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1/7关于二级公司采购管理工作开展情况的调研报告一、调研目的目前，控股公司下属二级公司中涉及采购管理业务的有淮海建工、路桥公司、市政公司、置业公司、淮海建设集团和酒店公司等6家公司，每一个公司因业务特点不同，采购工作内容和制度流程也各有特点。为全面了解有关二级公司采购部门机构建设、人员岗位安排、内部管理、供应商管理等情况，掌握相关公司的采购管理全貌，针对发现的问题予以改进，以控股公司为主导制定统一规范的采购管理制度及供应商管理制度，建立完善的采购人员考核制度，达到整合资源、节约成本、提高工作效率的目的，以便为企业长期稳定的发展打下更加坚实的基础。二、调研时间、地点、方法调研时间：2014年3月4～6日，对淮海建工、路桥公司、市政公司、置业公司、淮海建设进行调研；2014年3月11日，对酒店公司进行调研。调研地点：淮海建工、路桥公司、市政公司、置业公司、淮海建设公司会议室，对酒店公司的调研在北京总部会议室调研方法：现场调研、远程视频会议三、二级公司采购管理现状（一）淮海建工公司主要业务为建筑工程、装饰装修、园林景观施工等业务，设置采购管理部，现有采购管理人员5人，除部门经理王贞华外，其余人员均外派到项目2/7上工作。目前，采购工作以现场采购和议价采购的方式完成，未采取过招标采购的方式，据经理王贞华介绍，由于项目业主方的进度压力和部分地材的区域性限制，主要材料来源为项目本地，部分苗木从南方进货。在供应商的开发和管理方面，采购管理部已经建立起供应商信息档案，并定期更新，对供应商的准入标准也有资格和条件上的要求。采购管理部比较重视员工综合能力培养工作，工作职责不按专业划分，而是根据工作量，这样就需要一人多能，经理在日常工作中给予员工一定的指导、帮带，以提高部门人员综合工作能力。内部正在建立新的招采管理制度，预计3月底完成初稿报控股审批。由于目前采购金额较小，没有达到通过OA提交控股审批的标准，所以，公文流转还以纸质为主，合同会签与审批都由相应负责人签字。建议控股公司招采部建立起统一的供方资源库，以便各二级公司能够资源共享，拓展采购渠道。待下一步业务量增加，将对部分材料集采或充分利用公司优质供应商资源以降低采购成本。（二）路桥公司、市政公司在调研的过程中，了解到两个公司在业务上的相似度较高，主要都是桩基工程，均是设置了机械物资部，承担着对项目上的大型机械物资保养、维护和日常零星采购的管理工作。路桥公司现有采购管理人员3名，市政公司有管理人员3名，仓库管理人员1名。由于两家公司的现场机械物资专业性强、型号不统一、保养频率较高、更换零配件型号没有预见性，所以一直以来没有进行过招标采购工作，只是有针对性的开发了一些大型的工程机械企业的配件代理商。由于是卖方市场，所以3/7议价的余地很小，另有一部分采购是日常劳保用品，有项目上的后勤管理人员完成，每10天提交一次台账，机械物资管理人员结合经验判断损耗情况。内部管理方面，两个公司都有管理制度和内部流程文件，人员结构比较稳定，有内部定期的工作汇报机制，在业务量不大的前提下，采购人员定期到市场上了解物资价格，熟悉货源情况，但因采购需求限制，还没有形成比较成规模的供应商体系。（三）置业公司目前在几个二级公司中采购业务量最大，涉及开发全过程，现有招采管理人员5人，分为土建专业、安装专业、园林专业和综合类，直接管理下属项目公司，采购管理有比较完善的流程制度，贯彻执行的相对较好，能够按照公司的采购管理规定进行采购工作，之前进行的招标都属于邀请招标，在公司内部网络进行过小规模内部公开招标，起到一些辅助作用，各个标段分别进行招标。目前，置业公司对供应商有比较正规的考察和评估制度，对于合作过的供应商进行评价后给予下次投标免于考核的优惠条件，但突出的问题是同类别需求反复招标，一些前期没有中标的供应商怀疑招标的公平公正性，不愿参加后期招标，导致后期招标供应商较少，竞争性不足，而且卖招标文件的时间安排较短，一些后了解到招标需求的供应商错过时机。通过与置业公司人员沟通，他们建议能够与其他二级公司共享各自拥有的供应商资源以便降低成本，建议公司优化简化审批环节，缩短审批流程时间，以免影响整体进度。（四）淮海建设集团公司设机械物资部，现有管理人员4人，目前只有万达广场一个项目在建，由于公司是二级资质，很多工程不能独立进行承包，所以业务量还较少，公司成立时间较短，工程都是分包的方式操作。4/7公司现在有较完善的机械物资管理制度、人员岗位管理制度和现场台账管理制度，之前很少涉及大批物资采购，主要是沙子、石子等地材，由于地域性和采购量较小的特点，所以都是议价采购，大批材料都由甲供，对于现场物资的管理和使用损耗，有着较为丰富的管理经验和一套完整的理念，刘经理介绍，以后随着公司项目的增多，会逐步建立起供应商管理体系，并开发长期合作的供应商。将来可能出现的一个问题是由于工程地点不同，很难在一个地点选好供应商后再带到下一个项目继续合作，而且进度与需求都以甲方为主导，加上考虑资金成本问题，很难实现建立本地化合作运营的供应机制。