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1归档文件的整理原则及质量要求：1.1归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.2归档文件应齐全完整。己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。易退变文件包括铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水字迹的文件，复印、复写、热敏传真纸文件。2归档文件的整理方法。重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。2.1严格登记:来往行文、会议材料、内部文件以及外出、参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记保存。2.2及时收集:对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。2.3严格检查:同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类、是否齐全，正本、底稿、附件是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。2.4随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。2.5妥善处理:对办理完毕后已整理的和未理完毕不需办理的阅文等，进行分门别类，做到有目可查，运转有序，保管安全。2.6建立制度:保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，把文件材料的归档工作纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围。2.7加强指导监督：档案工作人员对各级领导要经常主动宣传，对各部门兼职文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督、培训，以确保每个工作环节做到对文件材料认真负责。2.8立卷时限：各归档单位每年一月底前向学院综合办公室移交上一年的文书档案。3确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本(包括附件)与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，同年度请示与批复作为一件，跨年度请示与批复分别按年度归档。3.1文件(包括正本和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将发文笺或者有领导签字的一页附在正本之前归档即可。3.2已建立电子文件档案管理系统的单位，应将归档的电子文件(包括各种版本)转化成纸质文件，两种载体文件标引一致，一并归档。4归档文件的整理程序，应以件为单位，按划分年度、划分保管期限，视具体情况采用装袋或在文件左侧用线固定，然后按分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。5凡归档文件材料整理前应去掉金属物，整理时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。6归档文件的分类，统一采用“年度——保管期限”分类法。7归档文件的排列。应在同一年度，同一保管期限下，固定机构顺序，同一机构按事由结合时间进行排列；会议记录、会议文件、统计报表、简报、刊物图像资料等成套性文件集中排列。按照上述原则各单位可根据本单位实际制定适合使用的档案排列方案，且应保持相对稳定。8归档文件的保管期限仍按国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》执行，如国家档案局颁布新的保管期限规定，按新规定执行。9归档文件的编号。归档文件应依排列方案逐件编号，采用装袋整理方法的，填写文件袋封面的归档章；采用其他方法整理固定文件的，应在每“件”文件首页上端的居中位置空白处加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置以下内容：9.1全宗号：填写当地档案馆给立档单位编制的代号，没有代号的暂时空项，全宗号位数为4位，不足补“0”。9.2年度:填写文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。9.3保管期限:填写归档文件保管期限的简称，即“永”、“长”、“短”。9.4页数:按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写总页数。每件按照发文笺、正件、底稿的顺序编写页号。页数为3位数，不足补“0”。页号位置，正面在右上角，反面在左上角。9.5机构:填写该件所属内设机构的全称或规范化简称。9.6室编件号:填写归档文件排列顺序号，用阿拉伯数字标注，编制件号时不得有重号或空号，件号位数为4位，不足补“0”，在年度内保管期限下流水。9.7馆编件号：在档案移交进档案馆时，按进馆要求填写。9.8盒号:在档案移交进档案馆时，按进馆要求填写。10编制归档文件目录。目录项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。10.1以“件”为单位，按排列顺序编制目录，批复和请示作为一件，只对批复进行编目，并在“备注”中填写“附请示”。10.2目录统一使用A4型纸张。10.3件号，按归档章内容填写室编件号。10.4责任者:填写制发文件的组织(使用全称或者规范化简称)或个人即文件的发文机关或署名者，联合发文的文件，填写3个责任者。10.5文号：填写文件的发文字号，没有文号可不填。10.6题名：填写文件标题，标题中的单位名称可以省略；没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，以“［］”予以标识。原标题加自拟标题不能超过50个字。10.7日期：填写文件形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如20010101。10.8页数：同11.410.9备注：注释文件需要说明的情况。11归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目，归档文件目录采取横排格式，装订方法为同一保管期限下，按年度结合厚度(1.5cm)进行装订。12将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，不同期限，不同年度的不能装入同一盒内。13填写档案盒脊。档案盒采用竖位摆放方式，在盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构、档案室起止件号、盒号等内容。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“——”号连接；保管期限栏填写“永久”、“长期”、“短期”。其他各项填写要求同“归档章”。14备考表的填制。备考表应置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。14.1盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。14.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。14.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。14.4日期：归档文件整理完毕的日期。