要上级批复的文种，如果有请求上级作决断的要求，则需要选择“请示”这种文种，１、向谁报告（必须是上级单位）２、报告什么事情报告可以同时报告多件事情，但事情之间必须是有关联的，否则容易散乱，让人读后找不着北。如：青菜的价格、萝卜的购买量、大豆的存放量、土豆未来的价格走向，这些东西都可以归纳为属于蔬菜购买与储存问题，这样就把关系看似松散的事情统一起来了，让人一目了然。３、报告的结构我们写报告时，通常可用“总述—分述”或是“总述－分述－总述”结构总述——你想说什么一件大的事情，是关于哪一方面的事情，如：购买设备情况、某项工程资金使用情况、安全生产工作取得的成效……分述——重点叙述你想汇报的工作的具体情况。如总述报告的内容，通常使用结论性语言。如：“总述－分述－总述”结构的例子综述某项工程的概况（总）。详细叙述你要汇报的具体工程完成情况（分）A工程使用资金X万，重点完成了XX工作，工程进度完成了XX%B工程使用资金X万，重点完成了XX工作，工程进度完成了XX%1C工程使用资金X万，重点完成了XX工作，工程进度完成了XX%D工程使用资金X万，重点完成了XX工作，工程进度完成了XX%总述对工程总的自我评价：工程进度基本与原先的计划进度相符，预计年内可完成所有工程建设工作。（总）4、写报告的注意事项报告应防止出现请示的内容，因为报告是只看不回答，因此，如果既想详细报告，又想有请示内容，可作如下处理：1）分成两份文件，请示归请示，报告归报告2）写一份请示，将报告作为附件供参考，此时的报告要有所侧重，要与请示内容相关，与此无关的内容需要舍弃。（三）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知，顾名思义，就是告诉别人事情。通知是公文中使用很广泛很灵活的一种文种。我局常用通知的写作1、会议通知最基本要写清楚：会议具体时间、会议具体地点、参加会议人员，为了使会议取得更好的效果，通常还要写会议的目的，会议的主要内容，会议应注意的其他事项（资料准备、着装要求、乘车安排等）其结构常为：1关于召开XXX会议的通知局属各部门：根据XXX工作安排，为了XXXX（目的），经研究决定于XXX（时间），召开XXX会议，XXXXX（会议内容），现将有关要求通知如下：会议时间：X年X月X日X时X分会议地点：XXX会议室参加会议人员：XXX会议其他要求：XXX部门准备XXX材料统一着XXX装；将手机等通讯工具置于关闭或振动状态。XXX（发送通知的部门）X年X月X日2、发布文件、规章制度的通知通常要写清楚：发布文件、规章制度的目的，发布文件、规章制度的名称，执行文件、规章制度的要求其结构常为：关于印发XXXX的通知局属各部门：根据XXX要求，为了XXXX（目的），我局制定了XXXX制度，现印发给你们，请遵照执行。1广西电网公司柳州供电局X年X月X日3、要求做好某项工作的通知通常要求写清楚：做好某项工作目的、对做好某项工作提出的具体执行要求其结构通常如下：关于做好XXX工作的通知局属各部门：为进一步加强XXX工作，确保XXXXXX，经研究决定，对XXX工作的开展提出如下要求：第一，要XXXXXX第二，要XXXXXX第三，要XXXXXX第四，要XXXXXXXXX（发送通知的部门）X年X月X日4、转发上级单位文件的通知转发上级单位文件通常只转发最高级别的文件。如国务院出台了1一个“关于加强XXX工作的通知”，南方电网公司转发了，广西电网公司也转发了，在我局转发时标题通常只写《转发国务院〈关于加强XXX工作的通知〉》即可通常结构如下转发XXX《XXXX的通知》局属各部门：XXX近期下发了《XXXX的通知》，XXXXXX和XXXX高度重视，对此提出了XXX工作要求，现将《XXXX的通知》转发给你们，请遵照执行。