费用报销审批制度及流程

费用报销审批制度及流程总则第一条：为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。第二条：本制度中所称费用的是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通信费、办公费及其他费用等。第三条：本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理及以上高层管理人员费用按实报销，无出差补贴。备用金借支程序第四条：各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。第五条：备用金借支程序：借支人填制借支单，按规定权限由总经理审批后交会计编制记账凭证，由CFO会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借支人支付备用金。第六条：管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员不能有拖欠公司款项的不良记录，须经财务和总经理认可。第七条：备用金借支人须在公务完毕后及时按照审批程序到财务部结清备用金，不能及时结清的，借支人必须按规定时限结清备用金，前款不清后款不借。每年12月31日前，除12月下旬借支的备用金外，其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。第八条：借支单是财务部门处理账务依据之一，除当日借支７日内报清的以外，报销费用时借支单不予退还；声明归还借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。第九条：备用金是为保证公务需要而设，因私不得借支备用金。费用报销程序第十条：费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，按规定权限审批后交会计编制计账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金金额；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。第十一条：所有票据必须是合法的正式发票。除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（税务机关干部监制的票据除外）及白条不予报销。公务中因个人原因违章的罚款单不予报销。第十二条：原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相领票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。第十三条：原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。第十四条：除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票号并签名。第十五条：不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。第十六条：费用报销后，由财务部记入个人费用登记簿，按月上报总裁审核。业务员的费用列入个人销售费用进行成本考核。审批权限第十七条：备用金借支和费用的报销金额在2000元（不含本数）以下的，由部门经理确认，总监或主管副总裁审核，财务部经理复核后，报总裁审批。第十八条：备用金借支和费用的报销金额在2000元（含本数）以上的，由部门经理确认，总监或主管副总裁审核，财务总监核准后，报总裁审批。第十九条：部门经理的备用金借支和费用报销由总监或主管副总裁审核确认，按第十七、十八条规定权限分别报财务部经理或财务总监审核后，报总裁审批。第二十条：总监或副总裁的费用报销由财务总监审核后，报总裁审批。第二十一条：财务总监和总裁、董事长的费用报销交叉审批。出差补贴标准第二十二条：公司员工出有效期应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。第二十三条：公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。第二十四条：长途出差交通工具乘坐标准，如表9-1所示。表9-1长途出差交通工具乘坐标准表级别飞机火车轮船总监普通舱硬卧及以下二等舱及以上部门经理——硬卧二等舱主管及以下——硬卧三等舱第二十五条：出差补贴实行全额包干制。第二十六条：宾馆或酒店标准，如表9-2所示。表9-2宾馆或酒店标准表级别宾馆或酒店标准客房标准总监四星级标准客房经理三星级标准客房主管及以下人员无星级标准客房除本制度另有规定外，公司其他任何员工不得住标准客房以外的各类特色房、普通套房和豪华套房等高标准客房。考虑到全国各地住宿实际情况的不同，为避免因住宿标准制订过低，给住宿带来困难，不利于工作开展，给公司形象带来负面影响及增加个人负担，个人单独出差实际住宿费高于包干住宿标准的，如住本条上表现定的标准及以下客房的将被视为合理住宿，允许按实报销；公司员工应尽量选择低星级的宾馆或酒店住宿，以减少开支。第二十七条：出差人员的住宿费在住宿标准内据事报销，超支部分自理，规定标准内节约部分按60%返还。公司员工出差无住宿发票的，按实际住宿天数，每人每天按照包干总额的40%给予补助。但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。第二十八条：出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴；当日有出租车票的，当日不计算交通补贴。招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，招待费发票未注明日期的，一张招待费发票视同一天发生招待费，并不予计算伙食补贴；出租车票必须注明往返地点及用车事由，出租车票无日期的，且出租车票数量超过出差天数2倍及以上的，出差期间不予计算交通补贴。第二十九条：出差人员的交通补贴、伙食补贴天数按出差自然天数减云一天计算，即算头不算尾；住宿补贴按实际住宿天数计算。第三十条：出差人员超标准乘坐交通工具须经总裁签字同意方可报销，并须事先请示；飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经总裁签字同意方可报销。第三十一条：公司员工出差夜间（指晚8时至次日晨7时）连续乘坐硬座火车超过8小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的50%。