关于组织编写《部门职能说明书》和《岗位说明书》的通知

-1-湖北***酒业股份有限公司关于组织编写《部门职能说明书》和《岗位说明书》的通知营销公司、各部（办）：2019年2月15日，公司组织召开了阿米巴经营模式咨询项目第二阶段总结沟通会，为更好地推动阿米巴经营模式创建和落地，结合会议安排布置第三阶段工作内容和作业内容，经公司研究，现将组织编写《部门职能说明书》和《岗位说明书》相关事宜通知如下：一、编写内容（一）《部门职能说明书》（二）《岗位说明书》二、编写范围（一）《部门职能说明书》编写范围财务部、人力资源部（拟新设）、经营管理部（拟新设）、办公室、安保科、营销办、督察室（拟新设）、质技部、生产部、品牌发展部（拟新设）、铁关公销售事业部、传旗销售事业部、荞酒销售事业部、市场开发部（拟新设）（二）《岗位说明书》编写范围公司全体行管人员，营销公司各事业部经理、副经理三、编写时间2019年2月18日至3月6日四、编写要求（一）各部门（事业部）负责人是编写两份说明书的第一责任人，严格按照编写分工表（详见附件1），并结合“关公坊近期组织架构图”（附件2）中本部门（事业部）的设置情况，以-2-组织结构和岗位设置能有效承载战略落地为原则，参照《部门职能说明书（案例）》、《岗位说明书（案例）》（附件3、4）内容，认真思考部门（事业部）定位和部门职责，全面梳理和盘点部门（事业部）岗位设置情况，在规定时间内编写完成本部门（事业部）《部门职能说明书》和《岗位说明书》（公司统一格式的两份说明书空白模板请另行单独下载、使用）。（二）编写完毕后，由编写责任人负责将所编写的《部门职能说明书》和《岗位说明书》上报审核人审核，经审核人审核、确认后，于3月6日下午17:00前将《部门职能说明书》、《岗位说明书》交至公司办公室李锐处。各部门（事业部）须高度重视本次《部门职能说明书》、《岗位说明书》编写工作，仔细思考，认真制定，输出结果。由公司经营计划办负责对各部门（事业部）研究、编写情况进行跟踪督办，凡发现贯彻落实不到位、组织不力，敷衍了事的部门（事业部），公司将对相关部门负责人进行处罚。特此通知。附件：1.编写《部门职能说明书》、《岗位说明书》分工表2.关公坊近期组织架构图（草稿）3.部门职能说明书（案例，仅供参考）4.岗位说明书（案例，仅供参考）5.公司各部门职能说明书（空白模板）6.公司各岗位说明书（空白模板）湖北***酒业股份有限公司2019年2月18日-3-附件1编写《部门职能说明书》、《岗位说明书》分工表序号近期组织架构图中设置的部门（见附件1）编写责任人审核人备注1财务部2办公室3安保科4营销办5质技部6生产部7铁关公销售事业部8传旗销售事业部9荞酒销售事业部10拟新设部门：人力资源部11拟新设部门：督察室12拟新设部门：经营管理部13拟新设部门：品牌发展部14拟新设部门：市场开发部-4-附件2组织架构图（草稿）-5-附件3部门职能说明书（案例，仅供参考）外联单位银行；地税、国税等税务部门；地方财政局内联部门公司各部门职能概述财务制度、财务预算、资金管理、存货管理、会计核算、财务控制、会计档案管理职能模块职能细则一、财务制度管理制度1.执行集团财务中心制定的公司财务管理制度和会计核算制度；2.定期对公司财务管理制度的适应性进行评估，并报请集团财务部修订。流程制度1.制定、执行各种财务管理、会计核算的流程；2.组织成本控制、费用审批、往来结算、销售流转、工资发放等管理流程的制定；3.依据组织架构、部门职能调整的情况或公司发展的需要对流程制度进行修订，并报集团财务中心审批。二、财务预算年度预算1.根据集团财务中心要求，督促各部门上交年度部门预算草案；2.依据年度销售预测、各部门预算草案及历史数据，编制弹性年度预算草案；3.组织召开年度预算会议，对年度预算进行讨论；4.依据讨论结果，对年度预算进行修订；5.将修改案报总经理和集团财务中心批准；6.审核预算外支出并报集团财务中心批准；7.每季对年度预算进行滚动调整。月度计划1.每季对年度预算的执行情况进行差异分析并提出建议；2.编制月度的财务收支计划和资金周转计划并上报集团财务中心；3.编制月度的损益预算表、资金流量预算表和资产负债预算表并上报集团财务中心；4.对当期的计划达成情况及差异进行分析，连同下期的计划上报集团财务中心。三、资金管理现金出纳1.保管现金类资产；2.进行报销审核与支付；3.负责薪酬发放；4.进行借款管理；-6-5.现金库存的定期盘点与核对。银行结算1.管理日常经营各项现金收入与支出；2.登录现金银行日记账和现金银行收支日报表，并定期汇总现金银行总账，负责银行存款的收取、支付、保管；3.进行税款的缴纳。进出口处理1.核对进出口报关资料下与仓库收发资料是否一致；2.根据进出口报关单，按税局的免、抵、退办法进行录入、计算和申报进行外汇核销。信用证管理1.填写开证申请书并交纳押金或提供其他保证，请开证行开证；2.审核信用证内容与合同规定是否相符；3.按信用证规定装运货物、备妥单据并开出汇票，在信用证有效期内，送议付行议付，并接收货款。四、存货管理存货管理1.制定仓库盘点计划；2.督促各仓库管理员正确建立实物台帐；3.不定期组织抽查帐实相符情况，定期组织全盘；4.进行盘点数据分析，并制作汇总分析报告。低值易耗品管理1.