1第一章-电子文件概述

2020/5/[e-mail]第一章电子文件概述2020/5/[e-mail]教材及参考书冯惠玲，电子文件管理教程，中国人民大学出版社。刘家真，电子文件管理理论与实践，科学出版社。2020/5/[e-mail]教材及参考书刘家真：《电子文件管理导论》，武汉大学出版社，32.2万字，1999年版，389页；国家档案局：《电子文件归档与电子档案管理概论》，档案出版社，1999年第二版，12万字，178页，32开；丁海斌：《电子文件与电子档案管理》，辽宁大学出版社，2000年版，25万字，324页，32开；冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社，2001年版，37.7万字，317页，16开；丁海斌：《电子文件管理基础》，中国档案出版社，2002年版，32万字，395页，32开；刘家真：《电子文件管理理论与实践》，科学出版社，2003年版；刘家真：《电子文件管理》，科学出版社，2009年版；2020/5/[e-mail]教材及参考书李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社，2003年版，23万字，263页，32开；冯惠玲：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004年版，38万字，340页，16开；.[美]比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开王建：《电子时代机构核心信息资源管理——OA环境中的文件、档案一体化管理战略》，档案出版社，2004年版，46万字，431页，16开；刘越男：《建立新秩序——电子文件管理流程研究》，中国人民大学出版社，2005年版，24.2万字，318页，32开；唐跃进：《光盘信息存储与保护》，中国档案出版社，2005年版，21万字，232页，32开；王萍、宋雪雁：《电子档案管理基础》，清华大学出版社，2006年版，45.6万字，285页，16开；潘连根：《数字档案馆研究》，中国档案出版社，2006年版，30万字，281页，32开；金波、丁华东：《电子文件管理学》，上海大学出版社，2007年11月第一版，54.7万字，347页，16开。2020/5/[e-mail]第一节电子文件的概念和种类2020/5/[e-mail]一、电子文件的产生20世纪有两件大事对人类社会的发展产生了重大的影响：计算机的产生网络的发展2020/5/[e-mail]计算机的发展世界上第一台电子计算机ENIAC（埃尼亚克）是美国于1946年研制成功的。这台计算机用了18800个电子管，1500个继电器，占地170M2，重达30吨，枆电150千瓦。运算速度为每秒5000次。1981年，IBM－PC产生，使计算机进入了PC时代，人们开始用PC来制作文件、设计图纸、管理信息，PC影响人们的工作、生活。2020/5/[e-mail]网络的发展1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美国国家科学基金会支持下迅速发展。美国副总统戈尔和商业部长荣·布朗（RonBrown）于1993年9月宣正式布了“国家信息基础设施”（NationalInformationInfrastructure，简称NII）计划，人们将其通俗地称为“信息高速公路”计划。引起了世界范围的关注。1994年4月20日，我国通过美国Sprint公司连入Internet的64K国际专线开通，实现了与Internet的全功能连接。1996年1月，中国公用计算机互联网（CHINANET）全国骨干网建成并正式开通，全国范围的公用计算机互联网络开始提供服务。2020/5/[e-mail]网络的发展2010年1月15日，中国互联网络信息中心（CNNIC）在京发布了《第25次中国互联网络发展状况统计报告》，截至2009年12月，我国网民规模已达3.84亿，互联网普及率进一步提升，达到28.9%。2020/5/[e-mail]电子文件的来源办公自动化（OA）过程中产生的电子文件计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件模数转换过程中产生的电子文件（包括传统文件的数字化）电子商务过程中产生的电子文件收发电子邮件过程中产生的电子文件；2020/5/[e-mail]电子文件的生成途径直接生成（原生性电子文件）办公自动化数码相机集成制造系统（CIMS）模数转换（再生性电子文件）2020/5/[e-mail]电子文件在我国的发展1.草稿性电子文件阶段电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。2.辅助性电子文件阶段纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。3.正式电子文件阶段电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件只在某些情况下使用。4.无纸电子文件阶段将不存在纸质文件。我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文件和电子文件共存，归档时采用双套制。2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件1.文件文件：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》（GuideforManagingElectronicRecords)中对文件的定义是：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件1.文件该定义说明了文件的特点：文件是提供凭证的记录信息。文件必须具有内容、背景与结构。文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。