广西电网公司柳州供电局X年X月X日5、人事任免通知在我局通常题目为“关于XXX等人的聘用通知”其结构通常如下：局属各部门：关于XXX等人的聘用通知局属各部门：根据XXXX，经研究决定聘用：XXX任XXX部门主任；XXX任XXX部门主任；XXX任XXX部门主任；1XXX任XXX部门主任；……以上人员自发文之日起，聘任期为X年。广西电网公司柳州供电局X年X月X日（四）批复适用于答复下级机关请示事项。在我局主要用于批复各县供电有限公司请示的事项。其结构通常为：关于XXXX问题的批复XXX供电有限公司：你公司《关于XXXX问题的请示》收悉，经研究，同意你公司XXXXXX。特此批复广西电网公司柳州供电局X年X月X日或关于XXXX问题的批复XXX供电有限公司：你公司《关于XXXX问题的请示》收悉，经研究，现批复如下：1XXXXXXXXX广西电网公司柳州供电局X年X月X日（五）函函适用于不相隶属单位之间洽谈工作，咨询或答复问题，请求批准和答复审批事项。函是一种非常灵活的文种函的使用关键是相互之间平行或不相隶属。如我局和公司各部门、柳州市委、市政府部门、各县委、县政府，柳州市各企业。函通常分为三种类型：即商洽函、回答函和批答函。结合我局情况，具体细分为四类。（注：关于函与便函在格式上的区别——“函”，即公函，属于法定公文文种之一，它所使用的是公文的标准行文格式。“便函”与“函”虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。这种信函式的文件形式，即无标题、发文字号，又无主送、抄送等标注。一般使用印有单位名称的信笺用纸，内容一开始先写受函单位或受函人的名称，然后写正文，正文的末尾处注明发函者的单位名称，即落款，落款之下是发函的年月日。公函与便函的另一重要区别是公函只能写给某一个组织，而不能主送给个人，而便函却不存在这样的问题，它既可以写给某一个组织，也可以写给某一个1组织的负责人或某一个人。）1、工作联系函主要用于联系工作，如到某单位参观学习，与某单位洽谈开展业务等通常结构如下：关于到XXXX（单位）进行XXXX（工作）的函XXXX（单位）：为了XXXX（或因为XXXXX事项），我局拟XXXXXX，恳请贵单位同意为盼。广西电网公司柳州供电局X年X月X日如：关于XXX工程迁移/更换杆塔的函XXXXXX：为使电力更好服务于柳州经济社会发展，根据柳州市政府关于电网建设的工作要求，我局正在大力开展城市电网建设和改造工作，解决市区用电卡脖子问题。我局拟建设XXX工程，该工程XXX电杆/铁塔位于贵单位内，由于XXX电杆/铁塔架设时间较早，目前已接近使用年限，为确保安全，我局将对其作XXX处理，恳请贵单位给予大力支持为盼。同时，施工中可能给贵单位带来不便，敬请原谅。广西电网公司柳州供电局1X年X月X日2、工作申请函主要用于在互不隶属单位间申请办理业务时使用。如向建委申请办理道路开挖等。通常结构如下：关于申请办理XXX（工作）的函XXXX（单位）：为了XXXX（或因为XXXXX事项），我局申请XXXXXX，恳请贵单位同意为盼。广西电网公司柳州供电局X年X月X日如：关于申请办理XXX工程临时开挖道路的函XXXXXX：为使电力更好服务于柳州经济社会发展，根据柳州市政府关于电网建设的工作要求，我局正在大力开展城市电网建设和改造工作，解决市区用电卡脖子问题。我局拟建设XXX工程，该工程包括新建XX座环网柜，敷设电缆XX米。其中XX环网柜位于XXX（路段）、XX环网柜位于XXX（路段），XX电缆位于XXX（路段），XX电缆位于XXX（路1段），需要开挖XXX（路段）、XXX（路段）和XXX（路段），现按照市政有关要求，申请办理XXX手续。鉴于该工程工期紧、任务重，恳请贵局尽快批准为盼。广西电网公司柳州供电局200X年X月X日3、答复函用于答复不相隶属单位的咨询