Word的高级使用技巧

1Word的高级使用技巧第一节输入中的问题对于有特殊要求的文档，有时不想自动换行，而是用硬回车强行分行，这时会发现文本右侧对不齐。一般解决办法都是在此行文字中的标点符号前加一些小字号空格，比如插入若干个8号或更小的空格，可使各行文本基本对齐。运用项目符号和编号时，如果一个项目中有多个段落，可以使用换行符进行换行：在输入时按住Shift键再打回车，这样下一行不会出现项目符号和编号；如果采用多级符号，先在“格式”菜单中设定多级符号，输入时，开始为第一级符号，按一下Tab键，可以输入下一级符号。当然，Tab键是否具备这样的功能，还需要在“选项”中进行设置（如图1）。图1利用“+”和“-”可以插入表格。方法为：先输入表示表格单元格左端的正号（+），然后连续输入负号（-），直至达到所需的单元格宽度处，最后输入表示单元格2右端的正号。如果表格有多列，就在最后一个正号之后再连续输入负号、输入正号，直到完成所需的列数。按一下回车键，一行表格就建好了；如果想增加表格的行数，就把光标移到表格最后一个单元格内，然后按Tab键就行了。第二节文稿打印中的问题（1）表格打印不完整打印表格文件时，有时会出现表格残缺不全，或是表格内被填充上了黑色的情况，这通常是由于打印机内存不足引起的，对于配置较低的机器，也可能是资源不足。这时可以这样来做：I.先清除打印作业，如果打印作业已传给打印机，可以先把打印机电源关掉，过一会儿再开机。II.关闭WORD，然后将WORD重新启动，再打印试试。III.如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档进行打印。注意每次打印的页数不要太多。IV.如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。（2）硫酸纸的两次打印工程上，为了出晒蓝图纸，要印硫酸纸的底图。如果底图是通过绘图仪或打印机一次完成的，那么晒蓝是很容易的。但在实际应用中，经常需要将文件按一定标准统一成“设表”的形式，有时由于条件限制，必须先用打印机将绘制的图形打印出来，再用打印机套用一个外框，这就涉及到了两次打印的问题。在激光打印机上，对一般的打印纸，打印多次不会出什么问题，但硫酸纸打印到第二次就要夹纸，这是因为打印纸受热后过具有向一面翻卷的特性。解决的办法其实很简单，把打印过的硫酸纸底稿翻过来，打印一页空白文字，然后再翻过来打印，就很少出现夹纸情况了。3（3）打印黑底纹字有时为了做宣传标语，需要打印特大字，如将字体大小设为600，一张A4纸大小一个字，且将字的底纹颜色设为黑色，字设为白色。正常打印时，打出来的全是黑色的一张纸。这时我们就需要对打印机进行设置，以HP-6L型打印机为例，处理方法为：在打印时，选取“属性”按钮，将“图形”项的“图形方式”由“使用矢量图形”改为“使用光栅图形”；图２然后将“字体”项由“将TrueType字体作为位图软字体下载”改为“将TrueType字体作为图形打印”。这样打出来的就是黑底白字了。4图３但是这种打印方法对打印介质的消耗比较大，会使纸和滚轴的粘度都比较大，打印几页后就会夹纸。解决方法是打印过一张纸后，先空走两张纸，将滚轴上的墨带出来后再打下一张。（4）“大”画笔图片的打印有的画笔图片是在大尺寸下逐点修改的，费尽心血改好后发现打出来图片大了些，如果用画笔直接缩小，那么逐点修改的效果就不复存在了。通常可以在ACDSee中打印，在打印选项中勾选“fittopage”项即可。若手头没有类似看图软件，那么Word就可以大显身手了：在Word中设好页面，再插入图片，就会发现图片完好无损，打印出来的效果也不受影响。这种方法适用于WORD允许插入的各种格式的图片。第三节产生特殊格式的方法“自动更正”中的一些功能很有趣也很有用，如果经常能用到，最好记住他们：输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；输入冒号和括号的半边就成了一个或生气或高兴的小脸；5“自动更正”里有很多这样的例子。除了自动更正中所列的条目，也可以自己添加更正项目，比如输入“*+”就自动替换为“×”，这就大大方便了你的输入。还有一些可以产生特殊格式的方法，用它们可以修改字体格式可产生段落的边框。如果有兴趣，不妨试一试：加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（-），按回车键，就出现一条横线。加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的~（读波浪号），按回车键，就出现一条波浪线。加双横线：在一空行内，连续输入三个以上的等号（=），按回车键，就出现双横线。加粗虚线：在一空行内，连续输入三个以上的星号（*），按回车键，就出现一条小方块组成的虚线。加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。加虚线：如果是想加任意长的虚线，就先启动输入法，保证标点的输入处于全角状态，按Shift+6键。启动输入法后，输入“￥￥￥”，按回车，会自动变成￥￥￥。等等。第四节文本框的妙用在基础部分我们讲了文本框的链接，下面说一下它的具体应用。看报纸时，经常能看到文章在一版中放不下时会使用“转第×版”字样，这是很有用的排版方式。如果利用Word做板报，也会遇到这种情况，将一篇文章分解成几部分，还想使这几部分为一个整体，任何一处增删了文字，它都可以6自动重新排版。解决办法就是利用文本框的链接。在不同版面的相应位置画好文本框，然后依次建立链接即可。链接方法：选中第一个文本框的边框，单击鼠标右键，从中选择“创建文本框链接”，鼠标指针变为“水杯形状”，然后将鼠标指针移至第二个文本框上，单击左键，就完成了文本框的链接。接下来选中第二个文本框，同样从右键菜单中选择“创建文本框链接”，将鼠标移动到下一个文本框中单击，就可以建立下一级的链接。依次建立好所有的链接，将文字灌入就可以了。