档案管理基础

档案管理基础（第二版）21世纪高职高专精品教材●现代秘书系列管理资料目录第一章概论第二章档案的收集第三章档案的整理第四章档案的鉴定第五章档案的保管第六章档案的检索第七章档案的利用第八章档案的编研第九章档案的统计第十章人事档案管理第十一章会计档案管理第十二章其它类型档案的管理第一章档案管理工作概述概念档案管理工作是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。第一节档案的形成、分类和作用第二节档案工作的内容、机构、法规体系和原则档案管理是各个单位的一项必不可少的、专业性很强的工作。第一节档案的形成、分类和作用什么是档案？档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。档案是历史的原始记录。档案的来源“法人”“自然人”关系有机整体密不可分依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织。依法享有权利并承担义务的个人。档案的起源与沿革我国早在三千多年钱的殷商时代，就已经有档案保存。甲骨文——中国已发现的古代文字中时代最早、体系较为完整的文字几个甲骨文图片图1：安阳出土的甲骨文图2、3：甲骨上的象形文字简牍档案和缣帛档案简牍：简牍是对我国古代遗存下来的写有文字的竹简与木牍的概称。用竹片写的书称“简策”，用木版（也作“板”）写的叫“版牍”。由于文字内容有异，其称谓有别，如军事的文书叫“檄”；用于告示者称之“榜”；将信写于木版，然后再加一版叫作“检”。在检上写寄信人和收信人的姓名、地址叫作“署”---这是信封的起源。一枚简牍称为简，常写一行直书文字。字数较多的，写在数简上，编连在一起，称之“册”。长篇文字内容成为一个单位的，叫作“篇”。一“篇”可能含有数“册”。金石档案除甲骨外，现今保存下来的，还有殷商和周代铸在青铜器上的铭文，一般称之为金文或钟鼎文。毛公鼎内壁铭文档案的特点1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2.档案是保存备查的文件3.档案内容的记录方式和载体是多种多样的4.档案是原始的历史记录——这是档案的主要特点和本质属性档案的本质属性——原始记录性▲为什么说原始记录性是档案的本质属性？根本原因在于：档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原始的信息，而不是再生信息；其次，档案内容是其形成者工作活动的直接记录，具有客观记录性。原始性与记录性的有机结合构成了档案独一无二的本质特征。档案的一般属性：知识属性和信息属性（一）档案是贮存和传播知识的一种形式档案不仅具有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。（二）档案是一种重要的信息资源什么是信息？钱学森在《论系统工程》一书中，有比较明确通俗的定义：“信息是代表物质某一状态的资料”，“情报、图书、文献和档案都是一种“信息””。▲档案的形成条件有哪些？1.处理完毕的文件才能成为档案现行文件档案文件未处理完毕文件处理完毕后2.对以后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存现行文件办理完毕无查考利用价值，可销毁具有利用价值作为档案保存鉴定3.经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案。档案与文件的关系文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。档案的分类档案的分类档案实体分类档案信息分类档案种类划分全宗内档案的分类档案馆档案的分类科学研究文化、教育、卫生军事按所有权划分对国家所有档案的划分按档案工作中通行的方法划分按档案的载体形态划分档案的外在形式档案实体的构成要素包括：档案的载体档案信息的表达方式档案信息的记录方式档案的版本：是指文件从拟写到办理过程中所形成的不同稿本。归档时：注重选择可靠程度最高的定稿、正本、试行本、修订本等版本；一般只保留原稿、原本，不留存副本；文件办文纸和文件阅办单要与文件一并保存。档案的一般作用行政管理的查考凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材维护国家、集体和个人利益的法律书证档案的基本作用确凿的凭证作用档案具有凭证作用的根本原因是档案的原始记录性，决定因素是档案的形成过程和形成特点。档案是从当时当事直接形成的，是令人信服的历史证据；从档案的载体形态上看，档案文件上保留了真切的历史纪录，具有可靠的真实性。广泛的参考作用发挥档案参考价值的优势在于：*档案具有原始性和可靠性；*档案信息内容的广泛性；*档案的信息内容是人们顺利进行工作活动的标志。档案作用的发挥档案发挥作用的规律1.档案作用的时效律和扩展律2.档案机密性递减律和社会性递增律3.档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律4.发挥档案作用的限制因素档案利用实践社会发展水平人们的档案意识档案管理水平第二节档案管理工作档案管理工作内容（环节）：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计。需要掌握档案管理工作流程图（课本12页图1-5）档案管理工作的性质（一）档案工作是一项管理性的、科学性的工作；（二）档案工作是一项服务性的、条件性的工作；（三）档案工作是一项政治性的工作；档案管理工作的基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。（一）统一领导，分级管理（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面利用（论述：如何理解档案工作的基本原则？）档案管理机构档案室：是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般不对外开放。档案室的职能档案室的类型档案馆：是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地和对外提供档案服务的单位，因此它成为社会各方面利用档案的中心。档案馆的职能档案馆的类型档案局（处、科）档案法规体系和单位的档案管理制度档案的法规体系档案的法律、法规；档案规章；档案工作标准。单位档案管理制度包括：档案工作制度；文件管理规范；档案部门工作规范。思考题1.概念比较：档案、图书、情报之间的相同点和不同点？2.为什么说原始记录性是档案的本质属性？3.试列举出我国古代出现过的五种档案形式？4.论述：如何理解档案工作的基本原则？