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监理（管理）项目工程技术资料管理规定广州宏达工程顾问有限公司工程管理所2004年3月25日第1页共33页目录一、总则二、分类三、内容四、管理规定五、档案要求第2页共33页一、总则工程技术资料管理是一项综合性的科技管理工作，涉及的面广、系统性强，管理得好坏，反映企业素质的高低，因此，为加强建设工程项目监理（管理）资料的归档工作，建立完整、符合《建设工程文件归档整理规范—GB/T50328-2001》、《广州市建设工程档案编制指南》、《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的要求，结合我公司ISO9001：2000标准的质量管理体系运行模式，对建设工程项目监理（管理）资料归档，特作如下规定。注：广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表，从2003年12月1日开始实施。从2003年12月1日开始的施工项目，必须按上述“广东省统一用表”使用；2003年12月1日以前的施工在建项目可按广州市质监总站原规定的表格过渡使用！二、分类2.1工程管理所的工程技术资料按服务产品分为：建设工程项目管理与建设工程项目监理两大部分。2.2其中建设工程项目管理按ISO9001：2000标准质量管理体系文件—《工程项目管理程序—GJWT/QP07-03》的运行要求，结合《建设工程文件归档整理规范》及行业的规定与需要，建立完整的管理资料档案；2.3建设工程项目监理按ISO9001：2000标准质量管理体系文件—《建设工程监理控制程序GJWT/QP07-02》的运行要求，结合《建设工程文件归档整理规范》和参照《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的规定以及建设工程监理规范《GB50319-2000》的要求，建立完整的监理资料档案。第3页共33页三、内容3.1工程项目监理（管理）的资料归档范围及质量要求3.1.1工程项目监理（管理）的资料档案是从项目洽谈到项目竣工验收备案全过程中形成的，具有追溯备考的各种图纸、图表、声像、文件、记录资料的总称，是项目组技术服务的有形终端产品，做好这项管理工作，对公司的拓展和开发具有十分重要的意义；3.1.2工程项目管理的资料归档按《工程项目管理程序—GJWT/QP07-03》的五大过程所产生的记录资料、进行顺序收集、整理，分类编目组卷（1、项目导入阶段2、项目概念形成阶段3、设计阶段4、项目施工阶段（分项目管理资料与自身监理的监理资料，自身的监理资料按下边建设监理的资料归档要求组卷）5、项目收尾阶段）。附工程项目管理工作流程图与项目筹建（报建）流程图作参阅，其产生的记录资料要求见附录2；3.1.3工程项目监理的资料归档按《建设工程监理控制程序—GJWT/QP07-02》要求产生的记录资料收集、整理、分类、编目、存放，然后按归档目录清整组卷归档；3.1.4归档的建设文件、记录（包括各参建的来往函件）应为原件，若无原件应保证复印件清晰可视，并加注原件存处；工程文件、记录的内容必须符合国家相关的法律、法规、标准、规范要求；必须真实、准确，可追溯性；文件、记录的书写、字迹应符合常规要求；竣工图要符合相关的规定（详见：质量管理体系文件中支持性文件的《QW/04-02—建设工程档案资料管理办法》的要求）。3.2工程项目文件、记录资料在项目组的收集、整理、分类编目、存放3.2.1项目组在监理（管理）过程中产生的文件、记录资料应由各专业工程师按过程控制及时收取、整理（包括工程建设前期法定建设程序资料）3.2.2项目组的文件、记录资料的收取、整理必须与项目施工进度同步，其内容根据项目监理表格（QR/2000A0版）—是按照《建设工程监理规范—GB50319-2000》结合我公司监理的经验和ISO9001：2000版质量管理体系运行的有关程序规定以及国家、地方政府的有关规定《建筑工程施工质量验收统一标准（GB50300-2001）》及相应的各专业施工质量验收规范与广东省最新出台的《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》中的相关部分；第4页共33页3.2.3工程项目资料的分类编目见后附录3、附录53.2.4项目组资料员（专或兼），由各专业工程师经总监代表（或地盘经理）过目（或签认）后递送的记录资料应及时整合，按分类盒夹上编目（盒夹上填写分类目录，盒夹内填写记录资料内存的分目录及必要的子目录），盒夹存放在适宜的地方。