链接好的文本框，如果将其中一个删除，文本会在剩余的文本框中重新填充。横排文本框只能与横排的文本框链接，竖排与竖排的链接，不能混合链接。在实际的工作中，还会遇到这样的一个问题：如需要将文本用A3（或B4）纸分两栏，正反两面打印，以便在中间对折进行装订。以一个8页文档为例，你可以这样来做：新开一个文档，按需要进行页面设置，这里我们设置为A3纸横向放置。在页面上画两个等大的文本框，文本框大小按对折后的有效页面调整，设置文本框边框颜色为无色。将两个文本框复制，然后按三次Ctrl+Enter键，在空白页上粘贴文本框。这样四页一共有八个文本框，给文本框按1-8编号，然后建立链接：1-8，8-2，2-7，7-3，3-6，6-4，4-5，可以通过“文本框”工具栏中的“上一文本框”和“下一文本框”按钮来查看链接是否正确。接下来就从第一个文本框中开始输入正文，或是粘贴大段文本。如果文档不只8页，就将此文档保存，作为一个基本单元。然后新建一个文档，将此文件插入若干次，再将第一批文本框中的第5页与第二批文本框中的第1页进行链接，依次类推。打印时选择正反打印，打印出来的文档对折后，可以按书本进行装订。7在编辑排版时则可以任意对文档进行修改，文档会自动按链接顺序在文本框中移动，而不会影响页与页之间的关系。按这种方法装订成册的文档，可以象书一样翻看，阅读起来非常方便，而且节约纸张、装订美观。第五节插入双页码有时需要在文档中插入两个不相同的页码，比如“总第12页第10页”的形式，含义是当前页为总文档的第12页，为本部分内容的第10页，这在文献资料或评审文件中经常要用到。可以用下面的办法解决：将文档需要重新排页码的地方插入分页的分节符，在文档结尾处也插入一个分节符。在第一节内，插入页码：单击“插入”菜单，选择“页码”命令，单击“格式”按钮，设定起始页码，然后关闭对话框（如图4-5）。图48图5图6在第二节内双击页码，切换为页眉和页脚形式，选中页码，单击“插入”菜单，选取“书签”命令，在弹出的对话框中，输入一个书签名称，比如叫“AA”，单击“添加”按钮，书签被加入了，同时对话框关闭（如图6）。图7将光标定位在页脚另一侧，单击“插入”菜单，选择“域”命令（如图7），在域代码文本框中输入“=AA-2”字样，关闭对话框，这时一个新页码被插入，显示值比页码小2。这种方法如果很好的利用，可以设置更为复杂的页码形式。第六节精简文档一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使文档的字节数降到最低限度。9将文件另存：选择“文件”菜单中的“另存为”命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子苗条多了。还有一招更灵：按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存。取消嵌入TrueType字体在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就把这一选项取消。如果嵌入了TrueType字体，就选中“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。合理插入图片文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。图片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩图片。删除老版本同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看文档是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。压缩文档如果有很多Word文档，一时用不到，但还需要长期保存着，就可以利用Winzip等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。第七节清除段落标记10从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？第一步将正常的段落符号转换成别的字符。单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“^p^p”，^p就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了（如图8）。图8第二步要删去非正常段落符号。按一下Ctrl+H，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。第三步就是恢复正常的段落标记。也就是把“%@@”全部替换成“^p”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。11实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。第八节复杂搜索条件在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。在“查找”对话框中单击“高级”，选中“使用通配符”项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。任何单个字符：？，如t?p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。任何字符串：*，如l*t可查出“let”和“light“letter”、“l与t”等。指定的某一字符：[]，如s[ia]t可查出“sit”和“sat”等。某一范围内的单个字符：[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前为r-t范围内的任一字符。除方括号中的字符外的某个字符：[!]，如m[