建筑工程项目合同管理制度

第十章项目合同管理制度◆项目合同管理条例总则第一条为维护企业合法经济利益，加强合同（或协议，下同）管理，促使承办人员自觉地依法签订合同，严格履行合同，实现企业对合同的规范化、程序化管理，根据《民法通则》、《合同法》及结合企业的实际情况制订本制度。第二条各主管部门、承办人员在遵守国家有关法律、法规的情况下，严格按照本制度，对合同进行全面管理，并接受公司的监督、检查。第三条合同管理实行“统一归口、分级管理”的办法，企业各部门对合同的管理集中向总经理负责。项目合同管理机构设置第四条合同由合同管理小组归口管理，小组人员由各部门设置兼职合同管理人员组成，并由企业专职人员负责；各承办人员具体负责各自授权范围内合同的签订、履行等工作。第五条合同管理专职人员的主要职责1.草拟和完善合同管理制度，并督促各部门的具体实施。2.为企业业务人员签订合同提供法律咨询、业务指导，必要时参加合同的签订工作。3.审查有关部门的合同是否合法、明确、完整、规范，并监督检查其履行情况。4.负责建立企业的合同统计台账，对各部门兼职合同管理人员进行监督、考核。5.协助各部门承办人员处理合同纠纷，办理有关合同的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。第六条企业各部门兼职合同管理人员的职责:1.负责建立本部门合同管理台账。2.在合同履行过程中，发现问题应及时报告部门负责人、经办人、合同专职管理员，认真分析、解决。项目合同的签订原则及办法第七条订立经济合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。第八条合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订。1.企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人，这些人员在对外签订合同时，必须对公司及授权人负责。2.代订合同时，必须事先取得委托人（法定代表人）的委托证明，表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信，也视为享有代理权。3.有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其他单位签订合同，也不得超越代理权限或以委托人名义又与自己所代理的其他单位签订合同，否则应当对因此造成的损失自行负责。4.经办人必须在授权范围内对外签订书面合同，原则上不得订立口头合同。第九条合同代理人在签约前，应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查，不可盲目草率。避免上当受骗。1.对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参加签订合同的人是否为该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人。前者应出示法人代表证明书等身份证明；后者除授权委托书外，还应出示本人身份证明，要注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其他经济组织时，要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。2.要审查签约对方的注册资金、生产经营能力，以保证企业合同的履行率。3.在签约前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉等与合同有关的事项。第十条合同主要条款1.标的（指货物、劳务、工程项目等）。2.数量、质量。3.价款或酬金。4.履行期限、地点和方式。5.违约责任。6.法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。第十一条合同文书要使用统一文书和经工商部门监制的规范文书，也可以经批准在一定范围内使用标准合同，如需要临时起草的，比如协议书，在起草时主要必备条款不能遗漏，语义要明确、完整，各条款书写要清晰。第十二条在审查合同时，主要集中在合同的可行性、合法性、效益性三方面。1.可行性审查。要看签订合同是否属生产经营所需。2.合法性审查。要看签订合同是否有法律依据；合同必备主要条款是否完整，是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度规定的要求。3.效益性审查。要审查合同将来履行后能否给企业带来预期的经济效益。第十三条各部门签订合同、协议时，必须按评审单程序进行评审，具体审批权限如下：1.销售合同由销售部门负责人审批。2.固定资产采购合同必须经总经理审批，才可执行。3.单件××元（如2000元）以上、合同总额在××元（如10000元）以上或月消耗在×××元（如10000元）的物资采购（含外协加工），均必须签订合同。常用、大量、月消耗在×万元（如10万元）以下的物资采购合同（除钢材购销合同由总经理审批外）、协议，由主管副总经理审批；常用、大量、月消耗在×万元（如10万元）以上的物资采购合同、协议，必须经总经理审批，才可执行。4.非生产性物资的采购合同、协议，由部门负责人审核后，报公司办公室主任审批，总经理同意后执行（日常需用的生活及办公用品采购合同、协议，办公室主任审批即可）。5.技术协议（技术改造、技术开发、技术转让、技术合作等）作为一份独立的合同，均由技术使用部门、企业技术部门审核后报总经理审批；技术协议如作为合同的附件，必须由使用部门会同技术部门草拟后与合同一起评审后签订。6.项目责任书的签订由部门负责人审核后报总经理审批。7.除上述以外其他合同、协议，经部门负责人审核后，报总经理审批。8.合同、协议中的付款方式均须经财务部审核。合同在评审过程中，如有评审意见须按意见进行修改。如不采纳评审意见，须在评审单上注明理由，并经意见提出人签字认可，方可转下一程序进行评审。第十四条除销售合同及一般物资采购合同可由经办人作为代理人签字外，其他合同、协议均应由部门负责人作为代理人签字。第十五条企业可根据实际需要，相应增加合同评审环节。项目合同的履行、变更和解除第十六条合同签订后，根据需要把合同副本发送有关部门，正本即交本部门合同管理人员及时入账登记、编号、归档。在合同生效后，由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入生产计划、采购物资、收付货款，确保合同的履行。第十七条在采购合同履行过程中，经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及合同约定的，合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。在销售合同履行过程中，各业务员应严格执行现行销售政策和有关制度，发挥主观能动性、积极性。