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采购管理岗位操作手册第1页共57页采购管理岗位操作手册第2页共57页1.采购申请1.1、录入采购申请路径：采购管理申请申请说明：1）除进入BOM计划的原材料（MRP运算最大最小库存物料,见以下《最大最小库存物料明细表》），其余原材料的计划都需在系统中录入采购申请。没上JOS系统的原材料使用单位，用OA向供应处提交采购申请，由供应处采购员录入采购订单。2）在系统中已有申请物料编码是提采购申请的必要条件。首先查看系统中有没有所提需求的物料编码，如没有，就要通知相应的采购员要求加码。3)搜索物料的编码的目的是记住编码方便录入申请时直接输入编码。“搜索物料”同时也可查询库存量，如有库存的物料，直接领用，就不用提申请。查看物料编码方法如下：1、双击上图所示的“搜索物料”进入以下“查找物料”表单：1）输入说明2）钩选显示数量3)单击查找采购管理岗位操作手册第3页共57页注：1）物料掩码就是物料编码的，知道物料编码可以直接录入物料编码查找；2）说明可以输入%模糊查找；3）钩选“显示数量”可查找库存量；2、单击上图所示的“查找”进入以下“物料搜索”表单：注：步骤1：首选项的设定说明：设定首选项的意义是方便每张采购申请的共用的必填项不再重复填写，减少工作量，设定后只对未退出系统有效。也可不设定，直接进入步骤2。1、双击上图所示的申请进入以下“申请-新建”界面：采购管理岗位操作手册第4页共57页2、单击上图所示的工具选择“首选项”进入以下“申请首选项”表单界面：注：需要时间可不选择。3、单击上图所示的应用后界面如下：1)单击工具1)选择组织2)选择地点3)点击应用采购管理岗位操作手册第5页共57页注：点击应用后右下角出现“新首选项现在开始生效”字样。步骤2：进入录入采购申请界面1、关闭“申请首选项：，进入采购“申请-新建”表单：1）录入申请说明：(部门+时间)用文字对提需求时间及部门说明，如冲焊车间20081022，规范说明格式；方便在“申请汇总”中查找,2）单击申请行，选择物料；3）黄色框信息属必填项；白色框信息可不填；1)编写说明2)单击后选择物料采购管理岗位操作手册第6页共57页选择建议供应商与地点是关联的，选出供应商后会自动带出地点，但多个事业部共用的供应商需要选择；联系人及电话人工录入；步骤3：选择物料\填写需求数量\填写需求时间；1、单击上图的第2“物料”和下图的第2后进入以下界面：2、单击上图第6“确定”，进入以下界面，填写物料的数量及需求时间：注：1）可多行申请；1)输入%2)确定3)输入%4)查找5)选中需求的物料6)确定1)录入需求数量2)录入需求时间3)存盘4)提交审批采购管理岗位操作手册第7页共57页2)保存后会自动生成编号，记住编号方便在“申请汇总”中查找此笔采购申请记录；3)状态显示未完成（未审批状态）；步骤4：提交审批采购申请1、单击上图第4“审批”后，进入以下界面：2、单击上图的确定后进入以下界面：注：1）单击“审批单据--**”表单中的确定后，表单自动关闭，返回到“申请-新建”表单；2）此时“申请-新建”表单中的“审批”按钮显示灰色，说明提交审批成功；1)单击确定采购管理岗位操作手册第8页共57页最大最小库存物料明细表序号物料编码描述类别基本单位采购员107010100001柴油;0#;GB252-2000石油加工、炼焦千克谭力207010100002煤油;合格品;GB253-1989石油加工、炼焦千克谭力307010100005汽油;93#;GB17930-1999石油加工、炼焦千克谭力407010400001机械油;10#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力507010400002机械油;100#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力607010400004机械油;32#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