公司文件管理规范

2020-3-14公司文件管理规范(V1.0版本)王8888888LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第1页/共13页目录一、制定目的...................................................................................................2二、适用范围...................................................................................................2三、各部门职责...............................................................................................2四、文件类型定义...........................................................................................3五、文件格式及标准.......................................................................................45.1公文（包括公告和通知等）................................................................45.2红头文件................................................................................................55.3质量体系文件........................................................................................65.4管理性文件............................................................................................75.5通用文件、表格文件............................................................................85.6合同性文件............................................................................................9六、文件管理.................................................................................................116.1文件记录编号、发放..........................................................................116.2文件的归档..........................................................................................116.3外来文件接收与归档..........................................................................11七、其他规定.................................................................................................11八、附文件模板.............................................................................................11LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第2页/共13页公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。三、各部门职责3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管；3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第3页/共13页文件的收录、发布、归档等的管理。3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件：4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。（涉及文档类内容未清楚）4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息；4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第4页/共13页五、文件格式及标准5.1公文（包括公告和通知等）5.1.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm，左右2.5cm；5.1.2页眉页脚页码要求：页眉靠左logo图片缩写，靠右边对齐，文件编号，五号宋体；页脚页码无要求5.1.3文件编号原则：YYKJ—财文【2020】—TZ01号编号前缀文档类型编号前缀文档类型TZ通知GG公告ZD制度JY决议GD规定HG函告GF规范TG通告5.1.4主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中；5.1.5正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符；5.1.6段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；5.1.7段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为加粗宋体四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体四号字，不加粗；三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗；发布部门文件简称和自然年；公司简称拼音文档类型编号简称和文件流水号；LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第5页/共13页5.1.8落款：四号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距靠右，含部门，日期；5.2红头文件5.2.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm5.2.2页眉页脚页码：无要求5.2.3正文标头：公司名称，黑体，初号；文件编号，黑体小四字体；5.2.4文件编号原则：皖颐影字—【2020】—第01号5.2.5正文标题：小一号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距；5.2.6正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符；5.2.7段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；5.2.8段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗；5.2.9落款：四号宋体、1.5倍行距靠右，行距固定值30磅，含部门，日期，主题词，抄送等。自然年；公司简称；文件流水号；LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第6页/共13页5.3质量体系文件5.3.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm。5.3.2文件封面：插入封面5.3.3文件目录：四号宋体、黑色5.3.4页眉和页脚：页眉格式：司标，靠左对齐，文件编号，宋体五号，靠右对齐。页脚格式：“第2页/共12页”,宋体五号,靠右对齐；5.3.5文件编号原则：YYKJ—QM-2020（V1.0)质量体系文件名称类别简称拼音质量管理手册QM质量管理体系程序文件CP指导性文件代号WI5.3.6主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中；5.3.7正文内容：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符，加“颐影科技”水印；5.3.8段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；5.3.9段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；质量体系文件名称简称拼音；公司简称拼音自然年及版本号；LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第7页/共13页三级标题以汉字“1.1”标注为宋体小四号字，不加粗；5.3.10落款：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距靠右，含公司名称、部门，日期（大写）5.4管理性文件5.4.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm5.4.2文件封面：插入封面5.4.3文件目录：小四号宋体、黑色5.4.4页眉和页脚：页眉格式：司标，靠左对齐，文件编号，宋体五号，靠右对齐。页脚格式：“第2页/共12页”,宋体小五号,靠右对齐；5.4.5管理性文件编号原则：YYKJ—GZZD-2020（V1.0)管理性文件名称简称拼音公司规章管理制度GZGL公司职级评定ZJPD公司人员考核规范/规定KHGD公司文件管理规范WJGL公司简称拼音规章制度名称简称拼音；自然年及版本号；LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第8页/共13页保密制度BMZD安全许可制度AQXK公司职级体系ZJTX绩效及综合考评方案JXKP5.4.6主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中；5.4.7正文内容：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符；5.4.8段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；5.4.9段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；三级标题以汉字“1.1”标注为宋体小四号字，不加粗；5.4.10落款：四号宋体、黑色、1.5倍行距靠右，含公司名称、部门，日期。5.5通用文件、表格文件5.5.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm5.5.2页眉和页脚页码：页眉格式：司标，靠左对齐；文件编号，宋体五号，靠右对齐。页脚页码无要求。5.5.3表格名称：一号宋体，加粗，字体宽度9，左右居中；5.5.4通用文件、表格文件编号原则：YYKJ—HYJL-通202001公司简称拼音自然年及流水号；LogoYYKJ—WJGL-2020（V1.0)第9页/共13页通用表格文件名称简称拼音会议记录HYJL培训记录PXJL考核记录KHJL股东会会议纪要HYJY说明SM备注：对于保密性文件类通用文本，需注明“保密文件”5.5.5表格依据“窗口、内容自动调整”；5.6合同性文件5.6.1纸张要求:A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm5.6.2页眉和页脚：页眉格式：司标，靠左对齐；公司名称全写+采购合同(合同类型)，宋体五号，靠右对齐