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公文文种、格式及行文规则例析省政府办公厅文电处主要内容一、《党政机关公文处理工作条例》简述二、公文种类：（一）文种适用范围及其特点（二）近似文种辨析（三）文种选用的依据三、公文格式四、行文规则五、公文审核要点一、《党政机关公文处理工作条例》简述《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）于2012年4月16日由中央办公厅和国务院办公厅联合印发，从2012年7月1日起施行。其主要内容包括：公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等六个部分，涵盖公文处理工作的全过程。1996年印发的原《中国共产党机关公文处理条例》和2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。《条例》出台的重大意义第一，这是党政机关高效有序运转的重要举措。《条例》第一次统一规范了党政机关公文处理工作，解决了党的机关、行政机关公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，有利于提高机关工作质量和效率，节约机关公文运行成本。第二，这是解决当前公文处理中突出问题的迫切需要。当前公文处理工作中存在一些突出问题，主要是文种使用不准确、公文格式不规范、行文规则不统一、公文质量不过硬、公文管理不到位等。《条例》对公文处理工作提出了严格要求，对于切实解决公文处理工作中的突出问题非常必要。二、公文种类《条例》确定了15个党政机关公文文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（一）文种适用范围及其特点《条例》所列的15个文种中，党政机关通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要；党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案这4个文种；行政机关一般不适用决议这个文种；今天要讲的常用文种：通知、函、报告、请示、批复、决定、通报、意见、公告、通告、纪要。企业不常用的几个文种简介1.决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。例如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》2.公报：用于公布重要决定或者重大事项。例如《中国共产党第十八届中央委员会第一次全体会议公报》3.命令（令）：用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。例如《福建省人民政府福建省军区关于2017年征兵的命令》4.议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人大或者其常委会提请审议事项。例如《福建省人民政府关于提请审议〈福建省电梯安全管理条例（草案）〉的议案》1.通知（1）适用范围。通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，印发、批转、转发公文。（2）主要特点：一是行文客体广泛性。通知是党政机关机关使用频率最高、适用范围最广的文种。二是行文行为的专项性。通知的起草、签发、制发要遵循一事一通知的原则。通知的印发、批转、转发功能（1）批转类通知批转带有批准、转发的意思，只能是上级机关对下级机关上报的公文进行批转，并且只适用于其管辖的系统。（2）转发类通知下级机关可以转发上级机关的公文，平行机关之间可以互相转发，甚至可以跨系统转发。（3）印发类通知印发《条例》规定的15个文种以外的其他文种，包括规章制度类、日常应用类文种，如办法、准则、细则、条例、规定、规划、方案、任务分解表等，需以“通知”作为载体来印发，不能直接行文。福建省人民政府办公厅关于印发福建省电线电缆产品专项整治工作方案的通知各市、县（区）人民政府，平潭综合试验区管委会，省直有关单位，中央驻闽有关机构：为切实排查和消除电线电缆质量安全隐患，省政府决定从即日起至今年年底开展全省电线电缆产品专项整治工作。经省政府研究同意，现将省质监局牵头会同相关部门制定的《福建省电线电缆产品专项整治工作方案》印发给你们，请结合实际，抓好组织实施。福建省人民政府办公厅2017年8月29日2.函（1）适用范围：函适用于不相隶属机关之间商洽工作（商洽函）、询问和答复问题（询问函）、请求批准和答复审批事项（请批函）。（2）主要特点：一是发文机关和受文机关之间为平行关系或不相隶属关系。二是使用广泛、灵活。凡是申请事项、咨询问题、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项等。3.报告（1）适用范围。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。（2）主要特点：一是行文方向的单向性。下级机关向上级机关单向行文。二是行文行为的事后性。“事前请示，事后报告”。三是行文行为的陈述性。内容以陈述为主。4.请示（1）适用范围：请示用于向上级机关请求指示、批准。（2）主要特点：一是发文机关和受文机关之间必须具有隶属关系或业务指导关系。二是行文规则的特定性。必须逐级请示，不得越级行文。特殊情况需越级请示的，应抄送给被越过的有隶属关系的上级机关。三是必须一文一事，且在所请示事项办理之前。四是行文效力的确定性。无论同意与否，上级都有义务给予答复。5.批复（1）适用范围：批复用于答复下级机关请示事项。（2）主要特点：一是发文机关和受文机关之间应具有隶属关系或业务指导关系。二是行文行为的针对性。批复内容必须针对请示事项，简明扼要，无需作具体分析。三是行文效力的约束性。下级机关必须遵照执行。6.决定（1）适用范围：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）主要特点：一是发文主体的广泛性。在各级党政机关和企事业单位中都可以使用。二是行文客体的灵活性。既可以用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题，也可以用于处理具体的人和事。7.通报（1）适用范围。通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。表彰性通报，主要用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验，宣传先进思想，树立学习榜样。