合同管理程序

山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第1页共8页LAGM/P—YW-03合同管理程序1目的为明确审批资格及合同管理权责，规范合同管理流程，防范和化解经营风险，有效维护公司合法权益，特制定本程序。2范围适用于公司本部、专业子（分）公司对外签订的各类合同、协议的全过程管理。3职责3.1专业子（分）公司负责各自职责和授权范围内非标准文本合同的草拟，组织本公司业务范围内的常规合同谈判和履行。3.2综合管理部a)负责制定、修订公司主营业务格式合同的标准文本；b)组织合同签订前的评审；c)对重大合同评审，参与重大合同的谈判，防范法律风险；d)归口管理经济合同纠纷、仲裁及诉讼等法律事务；e)管理合同台账、档案、合同专用章。3.3商务运营部a)负责组织战略合作框架协议、重大合同的谈判；b)组织供销集体定价及业务合同执行的全程监管；c)负责外贸合同的翻译，外文版合同的草拟。3.3财务管理部负责对合同中财务风险条款评审，负责合同预算执行控制。3.4风险管理部负责合同管理全过程风险控制措施的监管。3.5人力资源部负责确定合同管理相关人员的岗位要求，组织合同管理人员的培训及调整。3.6党政工作部负责公司办公品及低值易耗品等采购合同的签订。山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第2页共8页4程序4.1合同管理人员4.1.1合同经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。4.1.2人力资源部制定《合同管理员岗位说明书》识别合同管理岗位所需的管理技能、经验、培训、工作经历，监督、调整公司合同管理岗位，保证不相容岗位的设置，并根据需要加以调整。4.1.3公司对外合同的签订应由法定代表人或其授权的人签章，按《公司法人授权委托管理办法》分级授权，未经授权岗位不得参与合同管理。4.2合同文本拟定4.2.1综合管理部制定《合同文本编制审核流程》对合同编制前对方的资格审查、内容谈判和文本拟定进行规范，明确合同文本管理权责、流程，确保合同文本行为符合国家法律法规，避免公司遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。4.2.2各专业子(分)公司拟定合同过程中，与合同对方充分沟通，必要时按《合同谈判流程》组织相应规格的谈判，在合同谈判过程中，谈判人应认真了解对方当事人的情况，包括对方的主体资格、经营范围、履约能力和资信情况等信息，保留谈判记录。4.2.3合同分常规合同和特殊合同，常规合同指业务正常运行的批次合同；特殊合同指除常规合同外的重大合同，如大型业务合同、新开发业务合同、战略合作业务合同（协议）、涉外合同等。4.2.4常规合同应使用综合管理部审批后的统一标准合同文本，未经公司审批，任何人无权变更合同文本。特殊合同由各专业子(分)公司根据《合同文本编制审核流程》的规定草拟合同文本，经综合管理部审核，总经理批准后，拟定正式合同文本。4.3合同评审4.3.1合同评审的组织形式a)各专业子（分）公司拟定的正式合同文本，在正式签订前由综合管理部组织合同评审。b)特殊合同必须实行内部评审、会签制。山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第3页共8页4.3.2合同评审的部门及其职责a)商务运营部负责对各专业子（分）公司提供的谈判资料和调研报告以及合同对方提供的资信调查资料进行审核。b)风险管理部负责对属本部门审核范围内的事项进行合法性和合规性的审核以及确定与本部门业务相关的风险是否能被规避或有效降低。c)财务管理部负责对合同是否符合财税法规和公司财务制度，以及合同支付条款是否合理、可行进行审核。d)综合管理部负责对合同条款的合规性、完备性、严密性、合法性和准确性进行审核，确定合同是否有利于我方以及法律风险是否被有效降低或避免。4.3.3合同评审记录合同内部评审、会签前，综合管理部将合同文本及相关文件以纸质或电子版发至相关部门，并作会议纪要详细记录部门评审意见，参会人员在《合同审批表》中签署意见。4.3.4合同评审意见处置4.3.4.1合同评审参加部门全部通过时，报总经理批准后，签订合同。4.3.4.2合同评审中，参加部门提出异议或修订意见时，合同拟定部门应：a)按《合同文本编制审核流程》修订合同；b)按《合同谈判流程》与合同对方沟通或组织谈判，协商条款内容；c)终止合同4.3.4.3合同拟定部门修订合同后，综合管理部需再次组织评审，直至评审部门全部通过后方可提交总经理审批。4.4合同签订法人代表或法人授权委托人按《合同登记流程》签订合同，按《合同专用章管理制度》加盖公司合同专用印章,合同签订完毕后，综合管理部合同管理员填写《合同专用章登记表》。4.5合同履行监管合同签订后，相关部门负责人及合同经办人要及时监督本部门合同的履行情况。