公司接待流程及标准

公司商务接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。四、计划与准备1、行政部在接到公司领导通知或相关部门经理来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求、何时返回、返程交通工具等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、接待规格、内容、日程、经费、任务分配等；经领导批准后逐项准备办理。3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等，行政部需要事先准备好房卡、房间布置以及检查餐厅准备情况。4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。5、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。6、行政部根据情况提前购买车票及机票。7、行政部根据来访人物身份，提前准备赠送礼品。五、接待标准接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待1、普通人员级别：适合人员：自来水公司负责人、污水处理厂负责人等A：住宿标准按对方人员要求，公司可安排四星级以下三星级以上的标准；B：餐饮标准：午餐简便消费控制在300元以下，晚餐消费控制在300元以下（不含烟酒）；C：接待陪同人员：业务员、业务经理、部门经理；D：接待车辆：四驱车或的士。E：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加100元/人标准计算；F：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）2、科级以上人员：适合人员：A：住宿标准按对方人员要求，公司可安排四星或五星酒店；B：餐饮标准：午餐简便消费控制在500元以下，晚餐消费控制在500元以下；C：接待陪同人员：业务员、业务经理、部门经理；D：接待车辆：四驱车或商务车或的士；E：感情接待：此类人员，公司领导可安排做一次或两次家中接待，业务人员陪同，以增加彼此间的感情；（视双方合作情况而定）F：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）G：以上标准是以二到三名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加100元/人标准计算；3、特级人员级别：适合人员：主要品牌企业、行业相关部门领导、公司特邀领导、其他特殊人员等。A：住宿标准五星，公司负担全程费用；B：餐饮标准：午餐简便，消费控制在300元以下，晚餐消费控制在300元以下；C：接待陪同人员：业务经理、部门经理、总经理、股东；D：接待车辆：商务车或租用高级用车；F：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐，必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）G：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则另加150元/人标准计算；六、接待礼仪：1、递接名片：一般情况下，是地位低的人先向地位高的人递名片，男士先向女士递名片。递送名片时，应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前。如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时应说“我叫×××，这是我的名片，请多关照。”这类的客气话。接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声说“谢谢”，或“久仰大名”等，接过名片后，应十分郑重地把名片读一遍，不懂之处可当即请教，随后将对方的名片放入自己的名片盒，千万不能随手一放。接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。2、递接其他物品：递交任何物品时应恭恭敬敬地双手递上。若递笔、剪刀之类尖的物品时，需将尖头朝向自己，而不能指向对方。接受物品时，一般情况下，凡是对方双手恭恭敬敬递过来的物品，都要双手接过，同时点头致意或道谢。递物与接物的训练在综合训练中进行。3、奉茶礼仪：(1)、奉茶的方法：上茶应在主客未正式交谈前。要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶杯端起从客人的右后侧奉上同时要说“您请用茶”。（2）、奉茶的顺序：一般应为先客后主；先女后男；先长后幼。如果来宾甚多，且其彼此之间差别不大时，可采取下列四种顺序上茶：其一，以上茶者为起点，由近而远依次上茶；其二，以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上茶；其三，在上茶时，以客人的先来后到为先后顺序；其四，上茶时不讲顺序，或是由饮用者自己取用。（3）、注意事项：a、忌用不清洁或有破损的茶具。b、尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。c、切勿让手指碰到杯口。d、为客人倒的第一杯茶，通常以七分满以佳。e、并把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，喝了三分之一后即可续水。4、进餐时的礼仪（1）先请客人、长着动筷子，夹菜时每次少一些。离自己远的菜就少吃一些，吃饭时不要出声音，喝汤时也不要出声响,喝汤用汤匙一小口一小口地喝，不宜把碗端到嘴边喝,汤太热时凉了以后再喝，不要一边吹一边喝，有的人吃饭喜欢用咀嚼食物，特别是使劲咀嚼脆食物,发出很清晰的声音来，这种做法是不合礼仪要求的，特别是和众人一起进餐时,就要尽量防止出现这种现象。（2）如果要给客人或长辈布菜，最好用公筷，也可以把离客人或长辈远的菜肴送到他们跟前。按我们中华民族的习惯，菜是一个一个往上端的，如果同桌有领导、老人、客人的话，每当上来一个新菜时就请他们先动筷子，或者轮流请他们先动筷子，以表示对他们的重视。（3）吃到鱼头、鱼刺、骨头等物时，不要往外面吐，也不要往地上仍，要慢慢用手拿到自己的碟子里，或放在紧靠自己餐桌边或放在事先准备好的纸上。（4）要适时地抽空和左右的人聊几句风趣的话，以调和气氛，不要光着头吃饭，不管别人，也不要狼吞虎咽地大吃一顿，更不要贪杯。（5）最好不要在餐桌上剔牙。如果要剔牙时，就要用餐巾或手挡住自己的嘴巴。要明确此次进餐的主要任务。要明确以谈生意为主，还是以联络感情为主，或是以吃饭为主。如果是前着，在安排座位时就要注意，把主要谈判人的座位相互靠近便于交谈或疏通情感。如果是后着，只需要注意一下常识性的礼节就行了，把重点放在欣赏菜肴上。（6）最后离席时，必须向主人表示感谢，或者就此时邀请主人以后到自己家做客，以示回敬。5、进餐时不要打嗝,也不要出现其他声音,如果出现打喷嚏,肠鸣等不由自主的声响时,就要说一声真不好意思.;对不起;.请原凉.之内的话.以示歉意.6、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。7、、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、商务谈判经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。八、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密。九、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。七、费用报销1、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至本次接待主要负责人，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接待负责人持发票至财务部报销，报销单上应有参与接待人员的确认签字；3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可报销；八、应急方案:;若是事件难以决定必须及时汇报领导不可轻易自己定夺。商务接待申请表申请部门：负责人：1、客人信息：姓名单位职务电话2、接待时间：年月日至年月日共日3、接待事由：4、洽谈参加人员：5、陪同人员：6、招待项目：□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：7、其它要求：部门主管签字：日期：接待行程安排表接待部门：接待负责人：制表人：日期/时间接待事项主讲/陪同其它参加部门及人员地点第一天（月日）第二天（月日）第三天（月日）配合内容清单：配合项目时间配合内容责任人部门招待费用预算：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：接待部门确认签字：日期：公司总裁签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门：负责人：1、招待对象：姓名单位职务2、招待时间：年月日至年月日3、招待事由：4、获批招待费用预算：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：5、实际招待费用情况：□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：超额：超额原因说明：接待部门签字：日期：行政经理签字：日期：总经理签字：日期：来访接待总结报告接待项目：一、来访目的：□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它（）二、接待总结：1、接待情况：2、效果总结：3、后续工作：4、费用总结：预算实际超标*备注交通费住宿费餐饮费游览费其它合计情况说明注：超标是指超预算、超项目、超时间接待负责人（签字）：年月日部门负责人（签字）：年月日