第十八条经办人如果发现使合同难以履行的重大问题，应当及时向该部门负责人汇报，由该部门负责人提出相应处理意见，经总经理核准后执行。第十九条如果因我方不能履行或不能完全履行时，合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系，协商修改或中止合同，并限期答复以免影响信誉，给企业造成经济损失。第二十条如果对方当事人要求变更、解除合同时，应当在确保企业合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究，妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知本部门合同管理人员及时登记入账。第二十一条合同的变更或解除，应按照平等互利的原则，经双方当事人协商同意。其通知或协议应当采取书面形式，以利有据可查。第二十二条合同管理员对合同履行情况进行跟踪，督促经办人员及时履行合同，对已经变更或解除的合同，在登记台账上注明变更、解除原因及其内容。第二十三条应收账款应以业务员自清为原则，在必要的阶段由公司清债人员协助清理。有关业务员办理移交及大的货款债权纠纷时，可由清债人员监督、跟踪、处理。第二十四条各业务人员与清债人员密切配合，就应收账款针对不同情况进行清理，以尽快使合同得以完全履行。1.业务员应经常与用户核对账目，凡有应收账款的单位，每年出具对账单或还款书面计划不得少于一次。2.该求助于法律的，业务员应主动书面提出，并提供相关书面资料（如合同、发票、收款单、还款计划等法律凭证）。3.债务人无力偿还，又面临破产、歇业的可能，业务员应积极采取措施，如以货抵款（业务员自行变卖，现款交财务），手续做到合法、齐全。与有关大的企业，可签订财产抵押协议，以免造成不必要的损失。4.对新发展的用户，做到带款提货，有关老用户做到前款不清，后货不发。项目合同纠纷的处理第二十五条因合同产生纠纷的处理，应本着“以事实为根据，以法律为准绳”的原则，一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行，以自行解决为基本方式，并且在维护公司合法权益的基础上，考虑双方今后的业务往来情况，给予妥善解决。第二十六条合同纠纷自行协商，调解不成，凡需要申请仲裁或诉讼的，由该合同经办人或经办部门提出书面意见，经部门负责人审核后报总经理同意，由经办人员配合法律主管部门执行。第二十七条合同纠纷处理完毕，合同经办人员以及合同管理员对纠纷处理的全过程形成书面材料，向部门负责人或总经理汇报后与合同统一存档备查。合同专用章管理第二十八条持有合同章的部门对持有的合同章只能用于本部门有权签订的合同，不能作它用。其他合同、协议均由企业办公室或合同专职管理员按规定予以盖章。第二十九条合同管理人员严格执行印鉴保管使用方面的管理制度，未经合法程序签订和未经评审的合同，不得盖章，否则承担相应责任。第三十条经办人员进行合同盖章时，必须建立用印登记。第三十一条合同管理员不得以任何理由将印章外借。第三十二条为了维护企业的形象和声誉，对外签订的合同、协议，一律使用合同专用章（或公司章），绝不能出现盖部门印章的现象，否则企业不予以承认，由此造成的损失由该部门及相关人员承担。第三十三条各企业办公室应定期或不定期地对合同专用章进行清查，以免造成印章遗失或使用不当；企业合同专职管理人员应对本企业合同管理情况进行定期检查；企业管理中心应定期对各企业合同管理情况进行检查、指导。合同的台账、归档第三十四条合同协议签订后，各部门合同管理员应分类设立台账，要求确实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。合同类型包括:采购合同、销售合同、承揽合同、技术合同、货物运输合同、劳务合同、借款合同、运输合同、建筑工程合同、租赁合同等。第三十五条各台账应包括合同编号、合同类别、双方签约人、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。由于销售合同履行期限长以及经常变更等特点，市场业务部门可以根据本部门实际情况、特点，在利于管理的情况下设置管理台账。但该部门合同管理人员应在每季度前十天内将前季度的合同履行情况统计交合同专管员，以便建立统计台账。第三十六条企业各部门合同管理人员在建立台账的同时，合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证，应登记编号，保存备查。第三十七条视实际情况，在年底，由各部门合同管理员对本部门合同进行整理，将已执行完毕的合同整理移交档案室集中管理。◆进出口合同单、证、手册管理规定第一条为加强进出口项目的业务单、证、手册管理，保证有关业务的顺利开展，本着简便、高效、安全、稳妥的原则，特制定本规定。第二条禁止盖发空白合同文本，如情况特殊，确需盖发，合同监察员应将合同编号登记，并按合同的管理规定程序审批。事后，应将剩余空白合同及时核销。第三条各部门应备有合同登记本，由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记，并存有一份合同正本，便于查询和统计。第四条严格执行合同审批制度。签订合同前，业务人员应根据合同情况，填妥合同标准文本及“合同及资金使用审批表”（略）一式三份，按制度送有关主管领导审批。审批后，审批单连同合同正本一份，交项目经理室保存备查，业务部门保存一份，供资金使用时申请付款用，另一份交财务部备查复核。第五条凡需许可证进行进出口报关的，必须在合同签订前征得业务管理部的同意后方可签订合同。待货物报关后，将许可证交回业务管理部存档备查。第六条因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的，海关手册应交所在部门的合同管理人员保管，不得遗失。各部门经理对海关手册应予充分重视，如管理手册的人员变动时，必须将手册及时移交。第七条“三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的“加工贸易企业合同情况记录簿”规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成，应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册，到海关办理延期手续。第八条凭海关手册进料、进件，不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如超过，需事先报原海关审核部门批准。第九条办理了海关手册的业务项目，进出口时必须凭海关手册报关，不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资因特殊原因需在国内销售时，应经项目经理批准，并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。第十条加工完