注1、分类编目按公司规定2、要求由总监或项目经理签认的文件、记录资料，按公司规定签字。3.3工程项目文件，记录资料的系统整理、组卷3.3.1工程项目监理（管理）的过程控制，收集、编填、整理、分类编目盒夹内存放的资料，在竣工验收时，备案结束之前，由项目组资料员（专或兼）作好全面的清整，按公司《建设工程档案资料管理办法》，初步分装好（分两部分—1、按公司档案资料管理办法的宗卷目录内容组卷；2、其余的记录资料按原收存类别归综）；3.3.2分别整理好的两大部分资料，经项目总监代表（或地盘经理），全部检查过目，需调整的及时指令资料员（专或兼）进一步整理；3.4工程项目文件，记录资料组卷验收，移交归档经项目组总监代表（或地盘经理）检查调整后的资料，申报工程管理所技术负责人（总工程师）目视同意后，责任档案室相关人员前往项目组阅卷，并作组卷检查、指导，认可后项目组的资料才能送交档案室，办理移交手续，最终整合装订成卷建档。3.5工程项目归档文件、记录资料的保管期限与借阅3.5.1工程项目归档文件、记录资料的保管期限—参照国家《建设工程文件归档整理规范》《GB/T50328-2001》规定，结合我公司行业管理要求，分类与期限如下附录。3.5.2工程项目归档文件、记录资料的借阅—公司员工因工作需要借阅档案资料时，可在档案室内查阅，原则上不外借，因特殊需要借出，须经工程管理所总工程师批准，办理登记手续，最长不能超过三天。必须爱护档案资料，不得拆卷涂改，严守相关机密。来往单位借阅，必须持有介绍信，经公司或工程管理所相关领导批准方可办理借阅。第5页共33页四、管理规定4.1根据公司工程管理所对工程项目监理（管理）的操作模式与项目数量，由工程管理所相关岗位人员建立在监（或管理）项目的一览表及项目架构人员名单表，应及时提供一份档案室（架构人员名单表上一定要注明资料员姓名—“专或兼”），作为项目组资料管理人员的建册清单，有利于工程管理所档案资料系统的指导检查；4.2对新开工的项目由工程管理所的总工程师及时通知档案室，到项目现场（或档案室），对项目相关人员作指导性交谈培训和提供相关的记录表格样本（或电子版本），工程管理所文秘亦可在场协作；4.3实施过程资料的（包括工程建设前期法定建设程序文件）收取、填写、整理、分类编目存放，应由工程管理所的技术管理工程师在巡视中，提出资料记录、收取、填写、整理存放的问题，报技术负责人（工程管理所总工程师）研究分析，下达整改指令（整改记录表）或使用不合格品检查与复验记录表，并跟踪复验，逐步促进项目组资料管理工作；4.4档案室人员亦在项目实施过程不定期到项目组进行资料记录收存、整理的检查，提出纠正改进要求；4.5在项目竣工验收及备案之时，按上术3.4条操作规定执行资料组卷归档；4.6由于项目竣工验收在前，备案手续在后（如竣工验收后项目组已撤除），该项目的备案资料应由工程管理所总工程师负责按排好原项目组相关人员及时收取提交（并提供相关人员名单给档案室，好联系催促落实责任，圆满完成这项归档资料收尾工作，也包括项目总结编写的责任人）。第6页共33页五、归档资料要求5.1凡是经过反复检查、整理的竣工项目资料，符合立卷归桃要求后，由档案室人员整合装订成册，统一建档存放；5.2档案资料存放，必须建立档案清单目录，以便检索查阅；5.3已建档资料，按档案资料存放的有关规定，选择适宜的位置和保存措施，确保档案资料不变质；5.4档案资料的存放期分长期（30年）、短期（15年）；另时存放一、二、三年的项目资料不作为档案资料（另外暂存）；5.5档案资料到期处理必须有鉴定小组与审批手续，不得由任何个人作销毁处理。