建议能否考虑施工企业特点，适当提高项目上审批金额的权限。（五）酒店公司公司于2013年成立，设置招标采购部，现有2名专职采购，人员，其中一人将于5月份正式调配到门店任店长助理。门店不配备专职采购人员，由店长或店长助理兼职采购工作。公司采购包括工程采购和日常运营物资采购，由于现阶段工程采购不多，主要进行易耗品和日常运营物资采购。2013年7月份陆续整理制定了招采管理制度，9月份正式实施。为了让新开门店自行采购时有一定的参考标准，制定了物品采购清册，物品采购清册除采购产品的种类名称外还有参照价格、规格标准等。在供应商建立方面，目前统购物品种类比较少。泉广店的装修材料都由施工单位负责采购，所以没有积累供应商资源，下一步酒店公司着手对供应商信息搜集，新酒店设计招标未完成，因此不能确定甲供材料品种和档次，计划未来陆续运营的酒店数量增加后采购量加大，可通过招标的方式选择供应商然后签订年度合作协议，来整体降低成本。5/7对于公司招采方面的建议：1、减少流程审批环节，缩短审批时间提高效率；2、对于采购方式的确定，建议不要一刀切的，既不严格按金额也不按物资类型划分哪些一定招哪些一定不招，而是在立项阶段由申请人提出采购方式。四、存在的主要问题从本次调研各公司所反馈的信息来看，当前各二级公司采购管理工作相对于控股公司快速发展的态势，是有些不匹配的，主要有以下几点：1、6家公司采购管理体制既有区别，又有一定联系，信息不共享，不同的业务领域使得我们的采购队伍缺乏总体上的核心力量，无形中增大了采购风险与采购成本；整体的管理体制不统一，围绕采购工作做强做大的愿望难以实现；2、目前，招标、采购人员的工作，经常是为了完成任务而去采购，但从采购的整体情况来看，在工程计划信息共享、整合采购需求化零为整等方面比较薄弱，时间控制的节点较难把握，没有实现各联动部门之间的更多信息共享；3、在项目计划阶段，没有进行供应商资源的市场调查，没有注重长期供应商关系管理，没有明确的供应商合作机制，例如个别招标导致积极报名人数寥寥，甚至达不到招标最低要求的3家，最终只能采用被动的2家议价方式确定采购，导致1100多万元的合同2家报价仅有万分之1.579的差距。4、没有把采购管理上升到战略性高度，采购策略与合作伙伴的选择评估应作为企业整体战略中的一部分；分散采购忽略了整体利益的最大化，忽略了资源的最优化配置等。5、缺乏有效的工具和信息平台对采购进行跟踪、评估、分析；6、需求量小、需求不确定、成交金额低，供应商挑剔小客户，是在调研过6/7程中，施工类公司和酒店公司普遍反映的问题。7、流程审批经手人一般都需20人次，其中，并不是每个节点都是必要的，无形中延长了审批时间，进而错过了最佳的采购时机，到了最后为满足工期要求，不得不放弃一些选择权，甚至降低谈判条件达成采购。五、改进措施及建议1、建设统一的采购信息系统，对供方信息库、价格信息库进行统一管理，打破原来几家公司间信息不畅通的局面，通过采购信息平台发布采购信息，让需求信息传播面更广，参与的人更多；2、结合几家公司业务特点，完善现有采购管理方式，并达成制度上的一致，，建立健全采购管理制度，从而确立采购工作操作标准和供方管理体系。3、各公司项目采购信息共享，能够集中采购的不再进行分散采购，能够一次性招标的同专业工程不再单独分别招标，既节省内部资源也给予外部供应商更大的吸引。4、各公司供应商资源共享，拓宽采购渠道，避免各家二级公司对同一供应商进行的重复考察工作。3、建立起全方位的考核体系，依据各二级公司定期提交的采购计划及其完成情况进行考核，对于不能按时完成的，追根溯源找到计划未按时完成的根本原因，以便提高工作效率降低公司运营成本。4、各二级公司在采购人员能力建设方面互相学习，招采人员物资人员互相学习，内部不同专业人员相互学习，提高个人综合能力。5、酒店、市政、路桥、建工公司的达不到统购或集采的零星采购申请，建议各自进行内部需求合并，选择经营范围比较广，品种较多的供应商询价谈判，寻求一些综合性的合作；7/76、减少审批范围，招标采购部由现有的立项审批、资格预审审批、招标文件审批、评标定标审批、合同审批5个审批环节降低到资格预审审批、招标文件（含资格预审文件）审批、评标定标审批3个必审的环节。7、减少审批经手人，对于工程计划内所需的招标，招标文件格式与内容统一后，除根据具体每次工程范围不同，仍保留现工程部各审批节点，其他节点由本部门负责人酌情减少，领导节点建议由项目总1人、置业分管领导1人、控股领导1人。计划内工程且使用标准招标文件的报批由原来的20人经手降低到11-12人经手。评标定标只要是严格按照程序操作的可参考以上11-12人节点,财务等环节可在合同鉴定报批时提出专业意见。8、招标采购部对可甲供材料、统购物资和总包与专业分包资源拓展的前期介入，在前期的选择、意向谈判阶段进行决策参与，降低合同执行过程中的风险和规避由供应关系未处理好而出现的不利因素。9、控股公司招标采购部对二级公司机械物资部的采购工作进行管控，项目机械物资运营维护的管理工作由二级公司管控。六、附件《调研收集材料信息汇总》