力707010400006机械油;46#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力807010400007机械油;68#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力907019900042抗磨液压油;32#;GB11118.1-1994石油加工、炼焦千克谭力1007019900043抗磨液压油;32#;德润宝;180kg/桶石油加工、炼焦桶谭力1107019900046抗磨液压油;68#;GB11118.1-1994石油加工、炼焦千克谭力1208100000007乐泰胶;LT495;20g/支化学原料及化学制品支江舒1308100000009乐泰胶;LT518;300ml/支化学原料及化学制品支江舒1408100000010乐泰胶;LT5699;300ml/支化学原料及化学制品支江舒1508100000011乐泰胶;LT648;50ml/支化学原料及化学制品支江舒1611990000001打包带;13.5*0.95;GB/T4456-1996塑料制品千克刘锦1720069901001焊丝;ER309L;圆;1;GB/T8110-1995金属制品千克林长彬1820069901002焊丝;ER50-6;圆;1.2;GB/T8110-1995金属制品千克林长彬1920069901003焊丝;ER50-6;圆;1;GB/T8110-1995金属制品千克林长彬2050000100001长帆布手套;GB12624-1990;帆布质量＞380g/m2劳保用品双刘锦2150000100005短纯棉帆布手套;GB12624-1990;帆布质量＞380g/m2劳保用品双刘锦2250000100006短维棉帆布手套;帆布质量＞230g/m2劳保用品双刘锦2350000100017线手套螺口;GB12624-1990;＞45g/双1#劳保用品双刘锦2450000100021线手套螺口;GB12624-1990;＞45g/双2#劳保用品双刘锦注：凡此表中的物料可不提申请，库存保持有最小库存数量。此表中的最大最小物料属暂定，另有变动再通知。采购管理岗位操作手册第9页共57页1.2、查看采购申请路径：采购管理申请申请汇总说明：查看采购申请目的是把已批准的采购申请自动创建成采购订单。“申请提头汇总”表单中的审批状态有五种：批准、处理中、未完成、已取消，拒绝。“已取消”表示申请人撤消提出的申请；“批准”表示的是已审批；“处理中”表示的是已提交审批；“未完成”表示的是未提交审批；“已拒绝”表示申请有问题审批人拒绝审批。采购订单审批状态在“未完成”“已拒绝”状态下可修改，除此之外不能修改。方法一(单笔查看)：步骤1：进入查找申请界面并查找申请单号1、双击上图所示“申请汇总”进入以下界面：1)单击申请编号按钮3)单击查找2)录入%4)选中要查找的申请155)单击确定知道编号直接输入6)输入(选出)编号后单击查找采购管理岗位操作手册第10页共57页注：1）在“申请编号”表体中出现申请单据明细记录，从中找出自己要查找的申请记录，查找时用查找说明或编制人的方法最有效；2）如果已知道“申请编号”的号码，以上步骤都可不做，直接在“查找申请”表单中的“申请编号”框中输入申请号码，然后单击（第6步）中的查找；这种查看方法只限于查找出已知的那条记录；要查看全部的申请物料那些审批了的来转换订单请看以下方法二的介绍；步骤2：查看采购申请内容2、单击上图第6步中的查找后，进入以下界面：（单笔查看操作完毕）注：上图如审批状态是“未完成”，单击“申请题头汇总”中的“打开”按钮打开此张采购申请，可提交采购申请审批；提交审批方法与“采购申请操作流程”提交审批处同样；方法二（全部查看）：步骤1：采购管理\申请\申请汇总1、（双击）采购管理\申请\申请汇总、操作进入以上界面：1)单击查找采购管理岗位操作手册第11页共57页2、单击上图的“查找”进入“申请题头汇总”界面：(全部查看操作完毕)注：1)此时采购员就可以把审批状态处