如何主持会议

有效的会议能把组织里每一个人的知识、技能及创意整合起来、发挥最大的效用。开会的技巧并非生而赋予，大多数人都是经由观察、练习及反馈而来。所以，本课程的设计，就是希望以简明、实际的方式来达到以下目标。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练3•说明何谓有效会议•会规划会议议程•能运用技巧，主持会议〈如何主持会议〉---行政管理技能训练4•概论•开会前准备工作•会议总结与记录•演练〈如何主持会议〉---行政管理技能训练5•你开会的目的•您经常开的会议有那些〈如何主持会议〉---行政管理技能训练6•解决问题•制定决策•收集资讯•提供和分享资讯与意见•规划或是启动新项目•分配或统筹工作•追踪工作进度•建立团队共识，提高士气〈如何主持会议〉---行政管理技能训练7•会前计划预备开会相关事项•事先了解议题内容•双向沟通开放式的引导出席者讨论•归纳会中的意见，造成全体的共识〈如何主持会议〉---行政管理技能训练8•会议的目的很明确，会议的过程以目标为导向•适当会议时间的分配•参加人员积极参与•统合综效，集个人所长1+1＞2•转化成具体及积极的行动〈如何主持会议〉---行政管理技能训练9•设定讨论主题，以及预期成果•决定是否召开会议•设定议程：决定议题及列下所有的议题•指定与会者名单与角色分派•会议的场地及时间•通知〈如何主持会议〉---行政管理技能训练10•对议题有直接权限和责任的人•对议题有相关知识和经验的人•与执行议题的结论相关的人•对议题有兴趣并关心的人〈如何主持会议〉---行政管理技能训练11•会议主席：作裁决•会议主持：会议程序管理、内容管理•记录员：记录会议的重点并将记录下发•时间控制员：提醒时间保证会议顺利进行•与会者：参与议题的讨论和资料收集〈如何主持会议〉---行政管理技能训练12•下周将召开工作总结会议。公司最近业绩下降，还发生了3件顾客投诉的事件。公司对相关员工进行了处罚，造成部分员工意见分歧情绪低落，这些都可能影响公司顾客服务的品质。你要借此机会澄清投诉事件并寻找提高业绩的方法请写出你召开会议的主题和预期的成果〈如何主持会议〉---行政管理技能训练13会议的主题：预想成果：1.各部门业绩报告；2.业绩下降原因的分析；3..顾客投诉事件真相的澄清。1.总结原因并制定业绩提升行动计划2.澄清投诉事件并达成客诉处理原则共识〈如何主持会议〉---行政管理技能训练14主题会议通知会议主题：讨论上个月业绩下降原因及改进措施预想成果：拟定改善计划并具体分工会议日期：3/28/2002地点：二楼会议室会议主席：陈总经理记录员：张秘书会议主持：张副总时间控制员：张秘书参加人员：钟晓明张立正成龙梅延芳赵本山时间会议议程准备资料负责人1：20-1：30宣布会议议程/设定会议规则张秘书1：30-3：00报告业绩数据及分析报告(每部门有20分钟报告时间)部门月工作报告和相关销售报表各部门经理3：00-3：15休息3：15-4：00分析原因，脑力激荡收集可能原因各与会者4：00-5：00选择重点原因并制定行动方案各与会者5：00-5：45列出行动计划及具体工作分工会议主席及各部门经理5：45-6：00总结会议主席〈如何主持会议〉---行政管理技能训练15例行会议通知会议日期：3/28/2002地点：二楼会议室会议主席：陈总经理记录员：张秘书会议主持：张副总时间控制员：张秘书会议内容：总公司营运会议传达、各部门例行工作报告参加人员：钟晓明张立正成龙梅延芳赵本山时间会议议程负责人1：20-1：30宣布会议议程/设定会议规则张秘书1：30-1：50总公司会议精神传达陈总经理1：50-3：30各部门月工作报告（每部门20分钟报告时间）各部门经理3：30-3：50工作报告总结陈总经理3：50-4：00休息4：00-4：45下月工作重点安排各部门经理4：45-5：00新产品推广计划进度分析市场部，营业部5：00-5：20总结会议主席〈如何主持会议〉---行政管理技能训练16案例练习：•作为市场部经理公司准备推出一款新型的照相机产品，您想召开该产品的制定市场推广计划会议并通过会议制定推广计划和销售政策。