文件与记录方式无关只要符合文件的定义，不管其产生的技术环境，如记录的形式或载体如何，都应当称为文件。一般来说，文件可以以模拟（analog)记录方式形成，也可以以数字（digital)方式形成。2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件电子文件（ElectronicRecords）“数字式文件”（DigitalRecords）“机读文件”（Machine-ReadableRecords）1997年国际档案理事会电子文件委员会《电子文件管理指南》中的定义为：“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件1992年《美国联邦管理法规》中的定义为：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件1997年澳大利亚档案馆颁布的《澳大利亚文件管理标准》中的定义为：“电子文件是由电子计算机交流与维护的文件”。2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件1999年国际文件管理基金会（IRMT）《电子文件管理导论》中定义为：“用计算机操作、传输和处理的数字文件。”1999年我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求·第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/17678.1-1999）中的定义为；“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件InterPARES(电子系统中文件真实性永久保障国际项目）对电子文件的定义：“指以电子形式形成（制作、接收以及为日后活动和参考而保留下来）的文件”。2020/5/[e-mail]二、什么是电子文件•电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。2020/5/[e-mail]这个概念揭示了电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（DigitalRecords）。它具有计算机中的文件（files）属性。在计算机系统中，文件(files)是计算机保存信息的基本形式，既使要保存一个字节的信息，也必须把它当作一个文件(file)来保存，必须赋予它文件名(filename)和扩展名（.EXTname），一般以扩展名来区分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的编码方式，其属性也不同。第二，电子文件是文件（Records）的一种类型，应该具有文件（Records）的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。2020/5/[e-mail]文件（Records)数字信息(files)电子文件ElectronicRecords2020/5/[e-mail]电子文件也具有内容、背景、结构三个基本要素。内容信息是电子文件的核心要素，文件所要传达的对象，表达的意图、以及日后作为参考和凭证，全都需要通过文件的内容信息来获知。电子文件的背景信息不只是提供了文件的来龙去脉和与其他文件的关联，而且还可能含有发文与收文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等等。结构是文件内容所依托的载体和所呈现的形式，过去我们可以通过纸质文件的外观、文体格式来识别文件，用各种物理和化学的方法来整理排列和保护文件，那时文件的结构对于我们是外在的和直观的。然而对于电子文件，情况就复杂很多，构成文件的不再是肉眼可认的文字，而是只有计算机才能理解的数字代码，文件的载体也不再是可以直接书写的材料，而是磁或光的介质；文件的排列也不再是整整齐齐地排放在文件架上伸手可及，电子文件的物理结构和逻辑结构往往是不一致的，只有计算机通过读取专门的描述信息才能判断其存放的特定位置。对于电子文件，其结构是指便于存取、参考和其他目的而提供的文档。2020/5/[e-mail]三、电子文件的类型（一）按电子文件的信息存在形式分类1．文本文件（Text），或称为字（表）处理文件2．数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件3．图形文件（Graphic）4．图像文件（Image）5．影像文件（Video）6．声音文件（Audio7．命令文件，亦称计算机程序护(Program)2020/5/[e-mail]三、电子文件的类型（二）按文件的功能分类可分为主文件、支持性、辅助性和工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件，多媒体软件等。辅助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。2020/5/[e-mail]三、电子文件的类型（三）按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件（原生性的文件）和将纸质和将纸质或其他形体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件（再生性电子文件）。2020/5/[e-mail]三、电子文件的类型（四）按可否形成硬拷贝分类电子文件有的是可以复制在硬拷贝（如纸张、胶片）上的，但有的只能以数字方式存在，无法有效地复制到硬拷贝上，即无法将其内容完整地显现在硬拷贝上。可分为：绝对电子文件是指目前暂无法形成硬拷贝的那类数字文件，它只能在网络环境下运行才能表达创建该数字信息资源思想的内容。例如，多媒体产品、网页、3D图像、声音、视频等。越来越多的有价值的电子