记录控制程序

中山市景鸿企业管理咨询有限公司记录控制程序文件编号JH-QP-02受控印章文件版本A/0制定日期2014年9月19日页次第1页共4页文件修订记录修订日期修订前版本修订后版本修订内容修订人2014.9.19A/0首次制订编制审核批准注意：体系文件为公司内部保密资料，未经许可不得私自复制或外传！中山市景鸿企业管理咨询有限公司记录控制程序文件编号JH-QP-02受控印章文件版本A/0制定日期2014年9月19日页次第2页共4页1.0目的：为确保本公司记录能有效的控制和管理，并能妥善的保存，便于以后追溯与参考。2.0范围：适用于本公司所有有关管理体系活动的记录，包括外来记录的管控。3.0定义：记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，记录可以是书面的，也可以是贮存在任何媒体上的。4.0职责：4.1相关人员/单位：负责本部门记录的编制、标识、保存并监督管理。4.3文控中心：负责记录的统筹管理，并指导正确的装订、管理方法；5.0内容：5.1表单格式的编制、更改5.1.1为满足管理体系的需要，根据实际的状况，各部门可自行拟定表单格式,编制完成后需提出受控申请进行审核,并由申请部门在《受控记录总目录》中将表单的管控信息填写完整,其中包括:表单编号、版本、表单名称、记录来源、归档部门、保存部门、保存期限、提交及保存方式。5.1.2编制部门需在表单的左下角注明该表单形成记录后的审批流程，在其右下角标注表单编号。5.1.3新建立表格时应尽可能考虑表格的通用性，在工作中需制定新表格时，应向文控中心查询有无此类表格。若文控中心无此表格时，应充分评估是否可以在其它类型相同或相似的表格基础上进行适当修改以达到通用目的；5.1.4为确保表格的充分性和适宜性，表格设计完成后应交部门经理审核，并填写《文件受控申请单》连同样表报管理者代表审批；5.1.5对于表格在使用过程中不适用的部分，任何表格使用的部门均可向表单制订部门提出修改意见，由表单制订部门填写《文件更改申请单》，交部门负责人审核，管理者代表审批。5.1.6获得审批后的《文件受控申请单》《文件更改申请单》交文控中心，同时应连同表格的电子版表格一并共享给文控中心，由文控中心及时将新版共享到文件服务器上，并通知到各部门/车间，以确保各使用场所及时将旧版表格销毁；5.1.7鉴于公司成本考虑，若表格修改后仍有大量旧版库存，经评估对后续的工作影响不大的可向管理者代表申请旧版库存用完为止再切换为新的。5.2表单的使用、监控5.2.1新表单正式受控后，由表单编制部门负责对其填写方法进行指导，以确保表单的正确使用。为节约成本,表格可申请发外铅印，发外铅印需以《申购单》的方式向物控部提出申请请购，原有铅印表格用完后需继续发外铅印时，应提交文控和管理者代表再次评审，以确保表格的适宜性。在申请表格A中山市景鸿企业管理咨询有限公司记录控制程序文件编号JH-QP-02受控印章文件版本A/0制定日期2014年9月19日页次第3页共4页的铅印时应考虑以下因素：a使用量非常大；b表格的通用性很强；c表格修改的可能性很小等。5.2.2表单形成记录后，各级人员必须严格按照表格的审批流程进行审批，如审批流程发生变更时，需及时修订。各使用部门需建立本部门的《受控记录总目录》，以方便查阅及使用。5.2.3文控中心将公司所有受控表格共享在文件服务器上，以便使用人员查询并使用最新版本。5.2.4为确保各部门使用的表格均为有效版本，原则上只有文控中心建立文件夹保留所有表格书面档的原件，其它各部门/车间不保留表格的书面文档，有需要时直接在文件服务器上打印使用，若因电脑或网络问题不能从文件服务器上打印时，可到文控中心借阅或复印使用；5.2.5记录应使用蓝黑、黑色墨水或圆珠笔填写完整，不得使用铅笔和红墨水书写，记录的字迹和图面应清晰、完整。5.2.6所有质量记录不准用涂改液修改，若因笔误需对记录进行修改时，将需修改的内容用笔划上两杠，修改后的内容写在旁边，修改人需签名并写上修改日期。5.2.7记录可以呈任何媒体形式，包括书面记录及其他媒体（如软盘、光盘拷贝、电子媒体等）。如为非书面媒体的记录，如可行应转换一份书面形式的记录以备查阅和存档。5.2.8记录的签名栏不可以有空白，以确保所记录的事项得到充分的评审。如表格是由于支持某份文件而产生的，使用时应充分考虑此份文件对于表格使用的要求，如填写以及评审的要求等。5.2.9表单格式编制人负责对表单使用的相关人员进行培训，以确保表格使用的最新版本。文控中心负责最少每月进行一次对各部门记录的使用情况进行稽查（内审时为必稽查项)，并将结果记录于《受控文件评审稽查表》中。5.2.10文控中心对于《受控文件稽查表》的不符合项追究相关责任人责任，并按照《体系运行管理制度》中的相关条款进行处罚。5.3记录的整理、装订5.3.1各部门所有使用的记录需每月月底按记录的类别、时间顺序或编号等进行整理，并用装订夹进行装订成册后进行保存。5.3.2记录保管人在接收到记录时，应确认其是否完整、破损、有无按要求装订,如未按要求则退回记录提交人按要求整理后再提交5.3.3确认记录按要求装订后记录保管人需在《记录总览表》中并作好相应的登记以便查阅。5.3.4各项记录装订成册后使用文控中心统一拟定的封面进行装订，封面需显示以下内容：记录名称、记录编号、装订日期、记录日期、装订部门、提交记录时间、装订人、交接人、保存部门、接收人、保存期限等。B中山市景鸿企业管理咨询有限公司记录控制程序文件编号JH-QP-02受控印章文件版本A/0制定日期2014年9月19日页次第4页共4页5.3.5记录的保存期限、保存方式、归档部门、保存部门、提交保存时间等，均要与《受控记录总目录》相符。5.4记录的管理5.4.1记录贮存应顾及防潮、损坏和安全，并管理得当、便于调阅，以利于在工作中追溯和参考之用。5.4.2记录一般应以原件归档，以确保所保留信息的准确性，但对于热敏纸传真形式的记录应复印后保存复印件。记录的存贮环境应适宜，以防止损坏、变质和丢失，以便于记录的长期保存。5.4.3各部门记录管理员定期整理超过期限的记录并填写《文件销毁清单》，由部门负责人审核，管理者代表批准后交文控中心组织统一对超过期限的记录进行销毁处理。5.5“记录控制程序”流程图流程图执行部门/人依据文件执行记录表单编制部门各部门表单使用部门文控中心记录归档部门记录保存部门文控中心《文件控制程序》《体系运行管理制度》《受控记录总目录》《受控记录总目录》《文件受控申请单》《文件更改申请单》《受控文件稽查表》《记录总览表》《文件销毁清单》6.0相关文件6.1《文件控制程序》6.2《体系运行管理制度》7.0相关记录7.1《受控记录总目录》7.2《记录总览表》7.3《文件销毁清单》7.4《受控文件稽查表》C表单的编制/更改记录管理记录的整理/装订表单的使用/监控