第三十二条：长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报总监或主管副总裁、财务总监、总裁审批后，按票价的50%报销。第三十三条：公司员工随同主管及以上级别人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级别人员相应标准执行；公司员工随同副总裁及以上级别人员一同出差，原则上不予发放伙食补贴和交通补贴。第三十四条：司机带车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干，不享受交通补贴，标准参见一般员工包干标准。第三十五条：公司员工出差途中，经批准可绕道回家控亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。公司员工在私房（家）所在地或父母所在地出差，不享受住宿补贴，伙食补贴减半发放，交通补贴仍按标准发放。第三十六条：公司员工在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补贴，不发住宿补贴和交通补贴，住院超过1个月的停发伙食补贴。第三十七条：出国人员差旅费的报销严格按照财政部、外交部相关文件执行。市内公共交通费标准第三十八条：市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。第三十九条：市内出租车费报销标准。表9-3市内出租车费报销标准部门级别每月限额/元营销部门总监400经理300综合部门总监300经理200限额以下凭票据实报销，差额不补。第四十条：凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准。第四十一条：年有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。第四十二条：报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追邀当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部处理。通信费标准第四十三条：通信费指因公使用通信工具而发生的费用，包括移动电话等。通信费一律实行凭票限额包干报销制。第四十四条：移动电话通信费指到营业厅交费凭正规票据报销，充值卡不予报销。使用移动电话的员工，其裸机的购置费及上户费等一律由使用者本人负担。第四十五条：通信费报销标准如表9-4所示。表9-4通信费报销标准表部门级别每月限额/元营销部门总监600经理400主管300业务员200综合部门总监500经理300主管200特别岗位200限额以下凭话费单据实报销，差额不补；享受通信费补贴的出差人员的国内漫游费按80%据实报销，其当月话费单除国内漫游费外，其余话费按规定标准报销，超支月份不弥补不足月份的通信费。综合部门特别岗痊人员须由部门上报，经总裁批准确定。第四十六条：享受通信费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通信畅通。业务招待费标准第四十七条：业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。第四十八条：各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、总监或主管副总裁同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、总监或主管副总裁批准并报行政办公室登记备案，记入部门招待费。第四十九条：各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理、总监或主管副总裁同意，限额接待。第五十条：招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。办公费标准第五十一条：办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。公司办公费统一由行政办公室指定专人进行控制与管理。各部门所初编制预算，按月分解编制，经研究核准后，必须在限额内领取使用，超支不报。第五十二条：各部门申请购置办公用品、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政总监审批后执行。第五十三条：行政办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。其他费用标准第五十四条：误餐补贴。公司员工根据公司规定，免费享受工作午餐，如员工在市内办理公务，因故不能返回享受工作午餐的，按工作餐标准给予误餐补贴，但陪同宴请客户及市外出差工人员不享受误餐补贴。误餐补贴由行政办公室负责发放，公司员工凭领取的未使用的工作餐券每月最后一天到行政办公室换取理金，由行政办公室统一到财务部报账。第五十五条：礼品费。因工作特殊需要，需赠送客户礼品的，须经总裁同意由行政和办公室统一采购，个人不得私自赠送礼品。第五十六条：加班班。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底随同工资一起发放。第五十七条：司机出车补贴。司机工作时间（9：00-17：00）在市区内出车，不计算出车补贴；司机工作时间以外加班，视不同情况分别处理：（1）加班取件：按实际用车时间，填写加班单，行政办公室统一上报，由人力资源部计入当月工资发放。（2）接送客户：只负责接送客户，按加班取件办法处理；全程跟车陪同客户的，原则上不得随同客户一起用餐和娱乐，司机用餐须自行解决。①司机自己解决用餐的，公司按工作餐标准发放伙食补贴，并按实际用车时间（含等候时间）计算加班补贴。②司机随同客户一起用餐未与客户一起娱乐的，不计算伙食补贴，但按实际用车时间（含等候时间）计算加班补贴。③司机随同客户一起用餐和娱乐的，不计算伙食补贴，但按实际接送时间（含等候时间）计算加班补贴。⑶其他情况：按加班取件办法处理。⑷司机双休日和节假日加班，参照以上规定及国家、公司有关规定办理。附则第五十八条：主管及以上人员的职务以人力资源部的正式聘任通知为准，对外使用的职务不对内使用，也不享受本制度规定的各项对应级别标准报销有关费用。第五十九条：休探亲假人员的费用报销标准按人力资源部的规定执行。第六十条：备用金借支和报销单据的审核，财务部随时受理，但报销款的领取时间为每周星期二、四，其余工作日财务部不办理。第六十一条：本制度自修订之日起实行。第六十二条：本制度由财务部负责解释。