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公司管理文件分类一阶（手册）：用以说明公司方针、组织、权责及质量系程序运作原则的文件二阶（程序文件）：用以执行各类业务或工作之依据三阶（操作性文件）：将程序文件规定的作业技术等作细部描述成指导性文件，如检验规范、作业指导书、BOM等。四阶（记录）：用以显示各项活动实际运作状况之文件表单记录，如来料检验日报表、温湿度记录表等。文件编写结构一份文件由以下几部分组成（适用于一、二阶文件）及三阶的操作指引类文件1.目的（说明制作这份文件的目的）2.范围（文件适用范围及部门）3.职责（各相关部门的职责描述）4.定义（对文件中需要解释的作一个说明）5.程序（说明作业的详细过程）6.流程图7.记录（此份文件会产生哪此记录）8.附件（视情况需要）9.参考文件（如国家标准或其他文件）文件管理•文件的编号方法：•一、二、三阶文件编号原则：•由公司名称简称、文件类别、部门代号、流水号四部份组成，文件版本则从A版开始，版次由A/0开始，如文件相应版次有修改，第一次修改版次号就变为A/1，第二次、第三次修改版次号为A/2、A/3依次类推。当同一份文件版次变更5次，也就是某一版次号为A/5时，如需修改就升为B/0、B/1依次类推。如ZTQP-DC01，ZT表公司简称、QP表文件代码、DC表部门代号、01表流水号。•一、二、四阶文件的流水号为两位数，为避免环境管理体系四阶文件编号与质量管理体系四阶文件编号重复，环境管理体系四阶文件的流水号为四位数，三阶文件的流水号为四位数。•三阶文件编号:•在部门代号后面须加上文件类别（a,b,c,d)加以区分。•四阶文件编号原则：•由表单编号、部门代号、流水号、版本四部分组成，表单版本则由A版开始，若有更改就升级为B、C、D版依次类推。如FMDC01-A，FM表文件代号、DC表部门代号、01表流水号、A表版本号。文件管理公司简称及文件代码代码文件名称代码文件名称代码公司简称HS9001程序文件QP表格单据FM品质手册QM14001程序文件EP外来文件WL环境手册EM指导文件WI部门名称、代码部门名称代码部门名称代码部门名称代码总经办VRDIP生产DA工程部EN市场部BKSMT生产SA资材部PM财务部FI人力资源HM品质部QA三阶文件类别：a类：作业指导书、工艺流程b类：机器设备、仪器操作指引、检验规范、标准c类：物料清单、工程更改通知单、工程图纸等d类；各种管理办法、规章制度及职务说明书等。记录管理记录涵盖范围:•记录涵盖公司质量、环境管理体系所取得的结果或完成活动.•记录包括评审记录、文件分发回收记录、产品检验记录、测量和监控记录、事故报告、应急记录、体检记录、保养维护记录、特种设备设施检验记录等等.记录标识要求:•字迹清楚、内容完整、不应有缺项、不宜使用涂改液、更改需签字确认.•记录的标题和格式设计应达到目的明确、便于填写、格式统一、责任清楚、利于追溯.记录保存期限：•记录的保存期限（如部门没有特别注明）一般为三年.•外部监测报告、事故报告、体系审核不符合项处理等记录保存5年.•如因法律和/或资讯保存或顾客要求而须保存的记录按顾客要求执行。