电子文件管理

11电子文件管理概述电子文件（亦称机读文件、数字文件）管理与研究目前是档案学界、图书情报学乃至数字文献领域的热点、难点问题。从国际上看，联合国教科文组织在20世纪80年代初期就开始组织有关电子文件管理项目的研究，联合国还成立了信息系统行政协调委员会来协调各成员国或相关国际学术机构的行动。国际档案理事会也于1993年成立了电子文件委员会来统一指导各国对电子文件的研究。1996年在北京召开的第13届国际档案大会专题讨论电子文件管理问题。1999年由加拿大不列颠哥伦比亚大学LucianaDuranti女士组织，由加拿大、美国、英格兰、爱尔兰、瑞典、荷兰、法国、意大利、澳大利亚、中国、中国香港等三十余个国家和地区的专家参加的InterPARES(InternationalresearchonPermanentAuthenticRecordsinElectronicSystems)(电子文件真实性的永久保管理国际研究项目）在全球展开了。2001年11月14-15在北京举行了InterPARES报告会，报告了第一阶段的研究成果，该项目目前已经进行到第三期（简称ＩntePARES3,或IP3）Interpares项目是目前在电子文件研究领域最大的跨国际合作研究课题，该项目的研究成果对世界范围电子文件的管理产生着重大的影响。中华人民共和国国家档案局于1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局科研所牵头展开系统研究，并先后出台了中华人民共和国标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。近二三十年来，电子文件管理及其研究经历了从机构层面自行研究到国家层面有组织、有规划研究的过程，电子文件管理也逐渐从分散到管理到集中管理转变。目前世界上许多国家均在致力于建立电子文件档案馆（ERA）。目前我国非常重视电子文件的管理与安全,除国家档案负责专门指导全国电子文件的管理工作、标准与法规工作的制定外，国务院专门成立了国家电子文件管理部际联席会议办公室，负责协调国务院各部、委、局、办的电子文件管理工作。2010年12月18日，中国人民大学电子文件管理研究中心宣告成立。当前我国正在规划与实施“电子文件管理国家战略”，全面提升国家对电子文件及数字档案信息资源国家控制力。有关机构及专家正吁请国家相关部门尽快启动并实施“国家数字档案馆计划”（NationalDigitalArchivesPlan,NDAP)电子文件管理的主要热点及其难点主要表现在以下几点：第一，电子文件真实性保障问题；第二，电子文件可读性维护问题；第三，电子文件安全管理问题；第四，电子文件管理的标准问题；第五，电子文件的法律问题；第六，电子文件管理软件开发问题；第七，数字档案馆建设问题。2２电子文件的概念、类型及存档格式２.1电子文件产生的系统与背景2.1.1电子文件产生的背景电子文件产生的背景有许多描述：信息时代、数字时代、无纸化办公时代、知识管理时代、后管理时代。不管是哪种描述，其意思在于揭示电子文件管理的特征，也说明这些表述所体现基本属性都会以不同的方式反映和体现在电子文件管理之中。电子文件产生的背景赋予了电子文件管理功能以新的诠释，电子文件管理所承载不仅仅是历史记忆与文件传承，还具有知识管理与知识发现的责任。2.1.2电子文件产生的系统随着计算机、网络技术软件工程的飞速发展，在越来越多的机构开发出了各种各样的信息系统，这些信息系统在处理业务的同时产生大量的电子文件，并使得电子文件的生成由早期的单机模式发展到系统模式，电子文件的管理也由单机模式发展至网络模式。这些常见的系统有OA（办公自动化系统）ERP（企业资源计划系统）；CAD（计算机辅助设计系统）；CAM（计算机辅助制造系统）CAT（计算机辅助测试系统）；CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；CAI（计算机辅助教学系统）；GPS（全球定位系统）；GIS（地理信息系统）；E-MAIL（电子邮件系统）；EDI（电子数据交换）EC（电子商务系统）、EG（电子政务系统）、数码照相与摄像及多媒体系统、A/D（模-数转换系统）（如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。电子文件生成系统决定着电子文件的特征属性和背景信息、影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程，各机构要研究电子文件生成系统的特点及其电子文件流转的规律，从而为实现电子文件的科学管理奠定基础。2.2电子文件的概念2.2.1电子文件的定义国际档案理事会电子文件委员会1997年出版的《电子文件管理指南》：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。1992年《美国联邦管理法规》：电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。1993年《美国联邦文件管理术语手册》第二版：其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理的文件。1995年澳大利亚的《记录未来--电子文件管理的方针与政策》：其所载信息的形式适用于教字计算机进行检索、加工、和交流的文件。1997年澳大利亚《澳大利亚文件管理标准》：电子文件是由计算机交流与维护的文件。1999年我国的国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》：能被计算机3系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码系列。2000年颁布的档案行业标准《档案工作基本术语》：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。此后我国政府文件及其相关标准均沿用此概念。2．2．2电子文件的要素《电子文件管理指南》将电子文件的要素扫述为内容、背景与结构。1、内容（Content)内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。