考勤数据处理

考勤数据处理1、初步处理考勤机导出来的数据不一定能够直接使用，可能是文本模式，可能是锁定模式，建议将所有数据复制粘贴在新的EXCEL表格中（图1）。选中C列，数据-分列，出现以下对话框，如果有两列数据或者多列数据可以使用“固定宽度”，分隔数据。得出结果（图2）.图2图12、使用数据透视表图二中同一天可能会存在多个考勤数据，使用数据透视表能解决诸多问题。选择“插入-数据透视表-选择数据源”，选定透视表的行与列，一般将“姓名”、“考勤号”及“日期”作为行，将“签到时间”作为列，同时区分出“签到”和“签退”。图3“签到”和“签退”使用“最小值”和“最大值”，并将时间格式设定为“时间”。得出以下表格（图6）选中透视表，工具栏出现“分析”及“设计”两栏，选择“设计”，自行调整表格，个人觉得如果功能不熟悉，可以逐个尝试，直至达到自己想要的效果3、数据再处理我们发现当使用透视表的“最大值”和“最小值”功能时，如果一天只有一次考勤时间，则这个时间为最大或者最小，我们需要将这个数据处理。将透视表的数据复制粘贴，可以选择“选择性粘贴-保留值和数字格式”，并对数据进行二次处理，公式为“=IF(O212/24,O2,“”)”,表示的是如果O2单元格的时间小于12点，则签到时间为O2，反之则没有数据，当然每个公司对于出勤的时间处理都有规定，比如什么时间开始算作迟到，什么时间算作旷工，这个根据实际情况来判断。这些处理结束后，复制Q列和R列的数值，依旧只保留值和数字格式。这会的考勤数据已经能进行迟到早退等的处理。“迟到”和“早退”使用IF条件，这里的迟到时间=7:30，早退时间=17:00。关于24小时的表达法，如果是7点15分，保留整数位，分钟除以60作为小数位，即7.25/24。迟到=IF(O27.5/24，1，“”)早退=IF(AND(P20，P217/24),1，“”)，如果仅使用“P217/24”这个条件，无考勤数据也符合这种条件，因此多加一条。出勤次数=COUNTIFS(O2：P2,””)4、数据横置如果是少数的数据，在粘贴中有一项“转置”工具，但是我们处理的考勤数据往往有几十个甚至上百个，使用手动转置过于麻烦，我求助了万能的QQ群，得到一个公式：=SUMIFS($D$2:$D$15,$B$2:$B$15,$B20,$C$2:$C$15,E$19)，我的理解是：我们需要李四（B20）在1月1号（E19）的签到时间(D2：D15)，加”$”绝对引用，这种引用可以保证下拉或者右拉的时，引用区域保持不变。其中E2无数据，引用这个公式会出现“00:00”，处理数据时可以使用“查找-替换“，将数据清空。有时我们只需统计迟到、早退等次数，使用公式：=COUNTIFS($B$2:$B$15,$B34,$F2:$F15,)”代表非空单元格，如果需要更详细的，可以输入你所需要查找的内容。5、数据美化最后一步，将你所需的数据复制粘贴，记得保留“值和数字格式”。