你会如何安排会议议程及制定会议通知单〈如何主持会议〉---行政管理技能训练17•重述会议的主题及所预期的成果•制定或整理会议议程•建立或宣读会议规则〈如何主持会议〉---行政管理技能训练18•让与会者成为内容的主角•仔细的倾听（5W1H）•先保留自己的观点•鼓励多元化的讨论•脑力激荡鼓励不同的观点，不批评原则。•不断提醒会议议程及预期成果、会议规则，引导会议朝目标推进。•适时指明发言人或做全体意见调查。•复述并加以说明所提出的意见。•主动探询对议题较有经验者•处理干扰行为•对成员精神及生理状态高度警觉。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练19•导入议题•引出意见•导出结论•归纳结论〈如何主持会议〉---行政管理技能训练20•以亲切的交谈来松弛与会者的情绪•明确地说明开会的目的与重要性•引用个人的经验和个案阐明议题•提供与意见相关的背景资料•表现出你对与会者的信赖•说明你对与会者的期待〈如何主持会议〉---行政管理技能训练21•提供与议题有关的咨询，以促进与会者的思考方向•以明确的发问引出与会者的相关意见•观察全体与会者的反应和动向，再依反应提出问题•串连大家对议题所发表的意见•引导不发言者提出意见〈如何主持会议〉---行政管理技能训练22•记录与议题核心相关的意见•分析，比较各个意见的要点•引导大家去评估彼此的意见和观点•以超然客观的立场说明各意见之重点•指出与会议目的相吻合的观点和意见〈如何主持会议〉---行政管理技能训练23•归纳，澄清各意见的要点•宣读结论，务求大家有同样的认知•重申结论要点•唤起与会者实行的意愿，并分配工作与任务〈如何主持会议〉---行政管理技能训练24•针对全体与会者的发问方式•指名发问方式•接力式发问方式•反问式发问方式〈如何主持会议〉---行政管理技能训练25发问方式的练习：李经理，对于宏大集团的方案a。反问式发问你有什么意见？经理，如果联中公司拒绝我们b。针对全体的发问的条件，我们这么办呢？大家认为在这二种情形下，我c。指名式的发问们该采取什么样的对策呢？科长，为什么要先用这种临时d。接力式的发问性的方法，而不一次完成它呢？李小姐，你认为这种做法有什么优缺点呢？CABDC〈如何主持会议〉---行政管理技能训练261.保持冷静轻松的方法不明显的处理方式，有时可化干扰于无形。把眼睛或身体转开，或是给一个不满意的表情，甚至走到他/她的身边。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练272.引导干扰者朝正面行为发挥通常，干扰者在自觉或不自觉状态下，做出干扰行为来引起注意。您可以给予大量的注意并提示所希望的行为往往能有非常好的效果。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练283.提醒参会者会议的规则例如：每人有五分钟的发言时间，小萧凭你的经验，发表以下看法。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练294.尽量善用其他参会者来处理干扰行为例如：“这个问题，让我们听听他人的想法，再决定是否继续讨论”〈如何主持会议〉---行政管理技能训练305.简单总结或澄清在干扰行为出现前的议题，把大家的注意力重新集中。例如：“听起来我们好象偏离了主题，我想回到小萧刚才所提到的问题，大家对他的建议，还有什么其他的想法”〈如何主持会议〉---行政管理技能训练316.当其他方法都无效时，直接对干扰说明。记住，要维护对方自尊，把方向引到事件和行为上例如：“小张，目前讨论这些做法行不通，对大家并没有帮助，我们目前应尽量收集意见及可能的方法。”〈如何主持会议〉---行政管理技能训练327.尝试找出引起干扰行为的动机有时，干扰行为是因为某些情绪而来，可能是怒气，烦恼，压力等。当事人不自觉的籍着行为发泄出来而对会议造成干扰。例如：“小万，我可以理解这阵子你有些烦恼，或许我们可以在会后聊聊。”〈如何主持会议〉---行政管理技能训练338.试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下。中间的休息，可把气氛稍微转变，同时利用此时与表现干扰行为者私下交谈。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练34最后：如果被提出的问题有价值，但与会议预期的成果没有联系。