微软工作流解决方案白皮书

微软工作流解决方案白皮书天翼博雅科技发展有限公司2007年12月MicrosoftChina1微软工作流解决方案微软解决方案-工作流SharePointServer2007工作流概述内置工作流介绍MicrosoftOfficeSharePointServer2007引入了工作流的概念为企业提供了功能强大的协同办公平台。在MicrosoftSharePoint产品和技术环境中，工作流的定义为：根据与业务流程相关联的操作和任务的顺序所进行的文档或项目的自动转移。利用工作流，组织可以通过将业务逻辑（业务逻辑主要是指能够指定和控制对文档或项目执行的操作的一组说明。）附加到SharePoint列表或库中的文档或项目中来统一管理组织内的常见业务流程。通过管理和跟踪常见业务流程（如项目审批或文档审阅）中涉及的人工任务，工作流可以减少协调这些流程所需的成本和时间。例如，在OfficeSharePointServer2007网站中，您可以将工作流添加到文档库中，从而使文档能够传送给一组人员进行审批。当文档作者针对该库中的文档启动该工作流时，该工作流会创建文档审批任务，并将其分配给工作流参与者，然后将带有任务说明和指向待审批文档的链接的电子邮件通知发送给这些参与者。在工作流执行过程中，工作流所有者（在此种情况下指文档作者）或工作流参与者可以检查“工作流状态”页以查看哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后，工作流随即结束，并自动通知工作流所有者工作流已完成。MicrosoftSharePoint产品中，工作流不仅支持现有人工工作流程，而且还扩展了人员协作和使用文档、列表和库的方式。网站用户可以通过使用能够从SharePoint列表或库中的文档或项目进行访问的自定义表单来启动和参与工作流。另外，OfficeSharePointServerMicrosoftChina2微软工作流解决方案2007中的工作流功能与2007MicrosoftOfficeSystem无缝集成。在MicrosoftSharePoin中已经包含了一些常用的工作流，如：审批、收集反馈、收集签名、处理审批、三态、中文电子审批等等，用户可以直接使用这些工作流满足常见业务需求。除此之外，用户还可以自己开发并部署自定义工作流，那么这些工作流可以与上述预定义工作流共同使用，也可以替代这些预定义工作流。可以采用两种方法为OfficeSharePointServer2007创建自定义工作流：专业软件开发人员可以通过使用VisualStudio2005ExtensionsforWindowsWorkflowFoundation创建工作流这些工作流包含自定义代码和工作流活动。专业开发人员创建自定义工作流之后，服务器管理员即可在多个网站上部署这些工作流。Web设计人员可以通过使用Web设计程序（如MicrosoftOfficeSharePointDesigner2007）设计无代码工作流，以用于特定列表或库这些工作流是从可用工作流活动列表中创建的，创建工作流的Web设计人员可以将这些工作流直接部署到将使用它们的列表或库。问题及挑战内置流程不符合中国企业使用习惯。由于中外企业间的办公方式，组织结构，文化背景之间的差异，企业内流程关注的重点并不完全一样，这样就导致在国外企业应用成熟的流程在国内企业变得不再适用，因此企业需要一个简单易用、能够适应企业要求的自定义工作流管理系统。MicrosoftChina3微软工作流解决方案流程设置需要较高专业水平，对工作人员要求较高。虽然MicrosoftSharePoint能够支持自定义工作流，并且提供了MicrosoftOfficeSharePointDesigner2007来设计自定义流程，但是实际使用过程中，系统管理人员往往需要对工作流和SharePoint技术有较深入的了解，才能够创建出符合企业要求的流程，而且SharePointDesigner创建工作流也有一定的局限性，因此，如果希望进一步创建更加灵活的流程的时候，可能还需要具有专业的软件开发技能才能实现。流程灵活度尚不能达到理想要求。通过SharePointDesigner或使用开发工具创建自定义工作流为用户提供了扩展工作流的手段，使用户能够根据企业的要求创建出所需的工作流，但是如果企业流程或流程数据发生变化，就需要重新修改那些定制好的流程，增加管理人员及开发人员的负担。因此，需要为用户提供一个灵活的工作流管理系统，让管理人员能够方便的定义、管理、变更流程。流程监控功能不够直观，没有图形化的状态监视。OfficeSharePointServer2007允许工作流所有者和参与者通过检查与工作流相关的状态页来跟踪工作流进度，并且提供工作流历史记录聚合分析的报告工具，用户可以使用这些页面和工具分析查找流程中的瓶颈。这些监控数据已经很全面了，但是对于企业工作人员来说，这些数据过于平面化，不够直观。另外，工作流报告内容不能够根据企业需要自行修改，这也影响了企业对流程的监控和分析。