商务会谈的礼仪

商务会谈的礼仪一、提出会见要求与答复（一）提出会见要求：应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予回复，约妥时间。如因故不能接见，应婉言解释。（二）作为接见一方的安排者：应主动将会见（会谈）时间、地点，主方出席人，具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者，则应主动了解上述情况，并通知有关的出席人员。（三）准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。主人应提前到达。二、会见、会谈的程序（一）主人在大楼正门或会客厅门口迎接客人（如果主人在会客厅门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅）。（二）会面介绍，宾主握手。介绍时，应先将主人向客人介绍，随后将客人向主人介绍。如客人是贵宾（国家元首），或大家都熟悉的知名人物，就只将主人向客人介绍。介绍主人时要把姓名、职务说清楚。介绍到具体人时，应有礼貌地以手示意。（三）会见、会谈结束，主人送客人至车前或门口握手告别，目送客人返去后再退回室内。三、会谈座位的安排双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。小范围的会谈，也有不用长桌，只设沙发，双方座位按会见座位安排。会见座位图如果会谈长桌一端对向正门，则以入门方向为准，右为客方，左为主方（如下图所示）。会谈长桌座次图多边会谈，座位可摆成圆形、方形等（如下图所示）。多边会谈座位图小范围会谈也可以不用长桌，只设沙发，双方座次按会见座次安排。四、会场安排（一）会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多，厅室面积大，主谈人说话声音低，宜安装扩音器。会谈如用长桌，事先排好座位图，现场放置中外文座位卡，卡片上的字体应工整清晰。（二）如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。（三）会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。五、会议开始（一）会议主持人：主持会议要注意介绍参会人员，控制会议进程，避免跑题或议而不决·控制会议时间（二）会议议题：会议需形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；（三）赠送公司的纪念品；·参观，如参观公司，或厂房等。六、会议商谈（一）介绍：介绍一般有两种形式，即自我介绍和通过第三者进行介绍。自我介绍由于其介绍的局限性，使用较少，所以由第三者介绍较为普遍。介绍时，被介绍的一方应主动站起，面带微笑，以示尊重。介绍一般按下列礼节进行：1．先把年轻的介绍给年长的。2．先把职位、身份较低的介绍给职位、身份较高的。3．先把男性介绍给女性。4．先把客人引见给主人。5．先把个人介绍给主体。（二）握手在介绍认识或见面时，握手作为一种最简单的动作语言被世界各国广泛采用。握手虽然简单，但也有许多地方应加注意：1．握手的主动与被动。一般情况下，主动和对方握手，表示友好和尊重。在来宾登门拜访时，主人应主动握手，用以表示欢迎和感谢；在客人离别时，主人应被动握手，否则是不礼貌的。2．握手的时间和力度。握手时间要适中，时间过短显得没有诚意，时间太长又会使对方尴尬，一般应把握在3秒～6秒之间；同时间一样，力度也应适度，过轻或过重都不可取。3．握手者的姿态。握手者的面部表情是配合握手行为的一种辅助动作。握手时，应注视对方，面带微笑，使人有亲切、友好的心理感受。切忌左顾右盼、心不在焉和面部表情冷淡；否则，容易引起对方猜疑和不信任。4．女士与人握手时应先脱去右手手套，男士则必须先脱去手套再行握手。（三）致意有时谈判的双方或多方之间相距较远，在不需逐一介绍的情况下，可采用举右手打招呼或点头的形式表示敬意；对于不相识或仅有很少接触的谈判人员和相识者，在同一场合多次会面的情况下也可采用此种形式。（四）谈判者的举止谈判者的举止是指谈判者在谈判过程中坐、站、行所持的姿态。在商务谈判中，对举止的要求是举止适度。那么，怎样的坐姿、站姿和行姿才算适度呢？1．坐姿。从椅子的左边入坐，坐下后，身体应尽量保持端正，并把两腿平行放好。坐在椅子上转动或将腿向前伸或向后靠，都是违反正常礼仪的表现。谈判中，不同的坐姿传递着不同的信息：(1）挺着腰笔直的坐姿，表示对对方或对谈话有兴趣，同时也是一种对人尊敬的表示。（2）弯腰曲背的坐姿，是对谈话不感兴趣或感到厌烦的表示。（3）斜着身体坐，表示心情愉快或自感优越。（4）双手放在翘起的腿上，是一种等待、试探的表示。（5）一边坐着一边双手摆弄手中的东西，表示一种漫不经心的心理状态。2．站姿。正确的站立姿势应该是两脚脚跟着地，两脚成45度，腰背挺直，自然挺胸，两臂自然下垂。在谈判中，不同的站姿会给人不同的感觉：（1）背脊笔直给人充满自信、乐观豁达、积极向上的感觉。（2）弯腰曲背给人缺乏自信、消极悲观、甘居下游的感觉。3．行姿。行走的姿态男女有不同的要求。男性走路的姿态应当是：昂首、闭口、两眼平视前方，挺胸、收腹、直腰。行走间上身不动、两肩不摇、步态稳健，以显示出刚强、雄健、英武、豪迈的男子汉风度。女性走路的姿态应当是：头部端正，但不宜抬得过高，目光平和，直视前方。行走间上身自然挺直、收腹，两手前后摆动幅度要小，两腿并拢，小步前进，走成直线，步态要自如、匀称、轻柔，以显示出端庄、文静、温柔、典雅的女子窈窕美。（五）谈判者的谈吐与举止一样，谈判者的谈吐是影响谈判的又一重要因素。总的来说，交谈时表情要自然、表达要具体。具体如下：1．我方发言之后，应留出一定的时间供对方发表意见，切忌喋喋不休，以自我为中心。2．对方发言时，应认真听取，不要表现出心不在焉的样子，如注视别处、伸懒腰、玩东西等漫不经心的动作都是应该避免的。3．要善于聆听对方谈话，不要轻易打断别人的发言，即使有不同的观点和看法，也应等对方讲完后再表达。打断别人的谈话是不礼貌的行为。4．交谈时应使用礼貌用语。如你好、请、谢谢、对不起等。5．交谈中不能出现伤害对方的言词，否则会激怒对方。应避免的词语，如：你总是……，你需要明白的是……，冷静下来！不用说……，显然……，听着……，等等。另外，谈判服饰的选择也很重要，谈判者应根据自己的身份、地位、年龄、场合的不同，选择得体的服饰。一般说来，西装（西装套裙）已成为谈判中普遍认可的服装。