先将问题放在一旁，等会议议题讨论完后，再评估如何解决。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练35行为一天马行空---除了重点什么都谈，忘记会议的重点；偷走会议宝贵时间，并使与会者感到无聊正面反应--请发言人说明他的发言内容与议题之间的关系--建议立即停止讨论，并取得发言人的谅解--提供与议题相关的新话题--扼要地整理已讨论的内容，重新掌握发言权，再请其他人发言〈如何主持会议〉---行政管理技能训练36行为二挑战者号----好战的个性，喜欢的挑战别人的想法产生纠纷。或者被与会议无关的事情困惑，而将不良情绪带入会议中。正面反应--以起身动作做吸引/分散与会者的注意力--可视实际状况宣布休会若干分钟--整理说明讨论过的重点〈如何主持会议〉---行政管理技能训练37正面反应--直接请被打断人继续发言，等被打断人发表完毕，才请他发表意见。行为三有门关门---经常打断别人，使别人无法发表意见。也许，对议题非常兴奋，充满idea但不是一个好听众。没有意识到自己影响到别人发表的机会。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练38行为四耳语悄悄---他们感到无聊，没有兴趣；他们突然灵光一闪，急于与人分享；他对某一个论点感兴趣，但无法获得发表的机会；他曾经不只一次的被打断发言。正面反应--问谈话者问题；--直接说“看起来，我们同时有许多小组讨论，让我们共同遵守会议规则，一次一个发言。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练39行为五沉默一族---发言不踊跃，也许感到无聊或漠不关心、害羞或有不安全感；这是阻碍会议进步，很可能有些好的建议无法发表。正面反应--鼓励他，请他说说自己的看法--先以是否的方式，再以为什么的方式发问--引用实例或比喻来提起与会者的兴趣和关心〈如何主持会议〉---行政管理技能训练40指示：请在你认为是程序管理的行为前写“P”，内容管理的行为前写“C”。1.我想，我们可以花10分钟时间来做做“脑力激荡”活动2.我目前的理解是，我们会在下周收到所以的新产品。3.小胜，是不是可以请你字我们讨论下个项目时在发表意见。4.看起来，我们的会议进度慢了些。5.我相当欣赏小张所提出的新的推广计划。6.小张，你可以在周四以前和财务部核实一下这些数据吗？7.我们目前是在收集点子还是再评估的点子吧？8.小王，就小成提出的建议你还有什么意见。9.小王，请你负责进货单的核实。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练411.建立会议规则的目的2.建立基本规则3.总结与记录〈如何主持会议〉---行政管理技能训练421.使议题进行顺利。2.提供开放且可控制的沟通讨论方式。3.把握意义重大的想法。4.运用工具及方法来了解与会者思考过程及激发创新的想法。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练431.双赢的策略将我们的精力用在对付竞争者身上，而非我们彼此之间。让我们运用团队多元的智慧及经验共同的研讨。2.空中交通指挥会议主持就如空中交通指挥者，必须管理会议进行顺畅，使讨论不偏离议题。3.保留发言权每次只有一个人有发言权，若其他人有意见请保留发言结束再发表。这样有效的控制会议的议程及内容。4.将想法写在纸上处在保留状况时，请把你的想法些先写下来，以免忘记。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练445.热导向飞单大部分的人对于新想法有抗拒的自然倾向，应鼓励多考虑新想法是优点而非缺点。6.避免干扰掌握议题，避免切切私语、电话干扰或谈论自己的事情。将不是议题中的项目放在临时动议中稍后讨论或在别的会议中再讨论。7.简扼的主题发言前先将你的主题简扼地表达出来。告诉大家你想说明的重点，然后在被允许的时间内解释你的原因。8.希望试着去找出改变及革新的“希望”。它们往往藏在挫折之后。我们鼓励创意，有些创意可能还没成熟，所以不要以严格的标准来衡量。〈如何主持会议〉---行政管理技能训练45•决