MicrosoftChina4微软工作流解决方案解决方案介绍概述MicrosoftWorkflowManagementSolution工作流管理解决方案，基于WindowsWorkflowFoundation架构，扩展了SharePointServer工作流功能，通过集中化的流程管理界面，图形化的流程模板定义和流程状态监控，为用户提供了一个灵活易用的工作流管理解决方案。架构MWMS工作流解决方案基于WindowsWorkflowFoundation之上，开发了一个灵活通用的工作流引擎。图形化的工作流模板定制界面，将用户自定义模板以XML格式保存于数据库中，通用的工作流引擎，通过读取不同的模板来实现灵活的流程。同时，工作流引擎会将工作流执行情况保存于数据库中的工作流历史日志中，图形化的工作流状态监控功能使用这些历史记录并结合SharePointServer提供的工作流历史记录列表中的内容，为用户提供直观的图形化的工作流监控功能。图1、MWMS架构示意图用户SharePointServerSQLServer2005XMLMWMS引擎流程配置工具工作界面流程监控工具MicrosoftChina5微软工作流解决方案MWMS工作流管理解决方案:以MWMS工作流引擎为核心，通过XML流程配置提供灵活的流程。1.解决方案通过一个灵活的引擎实现了无需修改程序，只需创建、修改XML格式的流程配置信息即可更改流程，简化管理员工作，提升工作效率。2.解决方案能够适应，多级串行、单级并行，多级并行，多级串并行等流程。3.支持流程回退，即审批不再只是通过和拒绝两种状态，允许工作流回到初始位置，或某一级的初始位置重新开始。4.流程中支持条件分支。5.支持自定义邮件。6.支持审批代理人。7.支持审批任务通知,,,集中化的个人流程管理界面，方便用户发起、完成、监控工作流程。用户可以在这里发起流程，查看流程任务，查看被拒绝的申请，检查自己审批的其他人申请等与流程相关的任务。另外还可以通过“代理人设置”功能为自己创建审批代理人。图形化的流程定制界面，灵活易用，方便用户定制流程。通过图形化流程定制界面，只需简单的选择和少量的输入操作，即可创建自己需要的流程。提供图形化的流程监控界面，流程状态一目了然。基于SharePoint的移动访问平台，微软工作流解决方案实现了移动办公的功能，通过移动设备如手机、PDA等，您可以随时随地检查工作，处理审批，提升工作流程运转效率。MicrosoftChina6微软工作流解决方案主要功能工作流定义1.工作流公用信息配置：此处可以为工作流定义图2、工作流公用信息设置1)工作流相关表单内容类型2)创建审批任务时的任务标题3)创建修改任务时的任务标题4)发送审批任务通知时使用的邮件模板5)发送拒绝审批通知时使用的邮件模板6)发送修改重新申请通知时使用的邮件模板2.流程活动定义：此处可以为流程定义MicrosoftChina7微软工作流解决方案图3、流程属性定义1)活动分支条件，是否适用、条件域（来自流程项目表单），操作符，比较值2)条件为真/假时的审批人以及相关的通知邮件模板3)串并行执行设定3.邮件模板设置：可以预先设置通知邮件内统供流程使用。图4、邮件模板设置个人工作管理1.审批工作管理MicrosoftChina8微软工作流解决方案1)我提交的审批：在此可以提交审批流程。2)指定给我的审批：查看自己的审批任务。3)我被拒绝的审批：跟踪自己被拒绝的流程。4)由我批准的审批：查看被自己批准的审批。图5、查看我批准的审批MicrosoftChina9微软工作流解决方案2.个人设置：用户可以通过此功能为自己制定审批代理人，以及代理使用装态。图6、代理人设置工作流监控1.工作流审批历史参考信息：审批过程中可以看到以前步骤的审批信息，为您决策提供参考。图7、审批过程中可以看到以前步骤的审批信息MicrosoftChina10微软工作流解决方案2.工作流历史记录：详尽的工作流历史记录，记录工作流活动的每一步，便于查找并解决流程问题。同样的记录也被记录于SQLServer中便于以后利用ReportsService制作分析报表。3.图形化工作流状态：图形化的工作流状态，清楚明了，即时了解流程状态。图8、图形化的工作流状态显示MicrosoftChina11微软工作流解决方案移动办公（审批）功能，通过移动设备如手机、PDA等，您可以随时随地检查工作，处理审批，提升工作流程运转效率。图9、移动办公（审批）MicrosoftChina12微软工作流解决方案解决方案微软产品实现支撑方案的微软产品主要用途和特点客户端产品InternetExplorer（免费）最常使用的浏览工具，用于浏览基于Web访问方式的平台界面，不需要额外进行用户培训。Office2007专业版（需购买或升级）大多数用户熟练使用的办公套件，用于制作文档和智能文档以及文档的权限设定和使用，不需要额外用户培训。服务器端产品Windows2003Server（需购买）服务器端的系统平台，稳定可靠的操作系统平台。OfficeSharePointServer2007（需购买）微软的门户产品，提供统一认证、个性化设置和管理、信息检索、门户布局定制和文档管理、工作流等基础功能。SQLServer2005（需购买）功能强大、稳定可靠的数据库平台。