用友U8采购管理系统的“业务及权限控制”参数设置

龙源期刊网采购管理系统的“业务及权限控制”参数设置作者：李江霞李竹梅王达来源：《中国管理信息化》2017年第13期[摘要]采购管理系统是供应链管理系统中的重要子系统，其初始化设置工作的正确性，不仅对采购管理系统本身，而且对其他与之相关联的系统也有影响，本文对采购管理系统初始化工作中容易出现错误的“业务及权限控制”参数设置进行了详细阐述，企业可以对照使用，从而避免出现问题。[关键词]业务及权限控制；采购管理；用友U8doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.13.028[中图分类号]F235.19；F275.2[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2017）13-0067-040引言用友U8采购管理系统从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供了一个良好的管理平台，因其与生产制造系统、库存管理系统、应付款管理系统、存货核算系统等多个系统都存在接口关系，所以采购管理系统在供应链中的作用非常重要。但笔者在项目调研中发现，有的企业应用采购管理系统总是出现这样那样的问题，究其缘由，竟然是采购管理系统在初始化时的某个参数设置错误，并导致后续一系列错误的发生。如图1所示，“采购选项设置”共分“业务及权限控制”“公共及参照控制”“采购预警和报警”三个页签，本文对其中容易出现错误的“业务及权限控制”参数设置进行了详细阐述。1“业务选项”区域1.1普通业务必有订单为解决企业以订单为核心的采购管理模式，采购的业务必须有采购订单，可以通过采购订单跟踪采购的整个业务流程。勾选选中时，采购到货、入库、发票、退货，都需要有订单作为依据。到货单、采购入库单、采购发票、红字采购入库单，都不能手工新增，必须参照来源单据生成。1.2直运业务必有订单龙源期刊网一些企业有直运的业务，即产品不进行入库，企业在接到客户订单后向供应商订货，并且由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，企业分别与供应商和客户进行结算。此选项在采购管理系统中只作为显示，如果要修改，只能在销售管理系统中进行修改。当选择直运业务必有订单时，直运业务的起点为销售订单，在采购系统中，直运采购订单必须参照直运销售订单生成，直运采购发票只能参照直运采购订单生成，二者都不能手工新增。1.3启用受托代销只有在建账时企业类型选择为商业或医药流通时才可以选择此参数。此参数与库存系统中的“有无受托代销业务”属于一个参数，可以在采购系统或库存系统中进行设置，在其中一个系统设置，同时改变在另一个系统的选项。1.4受托代销业务必有订单此选项用于选择受托代销业务是否必有订单。只有启用受托代销后，才能编辑此选项。同样，如果选中了受托代销业务必有订单，则受托代销相关的到货单、发票只能参照采购订单生成，而不能手工新增。1.5允许超订单到货及入库用于支持企业在实际业务过程中存在到货和入库时，存货的数量超过订单中对应存货的数量的业务。不选中，说明不允许超订单到货及入库，参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。选中说明允许超订单到货及入库，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“入库超额上限”中进行设置，并保证“到货单/入库单的数量≤订单数量*（1+入库超额上限）”。具体使用方法如下：（1）如果企业的所有采购都必须根据订单入库，则此选项最好与“必有订单”选项联合使用。即选中“必有订单（根据不同的业务类型选择）”，不选“允许超订单到货/入库”，这样，所有的采购业务必须通过采购订单执行，而且到货/入库的数量要小于或等于订单数量。（2）如果企业只是对一些重要存货进行到货/入库数量的控制，其他存货不进行控制，但不允许接收没有订单的存货，可以选中“必有订单”，并且选中“允许超订单到货/入库”。同时，对于允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中设置可以超的上限值；对于不允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中将“入库超额上限”值设置为0或不设置（默认为空）。如果企业对于存货的到货/入库数量不进行控制，则做业务时也可以直接手工增加到货单，不走订单环节。1.6允许超计划订货龙源期刊网计划和ROP计划中的计划量生成订货时的订单量能否超计划量的控制。选中说明允许超计划订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“订货超额上限”中进行设置，并保证参照MRP/MPS计划生成的请购单或采购订单时“累计订货数量≤对应MRP/MPS计划的计划数量*（1+订货超额上限）”。若参照ROP计划则不控制数量。1.7允许超请购订货选中说明允许超请购订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“请购超额上限”中进行设置，并保证在允许超请购订货时“累计订货数量≤请购单数量*（1+请购超额上限）”。1.8供应商供货控制下拉框有“不检查”“检查提示”“严格控制”三个选择，具体说明如下：（1）不检查。在录入单据和保存单据时不检查供应商与存货的对应关系；采购单据选择供应商后，可以参照到所有外购属性的存货。（2）检查提示。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。