巧用Office助教师提高办公效率四技巧

巧用Office助教师提高办公效率四技巧为了满足广大教师希望借助于计算机来提高办公效率，并在一定程度上减轻工作压力的需求，目前很多学校都实现了教学信息化。今天笔者要推荐的小技巧，不是针对成绩分析、考场筛选等较为复杂的分析工作，而是带有“小窍门”色彩的办公技巧。虽然“小”，但这些“小窍门”保持了较强的实用性，对减轻教师的工作压力，提高办公效率还是有一定帮助的。试题连带答案一起出出试卷是任课教师最为繁重的工作之一，而且同时还要出不同的几套，如果还需再另附答案，工作量就更大了。其实在您制作试卷时完全可以一并附带上答案，如果怕不小心泄密，这里推荐三个在Word2003中将答案隐藏起来的方法：方法1：选中答案，从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”一栏中勾选“隐藏文字”复选项。方法2：选中需要隐藏的文字，按下“Ctrl+Shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。方法3：从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项。然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击即可。如果需要查看被隐藏的内容，只需单击工具栏上的“显示／隐藏编辑标记”按钮就可以了，相关内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。默认设置下隐藏的答案预览时不会被显示，也不会被打印出来。如果需要将答案打印出来，按下“Ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选框即可。“选择题”答案轻松规划现在的考试试卷基本都以选择题为主，但标准化的试卷每个选择题后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间有一些前导的虚线。如何才能快速地完成这一繁琐而又机械的操作呢?可通过使用宏来实现。先输入各选择题的题目(括号及前导虚线先不输入)，输入时尽量使用自动编号功能，在输入选择题题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生，可按“Shift+回车”来换行。所有题目按上述方式输入后，接下来完成宏的录制：把光标移到任意一个选择题的最后，单击“工具”―“宏”―“录制新宏”，在“宏名”框中输入一个易记的名字，再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现对话框。在“请按快捷键”中输入易记的快捷键，如“Alt+9”，再单击“指定”、“关闭”按钮。此时，屏幕上将出现“工具栏”对话框，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮，鼠标箭头的右下角也跟一磁带图标。这样，接下来的所有操作都会被录制下来。先在水平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个制表位，拖动该制表位到标尺的最右边并双击，则出现一“制表位”对话框，“制表位位置”选择设置制表位，在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项中选择第3种，单击“确定”返回编辑画面，此时不要改变光标位置，按“Tab”键，即在光标处出现了一条前导虚线，再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制。最后可通过宏的使用来完成括号和虚线的录入：把光标移到选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt+9”，即可出现刚录制的全部内容。打印试卷封头不求人笔者身边有些教师在制作试卷封头时，喜欢采用剪裁、复印、粘贴或手写的方法来制作，这样做既不方便，也不美观。其实这个工作完全可以通过Word2003来完成。在Word2003中新建一空白文档。点击“文件―页面设置”，在弹出的对话框中“纸型”标签下设置“纸张大小”为A4纸，选择“方向”为横向。然后切换到“文档网格”标签下，将“栏数”设置为2。点击“视图―页眉和页脚―插入―文本框―竖排”。在“页眉和页脚”框内用鼠标拖出一个文本框，参照图3所示输入文字和下划线。添加页眉后，页眉会处出现一条横线，由于影响试卷整体效果，应该去掉：在页眉处双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态，点开“格式―边框和底纹”在“边框”标签下选中“无边框”样式，然后将它的“应用范围”设置为“段落”即可。将光标定在文本框中，点击“格式―文字方向”选项，弹出“文字方向―文本框”对话框，选中最左边的文字方向样式。最后只要让“文本框”消失就可以了。把文本框拖到左边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大小和位置。当鼠标移至文本框边缘处，鼠标变成“梅花状”时双击，弹出“设置文本框格式”对话框，在“颜色与线条”标签中将“线条颜色”选项设置为“无线条颜色”即可。高效合理制作成绩单按照考试流程，考试结束后，每个班主任都要给学生发成绩通知单，由于目前很多学校采用的都是混合“排榜”的方式，同年级的成绩都在一个文件上，这时值得注意的是，如果通知单上显示出所有学生的成绩，不但没有保障学生的隐私权，而且还极大地浪费纸张，所以将成绩单抽出来单独打印才是比较合理的选择。首先打开学校的Excel成绩单文件，将该工作簿命名为“成绩底”，然后在新建一个工作簿起名为“通知单”。在通知单的第一个单元格中输入公式=If(Mod(Row()，4)=1，“”，If(Mod(Row()，4)=2，成绩底!A$1，If(Mod(Row()，4)=3，成绩底!A$2，If(Mod(ROW()，4)=0，Index(成绩底!$A：SAd，Int((Row()／4)+3)，Column())))))。整个公式的意思是：如果公式所在行行号除4余1，则输出为空；如果公式所在行行号除4余2，则输出为成绩底工作中A1单元格的值；如果公式所在行行号除4余3，则输出成绩底工作表中A2单元格的值；如果公式所在行行号除4余0，则输出为成绩底工作表中A3单元格的值。用A1单元格向右填充到Adl单元格，选中AI：Adl向下填充到第四行，然后把第二行中的“0”值清除，再把行高、列宽及页面设置好。最后，选中A1：Adl区域按住填充柄向下填充到1000行即可。按一个学生占四行计算。(注：每个学校的“成绩底”格式可能会略有不同，大家可按上述思路做一些小改动即可实现。)――凡非