4.5.1法律监管山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第4页共8页综合管理部实时检查合同履行情况，各合同经办人负责定期汇报合同的履行情况。4.5.2财务监管合同订立后由财务人员按照合同约定条款办理财务手续、收付款项并作月度资金报表以及收益分析，对每项合同履行的财务状况监管。4.5.3业务监管商务运营部按《业务调度程序》及《经营分析例会制度》定期对业务进展监管，填写《业务调度记录》。4.5.4风险监管风险管理部按风控制度对合同的可控风险进行监管，定期出具《业务监控报告》。4.6合同变更、违约等法律事项处理合同在履行期间发生变更、转让、中止、解除等情形时，应向综合管理部法律顾问进行咨询。在合同履行中，合同变更、违约管理按《合同变更、违约管理制度》执行。4.7合同关闭4.7.1合同关闭要求合同履行结束，各专业子（分）公司对照合同文件和公司相关程序文件来关闭合同，核实或确认合同各方已按要求执行完毕，对合同项下所有项目的合同文件进行整理归档，执行《合同关闭制度》条款要求。4.7.2合同关闭阶段合同关闭通常分两阶段进行：初始关闭和最终关闭。各专业子（分）公司在完成合同各方面主要义务，尚有未完成结算或未尽法律事项之前须进行初始关闭，待全部合同义务和合同执行纠纷结束后，可进行最终关闭，执行《合同关闭制度》条款要求。若合同存在法律纠纷或未尽事宜按《合同法律纠纷处理流程》执行，留有法律纠纷的合同不予关闭。4.7.3合同关闭考核综合管理部每季度对各专业子（分）公司的合同关闭进行考核，按照《合同关山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第5页共8页闭制度》的要求执行。4.8合同保密4.8.1公司合同的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，涉及合同管理的人员按《合同保密管理制度》对合同采取保密措施，防止机密泄露。4.8.2综合管理部按《合同保密管理制度》考核合同保密工作，作为考核专业项目之一。4.9合同档案管理合同档案的接收、移交、保管、发放和借阅按《合同档案管理制度》规范合同档案管理，合同管理员填写《合同管理台帐》保留合同管理记录。5相关文件《公司法人授权委托管理办法》《合同文本编制审核制度》《合同谈判流程》《合同登记流程》《合同专用章管理制度》《合同变更、违约管理制度》《合同关闭制度》《合同法律纠纷处理流程》（需法务人员到岗编制）《合同保密管理制度》《合同档案管理制度》6相关记录《合同审批表》《业务调度记录》《业务监控报告》《合同专用章登记表》《合同管理台帐》山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第6页共8页合同管理流程合同管理流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理综合管理部各专业子（分）公司相关部门外部单位D1D2D3如果合同未经适当审核或超越授权审批，可能会产生重大差错或舞弊、欺诈行为而导致损失或因合同内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同而导致企业资产或股东权益遭受损失如果合同条款未恰当履行或监控不当而导致违约损失或因合同纠纷处理不当，可能导致企业权益受损如果合同信息安全措施不当，可能导致商业开始下发合同相关管理制度发生合同业务审批签订合同审批签订合同审核进行业务合同谈判审批起草合同权限外权限外权限内权限内1接下页进行合同备案出现问题确认问题的重要程度，提出解决问题的参考意见解决问题解决问题2履行合同山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第7页共8页合同管理流程与风险控制业务风险不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分阶段总经理综合管理部各专业子（分）公司相关部门外部单位D3接上页进行合同文件资料保存汇总提交合同资料文件进行合同定期统计归集进行合同定期或不定期检查结束秘密泄露或因合同不进行检查，导致合同承办部门不按相关制度开展合同管理，进而可能造成合同执行或签订违法、违规3山西潞安（集团）日照国贸有限公司程序文件：LAGM/P—YW-03密级：普通级版次/修订状态：2010/1批准：审核：编制：第8页共8页合同管理流程控制表合同管理流程控制控制事项详细描述及说明阶段控制D11．财务管理部对合同中有关付款的条款进行审核，并提出审核意见D22．合同签订后，各专业子（分）公司将合同交综合管理部进行编号、备案D33．综合管理部作为合同的专门管理部门，需要对各类合同的文件和资料进行编号和恰当保存，以备参考相关规范应建规范合同管理岗岗位责任制度参照规范《中华人民共和国合同法》《内部会计控制规范——基本规范（试行）》文件资料各专业子（分）公司签订的合同文本责任部门及责任人综合管理部、各专业子（分）公司、财务管理部总经理、综合管理部合同管理岗、各专业子（分）公司合同经办人员、财务管理部人员