2、背景（context、亦称上下文）背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容：（1）文件的形成机构及其他相关责任人；（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；（3）文件履行机构职责与目的；（4）文件的形成时间；（5）与文件有关的其他时间；（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；（8）该文件与其它文件和资料间的关系；（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。越是价值大、保存期长的电子文件越要保存完整的背景信息。背景信息直接与电子文件的真实性相关。3、结构（structure）结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。电子文件的结构直接涉及到电子文件的可读性。电子文件的管理不是单纯的谋求管理与保存文件的内容，而是将文件内容信息、背景信息及其结构信息一起管理与保存。电子文件的管理实质上就是对这三种信息的综合管理的过程。在现代电子文件管理的研究与实践中，一般将内容描述信息、背景信息和结构信息合称为“元数据”，这是电子文件元数据中最为核心的元数据。直接关系到电子文件长期保存的真实性可读性。2.3电子文件的类型及存档格式电子文件的类型有不同的划分标准,不同的划分标准都能在一定程度揭示电子文件的不同属性及其管理上应采取的对策.2.3.1按格式或信息存在形式分类文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音（或音频）文件、程序（命令）文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。这是一种最为常见的划分方式，一个机构无论电子文件的多寡或者产生于什么样的系统，电子文件也就这么多的类型。但在机构电子文件或者数字档案的分管理中，依然要按照档案分类体系来组织及序化。１、文本文件（Ｔext）4①使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。②存储内容由ASCⅡ标准代码和GB2314-80标准汉字代码构成。③不同的文字处理软件生成的文本文件一般不能交换使用，但是纯文本文件不含格式代码，其使用不受计算机软硬件类型的限制。④常见的文本文件有TXT文本文件、WORD文本文件、WPS文本文件、RTFYY文本文件、CHM文本文件、HTML文本文件、PDF文本文件、CEB文本文件等。在常见的文本文件中，介绍TXT、XML和RTF三种文件。纯文本文件（TXT）是没有包含任何应用字体或风格格式代码的普通文本文件，是采用ASCⅡ格式的文本数据。纯文本文件是最可移植的格式，被所有的平台和所有应用程序支持。纯文本文件（TXT）一般用记事本编辑。XML：可扩展标记（置标）语言（eXtensibleMarkkupLanguage）,XML文件是一种具有数据描写功能的、高度结构化及可验证性的语言，它采用开放架构设计，它允许在internet上的任何平台或语言之间交换。现在的绝大多数应用程序都以某种方式适用该语言。XML一般用XML编辑器或者由别的文档转换而成。RTF（RichTextFormat丰富文本格式）格式的Micsorft公司为进行文本和图像信息格式的交换而制定的一种文件格式。它以通用性强著称，适用于不同的设备、操作环境和操作系统。RTF文件可以用WORD和写字板编辑，它的基本元素是正文（TEXT）、控制字（Controlword）、控制符号（Controlsymbol）和群组（Group）。RTF格式文件不仅存放了该文件全部安符，还包括文件中全部格式、文件的摘要信息等。文本文件在电子文件所占比重最大，在其归档时，一般有两种模式，一种是采用数字文本存档，数据量小，但是真实性保障较为困难；另一个是采用结构化（图像）文本存档，易于维护其真实性，但其数据量大、兼容性差。２、数据文件（Ｄata）（1）以数据表格和数据库形式存在的具有文件属性的记录。（2）数据库也是一种常见的电子文件的形式，但是其归档方式、备份方式、脱机备份的还原、数据库升级与转换、动态数据库的管理等与单份电子文件存在很大差异，必须制定出一整套的科学技术方案。（3）引入数据仓库技术管理数据库电子文件是数据库电子文件管理的重要技术方向。5（4）数据仓库是一个面向主体的、集成的、不可更新的、与时间相关的数据集合。数据仓库中的数据不是自身生成的，而是来源于其他数据库系统。数据仓库技术是数字档案馆（室的核心技术。3、图形文件(Graphic)(1)根据一定的算法规则绘制的图表、曲线图等，常见的有位图和矢量图。（2）既可以用特殊的代码格式存储，也可以转换为纯文本的代码格式存储。（3）研究设计院及工矿企业的图形文件主要来自于CAD设计。（4）常见的图形文件dwg、dgn、gif、tiff、png、dxb、dxf、eps等。各行业所使用的图形文件格式存在各自的专业性。4、图像文件（Image）（1）使用数字设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的画面。（2）纸质文件、光学照片及缩微胶片经扫描可转换为数字图像文件（数码照片）。（3）图像文件的分辨率（像素）与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意交换使用，不同格式的图像文件可以转换。（4）常见的图像文件有JPG/JGEG文件、TGA文件、BMP文件、GIF和TIFF等。（5）使用这种分类方法所指的图像文件主要指静态图像文件，也即是数码照片。5、影像文件（Ｖideo）（1）用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的二维、三维动画等动态画面。（2）影像文件有不同的格式和标准，播放时需使用相关的设备和程序。常见的影像文件有MPEG1（VCD）、MPEG2（DVD）、MPEG4[流媒体视频文件（如视频点播）]（如AVI及其他MPEG视频文件。6、声音（或音频）文件（Audio）(1)用数字音频设备录入或用编曲软件生成的文件。（2）常见的音频文件有MIDI、MP3、WAV、WMA、RA、RAM、AIFF等。7、程序（或命令）文件（Program）(1)为处理某种事务编写的计算机程序，是一种计算机软件（系统软件、应用软件或游戏软件）。（2）机