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第7章企业内部控制流程——采购业务7．2采购与验收控制7．2．1采购业务招标流程1．采购业务招标流程与风险控制图采购业务招标流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理需求部门采购部经理采购部供应商D1D2D3开始审核结束采购招标违反国家法律法规，可能使企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失采购招标过程违反法律法规和企业规章制度，可能使企业受到有关部门处罚，从而造成资产损失采购招标评审不规范，可能导致企业选择不合格供应商；签定的合同不符合国家相关法律法规，可能给企业带来不必要的损失准备招标文件1审批3索取资格审查文件采购预算编制招标书2发布招标广告填报资格审查文件采购预算进行资格审查确定合格供应商发售标书购买标书填报标书接收标书初步评审组织论证选取最终中标者宣布中标单位签定合同签定合同提供相关资料参与论证4567892．采购业务招标流程控制表采购业务招标流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11．对需要进行招标的采购业务，采购部准备招标文件，编制《采购招标书》，报采购部经理审核2．采购部发布招标广告，说明招标方式，招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模，履行合同期限与地点，投标保证金，投标截止时间及投标书投递地点，开标的时间与地点，对投标单位的资质要求以及其他必要的内容D23．采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查4．采购部通过审查供应商各方面指标，确定合格的供应商5．采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部D36．采购部对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商7．采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者8．最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位9．采购部经理代表招标方签定《采购合同》相关规范应建规范《采购管理制度》《采购招标管理规定》参照规范《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》文件资料《采购合同》《采购招标书》《合格供应商名单》《中标单位通知书》责任部门及责任人采购部、请购部门总经理、采购部经理、采购主管、采购专员7．2．2供应商的评选流程1．供应商的评选流程与风险控制图供应商的评选流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理采购部经理采购部相关部门供应商D1D2D32．供应商的评选流程控制表供应商的评选流程控制控制事项详细描述及说明阶段D11．采购部通过不同途径（面谈、调查问卷等）收集供应商信息，主要包括供应商信誉、供货能力等方面的信息开始结束“供应商调查表”设计不标准、不合理，可能导致漏选优秀的供应商比质比价采购制度不完善，可能造成候选供应商不符合企业要求现场评审过程不规范，可能导致企业选择不合格的供应商收集供应商信息发放、回收调查表提出候选名单编写《现场评审报告》配合确定《供应商名单》组织现场评审参与评审进行比质比价采购物资分类审核现场评审是审核审核审批否1参与23456资料存档控制D22．采购部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照企业《比质比价采购制度》等相关文件，对供应商进行比质比价3．采购部根据比质比价结果，参照《供应商选定标准》，提出《候选供应商名单》，报采购部经理审核D34．采购部通过采购物资的分类，根据实际需要判断是否需要组织现场评审。需要进行现场评审的供应商，采购部组织现场评审，请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出供应商的等级排序名单5．现场评审后，采购部汇总评价结果，确定供应商的等级排序名单，报采购部经理审核6．采购部根据采购部经理的审核结果确定《供应商名单》，并报采购部经理审核，总经理审批相关规范应建规范《采购管理制度》《供应商选定标准》《供应商评价制度》《比质比价采购制度》参照规范《企业内部控制应用指引》文件资料《供应商名单》供应商调查表《现场评审报告》责任部门及责任人采购部、财务部、生产部、仓储部总经理、采购部经理、采购主管、采购专员7．3采购付款控制7．3．1付款审批业务流程1．付款审批业务流程与风险控制图付款审批业务流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理采购总监财务部采购部经理采购专员D1D22．付款审批业务流程控制表付款审批业务流程控制控制事项详细描述及说明开始结束付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损付款申请单据不充分、不完整，相关审批权限模糊，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为审批填写《付款申请单》和“应付账款表”汇总采购订单、合同审核付款条件、采购发票等相关凭证审核审批安排付款事宜发出付款通知通知供应商结款权限外12审核通过43未通过通过未通过阶段控制D11．采购专员定期汇总采购合同及采购订单，办理付款事项2．采购专员对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并核对合同执行情况，汇总应付账款D23．采购专员填写《付款申请单》和“应付账款表”，提交采购部经理审核，确保数字准确无误4．财务部出纳依据采购合同相关协议、发票等对付款申请进行复核后，提交采购总监和总经理根据权限进行审批，办理付款相关规范应建规范《采购管理制度》《付款审批权限规定》参照规范《企业内部控制应用指引》文件资料《付款申请单》《采购合同》《采购订单》应付账款表责任部门及责任人采购部、财务部总经理、采购总监、采购部经理、采购专员、出纳7．3．2预付账款管控流程1．预付账款管控流程与风险控制图预付账款管控流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理财务部采购部经理采购专员供应商D1D2D32．预付账款管控流程控制表预付账款管控流程控制控制事项详细描述及说明开始结束预付款期限、金额不合理，可能导致企业呆坏账增加；付款形式审批权限不明确，可能造成企业资金周转困难预付账款过程不规范，可能导致企业资金损失或发生舞弊行为填写《预付款申请单》确定预付款采购形式审核付款收款备货出具发票134协商审核审批签定《采购合同》签定合同下达采购订单审核审核审批交货通知安排收货验收入库，安排支付余款付款审核审核审批通知供应商查收货款确认收款开具发票索取发票进行账务处理2567预付款金额过高，可能导致企业财产损失通知供应商查收货款阶段控制D11．采购专员与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购付款方式为预付款，交采购部经理和财务部审核，总经理审批后签定《采购合同》2．采购专员根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，详细说明采购货品的数量、质量、技术指标要求，价格和交货日期等内容D23．采购专员依据采购订单计算预付款数额，填写《预付款申请单》，交采购部经理、财务部审核，总经理审批4．财务部出纳按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时告知采购专员D35．经验收确定货品不存在质量等问题后，采购专员根据合同规定安排支付剩余货款，填写《应付账款单》，上报采购部经理、财务部审核，总经理审批6．经总经理审批后，财务部按照相应程序付款，并保存付款凭证，由采购专员通知供应商查收货款并索取发票7．财务部会计接到发票进行会计记录、做账，同时保存相关凭证相关规范应建规范《采购管理制度》《预付款和定金授权批准制度》参照规范《企业内部控制应用指引》《中华人民共和国合同法》文件资料《采购合同》《采购订单》《应付账款单》《预付款申请单》责任部门及责任人采购部、财务部总经理、采购部经理、采购专员、出纳、会计