进行低值易耗品的采购审核，监督低值易耗品采购价格；2.进行低值易耗品的账目管理，建立健全低值易耗品明细账，登记公司低值易耗品数量金额明细账；3.监控低值易耗品使用情况，定期对公司的低值易耗品进行抽查及全面清查，分析耗用情况并提出改善建议。固定资产管理1.审核各部门固定资产采购申请，参与固定资产的招标活动，监督固定资产采购价格；2.组织闲置、不可用固定资产的转让、报废、变价销售、封存和启用等变动办理；3.进行固定资产账目管理，建立健全固定资产明细账；4.对固定资产使用情况进行监控，不定期对固定资产进行抽查，定期进行全面清查；5.进行固定资产折旧管理；6.与保险公司协商制定固定资产投保方案，负责联系理赔事宜。五、会计核算应付会计1.录入采购单（对方销售单），并与入库单据进行核对；2.编制物料平衡表，与仓库进销存报表核对；3.编制记账凭证；4.根据供应商的对账单进行核对，出现问题与采购核对；5.根据需要要求供应商提供发票；6.月末提供应付账款明细，进行款项分析，并上报集团财务部。-7-应收会计1.定期与业务部和客户核对销售往来账目，分析控制应收账款；2.财务收入计划的执行、分析与控制；3.应收货款计划的执行与风险控制；4.资金周转计划的执行、控制与分析。成本费用会计1.建立、登记、核对生产成本、制造费用、辅助生产费用三项费用明细账；2.分摊、预提各部门相关费用，出具管理、经营和财务三项费用报表。总账会计1.根据集团财务中心的要求，组织建立账薄、设置各会计科目与各级明细科目；2.编制期末的各类结转凭证进行损益结转及试算平衡；3.汇总凭证，编制财务报表，定期向集团财务中心上报；4.进行财务数据分析、编制财务分析报告，并上报集团财务中心。税务筹划1.研究国家税法及税务政策，向集团财务中心提出税负减免的方案；2.根据集团财务中心的方案筹划公司纳税人资格，依据公司发展情况变更纳税人资格；3.负责个人所得税代扣代缴；4.出具申报纳税必须的各种财务报表，进行国税、地税的申报。财务审核1.对公司的会计凭证、记账凭证、帐薄设置、帐薄记录、收支业务、财务报告等进行审核；2.审查公司各项经济合同，并监督其执行情况；3.对审核中发现的问题进行总结，并即时汇报和提出改进的措施；4.对审核中发现的问题进行规范，对提出来的改进措施进行落实。数据提供1.为高层领导和其他部门提供各种财务统计数据；2.对外进行公司财务数据的提供和统计报表的上报；3.为其他部门提供各种绩效考核的相关统计数据。六、财务控制费用控制1.执行集团公司制订的经营费用和管理费用的报销标准；2.监控部门预算的执行情况，进行超预算的审核和处理；3.按照费用驱动原则对发生的所有费用进行部门间的分摊；4.研究费用控制的方法，指导各部门建立费用明细账并进行费用控制。成本控制1.确定成本报表的类型和份数及具体格式和栏目，制定合适的成本核算方法,协助各车间建立标准成本管理制度；2.协助生产部各车间分解、落实重点产品的标准成本；3.将重点产品的实际成本与标准成本进行对比，进行异常订单成本、成本变化原因、目标成本计划执行情况的分析；4.定期对重点产品的标准成本表进行调整；5.按照进出约等的原则进行物料领用、使用和废料处理的监督与管理。决策支持1.对经营、投资项目进行财务可行性分析；2.进行产品别的销售额变化、成本变化、利润变化的综合分析，为企业经营决策提供财务依据。-8-七、会计档案管理票据管理1.进行发票的申购、开具及核销，进行收据、支票等财务票据的开具、发放及核销；2.对凭证、单据进行整理、登记和归档。财务资料管理1.设计财务资料的分类、归档方法，并对资料进行分类编号；2.建立财务部文件档案，归档并保管各种文件资料；3.办理借阅手续并做好登记。与其他部门衔接注意点部门或岗位衔接注意事项-9-附件4岗位说明书（案例，仅供参考）xxxxx公司文件编号文件版本文件名称岗位说明书生效日期岗位信息岗位名称主管会计所属部门财务部直接上级财务部部长岗位职等任职条件学历大专专业会计、经济类外语（无要求）资格证书会计从业资格证工作经验有5年以上的会计工作经验知识技能能力1.掌握财务管理基础概论，熟悉会计核算流程；2.熟悉会计、税法政策法规与审计方面相关规定；3.熟悉工程建设合同的商务条款，工程方面的相关知识；4.具有一定的协调能力、沟通能力、文字写作水平；5.了解企业生产流程，能熟练运用办公软件；6.细心、严谨，具有较强的法制观念，原则性强，廉洁奉公。熟练程度要较熟练开展工作，初任该岗位人员需1年以上；有类似岗位工作经验人员需6个月以上。岗位职责1.根据年度生产经营计划、编制财务预算；2.草拟公司内部有关财务方面的规定；3.筹集资金（财政资金、中央预算内资金、国内银行贷款及国外银行贷款等）集中管理使用调度资金；4.按照税收征管规定汇缴集团法人税款；5.财务分析公司各项重大经济活动；6.根据公司规定办理付款审核和支付；7.每季度编制集团合并会计报表；8.每年根据公司要求组织内部审计工作；9.在公司部门领导调整时，组织离任审计工作；10.完成部门培训计划；11监审水价调整成本。工作条件及协作关系工作时间8小时环境状况一般办公环境工作场所办公室使用设备电脑、打印机、电话、计算器、档案柜内部协调营销办、办公室、生产部外部协调财政、银行、审计、税务