第7页共33页附录1建筑工程项目监理资料分类目录2000A0版工程建设前期法定建设程序资料一、工程立项审批1、立项申请报告批复（无表式）GD11012、固定资产投资许可（无表式）GD1102二、建设用地、规划审批1、建设用地规划许可证（无表式）GD120012、建设工程规划许可证（无表式）GD120023、建设用地批准书或土地使用证（无表式）GD12003三、环境保护审批1、环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表（无表式）GD13001四、设计文件审查1、公安消防审核意见书（无表式）GD140012、施工图审查批准书（无表式）GD14002五、招、投标及合同审查1、施工中标通知书（无表式）GD150012、监理中标通知书（无表式）GD150023、施工合同（无表式）GD150034、监理合同（无表式）GD15004六、工程报监、报建审查1、工程质量监督登记表（无表式）GD160012、施工安全监督登记表（无表式）GD160023、建筑工程施工许可证（无表式）GD16003七、工程建设前期法定建设程序检查1、工程建设前期法定建设程序检查表GD17001第8页共33页工程建设前期法定建设程序检查表GD17001□□工程名称工程地址建设单位施工单位勘察单位设计单位监理单位建设规模序号文件资料名称检查结果1立项申请批复2固定资产投资许可证3建设用地规划许可证4建设工程规划许可证5建设用地批准书或土地使用证6环境影响报告书、环境影响报告表或环境影响登记7公安消防审核意见书8施工图审查批准书9施工中标通知书10监理中标通知书11施工合同12监理合同13质量监督登记表14施工安全监督登记表15建筑工程施工许可证检查意见总监理工程师（建设单位项目负责人）年月日第9页共33页附录2建设工程项目管理用表目录2000A0版工程项目管理资料收集按工程项目管理程序《GJWT/QP07-03》的五大过程所产生的记录资料、进行顺序收集、整理（1、项目导入阶段2、项目概念形成阶段3、设计阶段4、项目施工阶段—分项目管理资料、自身作监理的监理资料。“自身的监理资料按附录5的内容要求收集、整理、分类、编目存放”。5、项目收尾阶段）。一、项目导入阶段1、项目信息选择记录表《GJWT/QP07-03QR-01》2、投标书评审记录表《GJWT/QP07-03QR-02》3、工程项目管理服务建议书（工程项目服务计划书）《GJWT/QP07-03QR-05》（以及评标后的中标通知书与投标书评审记录表的登记表等）二、项目概念形成阶段1、合同评审记录表《GJWT/QP07-03QR-03》2、合同签订登记表《GJWT/QP07-03QR-04》（以上记录表格包括合同正本均在项目管理所存放，合同复印件与合同交底项目管理组应有保存）3、工程项目管理计划《QW/07-0302》4、项目概念设计说明书—由项目组及项目管理所操作执行（项目组或管理所存放）三、项目设计阶段1、项目初步设计审查记录表（无表式）2、项目初步设计审查意见表《GJWT/QP07-03QR-06》3、设计文件审查记录表《GJWT/QP07-03QR-16》（包括设计任务书和工程建设前期法定建设程序资料—参照广东省统表要求。上述两项内容根据业主要求与项目上操作情况及经项目管理组招投标过程的部分资料归存）。四、项目施工实施阶段1、编制管理实施细则（并非监理实施细则）第10页共33页附录2建设工程项目管理用表目录2000A0版2、编制项目实施进度计划（应有业主签认）3、调整和处理意见表《GJWT/QP07-03QR-08》4、技术、质量、安全协调处理单《GJWT/QR07-03QR-09》5、项目整改通知单《GJWT/QR07-03QR-10》6、初验处理通知单《GJWT/QR07-03QR-11》7、项目管理工程师通知单《GJWT/QR07-03QR-17》8、项目管理工程师备忘录《GJWT/QR07-03QR-18》9、项目经理巡视记录表《GJWT/QR07-03QR-28》10、项目管理工作联系单《GJWT/QR07-0