于已“批准”的申请自动创建采购订单；“未完成”申请提示申请人提交审批；“已取消”的是单据状态是错误单据，视同作废的意义，错误单据不会在表单明细中删除；“处理中”的申请提示审批人即时审批；“已拒绝”的采购申请修改后重新提交审批；2)以上五种审批状态,“未完成”和“已拒绝”可以打开查看物料明细，“未完成”状态的单据在此可提交审批；3)上图表单可看出，“说明”列很重要，只要记住采购申请的说明，不用单据编号就可以找到自己所需要的单据行；1.3、查找采购申请审批状态为“已拒绝”的审批附注路径：采购管理通知汇总说明：如果采购员提交的采购申请审批状态为“已拒绝”，此时，就要去查询领导审批拒绝的原因，以便修改采购申请。步骤1：采购管理\通知汇总(双击)1、双击以上“通知汇总”进入以下界面：采购管理岗位操作手册第12页共57页步骤2：查看拒绝原因1、单击上图所示“打开”进入以下界面：1)钩选1)单击打开采购管理岗位操作手册第13页共57页1.3、审批采购申请路径：采购申请通知汇总说明：各个单位提出采购申请，需要相关主管领导审批后，才能形成一张有效的采购申请。物料使用单位在系统中提采购申请的单位，使用单位主管领导在系统中审批；审批后转发给供应处计采员；用OA中提申请的单位，系统外经申请单位领导审批，由供应处计采员在系统中做采购订单，供应处计采室主任在系统中作审批。采购申请提交审批通过后都不可修改，拒绝审批后才可以修改。所有审批的路径都是在“通知汇总”中进行，通知汇总理解为有业务通知你去处理，故在“通知汇总”中处理。以审批人的权限打开系统进入以下注意菜单：注：提醒审批人有两条通知待处理。步骤1：采购管理\通知汇总（双击）1、双击上图的“通知汇总”表单，进入以下“通知”界面：采购管理岗位操作手册第14页共57页注：钩选申请时可单行钩选，可用红色圆圈处的“全选”和“全部不选”按钮去选；2、单击上图所示的打开，进入以下界面：(审批操作完毕)注：1）在多张采购申请的情况下，在“步骤”处显示“第？页/共？页”；下一步显示每页物料要审批的明细；2）单击“审批”后，自动进入下一张审批界面；在“通知”列表中也自动清除；3）单击“拒绝”后，进入下一张审批界面；在“通知”列表中也会自动清除；4）使用单位领导审批后，还需单击“审批与转交”，转交给供应处计采员；在“通知”列表中也会自动清除；1)钩选要审批申请2)单击打开此处编辑拒绝的原因采购管理岗位操作手册第15页共57页2.原材料采购订单2.1、自动创建采购订单路径：采购管理自动创建说明：在录入了采购申请的前提下才能自动创建订单；自动创建订单它会把采购申请的信息带出，只需选填供应商。步骤1：采购管理\自动创建（双击）1、双击上图所示的“自动创建”，进入“查找申请行”表单：1)单击申请按钮2)单击查找采购管理岗位操作手册第16页共57页步骤2：钩选物料\自动创建单据1、单击上图所示的“查找”进入“自动创建单据”表单界面：注：1）可把相同供应商的物料创建在一张订单上，钩选相同供应商物料，单击“自动”按钮；2）订单也可一单一物，也可多一单多物（同一供应商的前提下）；步骤3：选择供应商1、单击上图“自动”按钮，弹出以下“新单据”表单：1)单击自动按钮1)单击供应商定按钮2)录入%3)单击查找采购管理岗位操作手册第17页共57页2、单击上图所示“查找”，进入“供应商”表单界面：步骤4：创建采购订单1、单击上图所示的“确定”，进入以下界面：注：1）供应商选出后，自动带出供应商地点，如果不能自动带出说明此供应商是多个单位供用的供应商，需要选择；1)选中所需的供应商2)单击确定1)单击创建采购管理岗位操作手册第18页共57页2）单击“创建”后，自动返回“自动创建单据”表单，已创建了的物料在表单中自动消除步骤5：再次创建采购订单1、单击上图所示的“创建”，进入以下界面：2、单击上图所示的“自动”，再次自动创建采购订单：注：1）“自动创建单据”表单中的供应商是“采购申请”所带入的建议供应商；1)单击自动按钮采购管理岗位操作手册第19页共57页2）“新单据”表单中的供应商是购买物料供应商；步骤6：选择入库（验收）方式：路