（3）严格控制。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，如果不在供应商存货对照表范围内，则单据严格控制不允许保存；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。2“入库单是否自动带入单价”区域勾选则表示由系统自动带入单价，用户可自选手工录入、参考成本、最新成本几种取价方式。3“订单/到货单/发票单价录入方式”区域3.1手工录入若选择，则在录入订单、到货单、发票时，价格需手工录入。3.2取自供应商存货价格表价格若选择，则在录入订单、到货单、发票时，根据当前增加的单据的供应商与存货，到供应商存货价格表查询是否有相应的记录，如果有相应的记录，则带入相应供应商存货的无税单价、含税单价、税率，可修改；如果供应商存货价格表中没有相应的记录，则让用户录入。龙源期刊网最新价格系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。取价规则参见以下“历史交易价参照设置”。4“历史交易价参照设置”区域在单据中录入存货价格时，系统提供了参考以前的一些采购交易价格的功能。此选项用来设置价格参照时，要参照哪类单据，显示多少次的交易价，并可以选择是否要根据供应商进行取价。4.1来源用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和最新价格时取该单据的价格。选择内容有订单、到货单和发票。4.2按供应商取价选中则按照当前单据的供应商带入历史交易价。4.3显示最近历史交易价记录次数在此录入参照时所显示的记录数，默认为10。5“权限控制”区域此区域设置对采购管理是否进行存货、部门、操作员、供应商、业务员和金额审核的权限控制。以“检查金额审核权限”为例。此选项解决一些企业对采购订单的金额进行审核控制，而且要求不同的级别有不同的审判权。如果“订单金额≤操作员可审核金额”，采购订单审核成功；如果“订单金额操作员可审核金额”，则系统提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核××号单据”，采购订单审核不成功。具体使用时，除勾选“检查金额审核权限”外，还需在企业应用平台左侧工作列表的“系统服务—权限—金额权限分配”中选择操作员与级别，并设置每个级别的金额。需要注意的是，此选项并不控制账套主管的权限。6“最高进价控制口令”区域系统默认为“system”（小写），可修改，可为空。设置口令表示在填制采购单据时，若货物本币无税单价高于最高进价，则系统会提示并要求输入控制口令，口令不正确不能保存采购单据。龙源期刊网系统按规则取最高进价（先从供应商存货对照表中取值，后从存货档案中取值）；对于参照来源单据生成的采购单据，如果对来源单据也进行最高进价控制（比如根据采购订单生成采购到货单），则最高进价来自来源单据中的最高进价（不再从供应商存货对照表或存货档案中取值）。7“修改税额时是否改变税率”区域在单据中，税额一般不用修改，即根据金额和税率计算得到。但在有些情况下，比如发票，系统计算出的税额和用户手工开票的税额相差几分钱，为保证手工票据与系统中的票据的一致性，用户可以调整税额尾差。选项说明如下。（1）“修改税额时是否改变税率”与“容差控制”（单行容差、合计容差）是互斥的，即当用户选择修改税额时改变税率，则在单据中修改税额时，系统会反算税率。此时容差控制不允许修改，即不进行容差控制。（2）如果不选中“修改税额时是否改变税率”，此时用户可以录入容差（单行容差、合计容差），在单据中修改税额时，系统不反算税率，而是根据选项中录入的容差，检查当前税额的变化是否超过了容差。单行容差用于检查每一行的税额的变化是否超过容差，合计容差用于检查本单合计的税额的变化是否超过容差。（3）单行容差默认为0.06，合计容差默认为0.36。用户可以修改。设置了容差后，在单据中用户修改税额后，税额的变化超过容差时，对于单行容差系统提示，取消修改，恢复原税额。对于合计容差，保存单据超过合计容差时，系统提示，返回单据，让用户重新修改。另外需要注意的是，若单据表体存在多种税率，则系统不进行合计容差控制；若启用应付管理，则应付管理选项中的容差会读取采购选项中的容差的值，且在应付系统中不可修改。8“结算选项”区域（1）在商业企业中，有些用户希望把采购时发生的运费、邮费等费用分摊到采购存货的成本中。“商业版费用是否分摊到入库成本”选项就是让用户选择是否要将费用分摊到采购的存货的成本中。如果选中，则对于采购发生的费用，可以在采购系统的手工结算和费用折扣结算中，将填制的费用发票分摊到对应的入库单上。（2）如果选中“选单只含已审核的发票记录”，则自动结算和手工结算时只包含已审核的发票记录。9结语需要注意的是，企业在进行参数设置之前，一定要详细了解各个选项开关对业务处理流程的影响，并结合本企业实际业务的需要进行设置。由于有些选项在期初记账或开始日常业务后龙源期刊网不能随意更改，企业最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。建议企业在开始日常的采购业务处理前将账套做个备份，以免意外情况发生造成数据的丢失。主要参考文献[1]毛华扬，邹淑.会计业务一体化实验教程（用友ERP-U8V10.1版）[M].北京：清华大学出版社，2014.[2]李吉梅，杜美杰，盘梁娟，等.场景式企业财务业务综合实践教程（用友ERP-U8V10.1）[M].北京：清华大学出版社，2016.[3]王成.财务与供应链综合实践教程（用友ERP-U8v10.1）[M].北京：机械工业出版社，2014.