批评性通报，主要用于批评违规违纪事件，揭露坏人、坏事，分析总结事故教训等。告知性通报，主要用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题，或者一个时期带有倾向性的问题。（2）主要特点：一是行文目的的告知性。目的都在于告知某一情况，增进对某一事件真实情况的了解，澄清不实传闻，说明有关政策和措施，以统一思想和行动。二是行文行为的及时性。如处置突发事件，要及时将有关情况予以通报。8.意见适用范围：用于对重要问题提出见解和处理办法。（1）用于下行文时，可以针对重要问题发表见解，针对专项工作或者局部性问题提出见解和处理办法，针对下级机关在开展工作进程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见。可以是“若干意见”“指导意见”“实施意见”“反馈意见”“修改意见”等等。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。（2）意见用于上行文时，主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。（3）意见用于平行文时，主要是就某项工作、某些事项提出观点或建议，供对方参考。主要特点：一是行文方向的灵活性。二是行文效力的相对性。用于上行文和平行文时，仅供受文机关参考。9.公告（1）适用范围。公告用于向社会各界宣布重要事项或者法定事项。（2）主要特点：一是发文主体的特定性。限于行政机关以及被授权的部门。二是受文主体的广泛性。面向社会各界公开发布。三是行文客体的权威性。所宣布的都是重要的事项或法定事项，宣布后就要遵照执行。四是行文行为的公开性。主要通过报纸、网络、广播、电视等新闻媒体发布。10.通告（1）适用范围：通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（2）主要特点：一是受文主体的广泛性。直接向大众发布。二是行文目的的告知性。用于告知一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众某些事项。三是语言的通俗性。尽量用明确、流畅、通俗易懂的语言来表述。四是传递公开性。主要采用在特定场合张贴或新闻媒体发布的形式予以公开。11.纪要（1）适用范围：用于记载会议主要情况和议定事项。（2）主要特点：一是纪实性、概括性。要如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等；又不同于记录，要集中反映会议精神，具有高度概括性。二是行文效力的内部性。属于内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，一般不对外公开。（二）近似文种辨析1.请示与函比较相同点：请示与请批函都有请求批准的功能。不同点：一是行文方向不同。函是平行，请示是上行。二是行文时间不同。函可以在事前、事中、事后行文，请示只能在事项办理之前制发。三是行文效力不同。收文机关收到函以后一般只能用函来答复，上级机关收到请示以后可以用下行文批复，也可以授权办公厅（室）用函来答复。2.请示与报告比较共同点：都是上行文，都是向上级机关反映情况。不同点：行文目的不同，报告是陈述情况，请上级阅知，不需要上级答复；请示是提出请示事项，请上级予以答复。切忌在报告中夹带请示事项。“报告”文种的历史沿革1951年中国人民政府政务院《公文处理暂行办法》中确定的文种中有“报告”，且规定向上级陈述或请示事项要用报告，“打个报告”惯用语从那个时候流行起来。1993年修订《国家行政机关公文处理办法》时，扩大报告的使用范围，认为其有“提出意见或者建议”的功能。2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》“提出意见或者建议”功能归入“意见”文种。3.通知和通报比较都用于告知一定事项。不同点：一是行文目的不同。通知侧重于提出工作意见和要求；通报侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况，可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求。二是行文效力不同。通知可用来批转、转发、印发公文，通报无批转、转发、印发功能。通报有表彰、批评的功能。4.公告与通告比较都可以用于告知事项，可以通过新闻媒体或在特定场合张贴等方式公开发布。不同点主要表现在：一是公告有着严格的制发权限要求，一般是较高层级的党政机关才能制发。通告则是各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。二是受文范围不同。公告是面向国内外社会各界，通告是面向一定范围。三是告知事项的重要程度不同。公告告知的是重要或法定事项，通告是某一领域内应当遵守或周知的事项，范围较公告小。2018福建福州地铁集团有限公司运营分公司校园招聘公告福州地铁集团有限公司作为福州市政府全资投入的国有独资公司……根据后续线路开通运营筹备计划，福州地铁计划开展2018届应届生校园招聘工作……现将相关事项公告如下：一、招聘计划……二、应聘基本条件……三、官方报名渠道……四、薪酬待遇……五、招聘程序……福州地铁集团有限公司运营分公司2017年8月21日5.决定和通报比较共同点：都具有表彰先进或者批评、惩戒错误过失的功能。不同点：（1）行文目的不同表彰性决定主要侧重发布表彰结果，教育他人是次要目的。表彰性通报则主要目的在于公布信息，这些信息一般是先进单位或个人名单，也可以包括先进单位或个人的先进事迹或典型经验，以便为他人树立榜样，“教育他人”是其主要目的。（2）写法不同表彰性决定的正文部分对有关事件或情况的介绍往往比较简略，语气一般比较严肃，带有命令口气。通报的目的在于教育他人、号召他人学习，所以正文部分对有关事件或情况的介绍比较详尽，语气比较平和。6.意见和通知比较通知是传达要求下级机关执行的具体事项，意见重视阐明有关指导思想、相关政策。意见里经常会用到“引导”“推动”“鼓励”“指导”等用词，带有柔性指导功能。指导性意见的公文标题，不应当用“关于印发……意见的通知”，因为“意见”本身是文种，不需要用“通知”来印发，否则造成“意见”“通知”两个文种重叠。（三）文种选用的依据1.文种使用的常见问题（1）缺少文种。例如：“今年高考招生计划超额完成15%”（2）使用非法定文种。①使用《条例》未规定的文种，如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等。②文种重叠使用。如“意见报告”“请示函”“请示报告”等。③使用不存