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公文写作与处理徐州师范大学管理学院李力应用文、公文、文书、文件一、公文含义广义公文、狭义公文二、公文的特点1、价值的直接实用性2、材料的完全真实性3、建构的直观规范性4、表述的直白简约性三、公文的功用1、领导和管理作用2、规范和准绳作用3、联系和知照作用4、依据和凭证作用5、宣传和教育作用四、公文的写作要素主旨材料结构语言（一）公文的主旨公文主旨必须正确、务实、单一、鲜明。╳╳县教育局《会议通知》各中、小学：根据上级要求，对全县中小学状况进行一次全面大检查。我们拟召开中小学负责人会议，现将有关事项通知如下：一、会议时间：1999年10月5日先在教育局报到，会期三天。二、参加会议人员：各中小学校长各一名。╳╳╳╳县教育局一九九九年九月九日╳╳县教育局会议通知各中小学、各乡（镇）教办：市教育局╳╳╳╳年╳月╳日的《╳╳╳╳通知》要求：为了迅速改变中小学存在的严重的卫生状况，各县要在近期内对所属的中小学卫生状况进行一次全面大检查，以便找出有效的整改措施。为此，我局决定召开全县中小学和乡（镇）教办负责人会议，学习有关文件，布置有关工作。会议时间：╳月╳日上午9：00-11：00出席人员：各中小学和乡（镇）教办负责人1名╳╳╳╳县教育局一九九九年九月九日关于对各中小学卫生状况进行大检查的通知各中小学、各乡(镇)教办：按照市教育局XXXX年X月X日《XXXXXX通知》的要求和我局的有关安排，我们决定用3天时间组织各中小学和各乡(镇)教办负责人对全县中小学的卫生状况进行一次大检查。现将有关事宜通知如下：一、时间3天(1999年10月5日—7日)，具体安排如下：1．5日上午10时前，参加会议人员到教育局会议室报到；10时30分开会，由XXX副局长说明大检查的有关事宜；2．5日下午2时30分—5时30分在局会议室继续开会，由各乡(镇)教办按我局X月X日通知要求汇报各乡(镇)中小学自我检查情况；3．6日全天，分4个组分别到重点检查的中小学进行检查；4．7日，上午在局会议室由各组负责人汇报检查情况，然后由XXX局长作检查总结并布置今后工作。下午，大检查结束。二、参加大检查人员：各中小学负责人1名，各乡(镇)教办负责人1名。三、参加检查人员在检查进行期间的食宿由教育局统一安排。XX县教育局一九九九年九月九日（二）公文的材料公文材料必须真实、准确、典型、充分、新鲜。关于建宿舍楼的请示区人民政府：我局下属的单位多、职工多，老职工更多。过去因无资金从未建过一间职工宿舍。职工的住房非常困难，再不解决就会影响职工的工作积极性。但是过去我们无条件建房，现在我局在党的正确路线指引下，经过改革，企业有了活力。自去年来，我局除向国家上缴利税外，还有一些盈余。我们准备用这笔钱，将一处商店撤消，并入附近商店，自筹资金、地皮，建一栋三门六层的职工宿舍楼。这样既可以解决职工的住房困难，安定职工的工作情绪，也不会因撤消商店影响附近居民购买商品。以上请示，恳请批准。XX区二商局一九八七年六月四日关于建职工宿舍楼的请示区人民政府：我局下属单位有XX个、职工有XXX人，其中35岁以上的老职工有XXX人，过去因无资金我局从未建过一间职工宿舍。现在职工的住房非常困难。XXX人中住房有困难的有XXX人，其中没有住房投亲靠友的有XX人，两代同堂、三代同堂的有XX人。这不仅严重影响职工的生活，也影响职工的工作积极性。改革开放以来，在党的正确路线指引下，我们搞活了企业，去年开始，我局除向国家上交利税XXX万元外，还有XX万元盈余。我们准备将这笔钱用于解决职工的住房困难问题。经过充分论证，我们拟在不影响居民购物的前提下，将XX处XX商店撤消并入附近的XX商店。在XX商店的XXX平方米的地基上建一栋三门六层的宿舍楼。这栋宿舍楼建好以后，可以使我局XX％住房有困难的职工的困难得到解决，有效地缓解我局职工住房困难状况。建筑这栋职工宿舍楼，经建筑部门的匡算共需资金XX万元，全部由我局自行解决。恳请区政府批准我们自筹资金、地皮建一栋三门六层职工宿舍楼的请求。XX区二商局一九八七年六月四日（三）公文的结构文头、标题、称呼、正文、落款、文尾（四）公文的语言公文语言的主要表达方式为说明、叙述和议论。公文语言风格——平直、朴实、凝炼、简洁、庄重、得体函XX大学校长：首先让我们以XX电子工业学校的名义，向贵校表示衷心的感谢。感谢你们为我校办学给予的很大帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派XX位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与贵校有关部门多次商量。但XX位年轻教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题。贵校府高庭阔、物实人济，且具宽大为怀、救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。我们不知贵校还有什么实际困难，如果这些困难我校能帮助解决的话，请尽管提出，我校会竭力去办。再说一句，贵校如能解决我校进修教师的住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。万望函复。XX电子工业学校一九XX年X月X日关于请求解决进修教师住宿问题的函XX大学办公室：我校派12名年轻教师到贵校进修一事，贵校在X月X日的复函中表示可以安排。可是我们和贵校有关部门多次联系，都因这些教师的住宿问题而使此事未能落实。我校所派出进修的12位教师，都是准备下学年度开设新课的，不落实它们的进修问题，我校下学年将有12门课不能开出。因此，恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题，条件差一点也不要紧，所需费用，我校负责支付。给贵校添麻烦了，请谅。望函复。XX电子工业学校一九XX年X月X日公文语言表达要求1、准确性要求2、规格性要求3、简练性要求4、鲜明性要求5、修辞要求五、行政公文（一）《办法》规定，行政机关的公文种类主要有13种。命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（二）行文规则决定（一）决定的应用范围：“对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。批复（一）批复的应用范围：“适用于答复下级机关的请示事项”。从这一句话可以看出：一，批复是下行公文。二，批复与请示是相互对应的文种。（二）批复正文的写法三个部分组成，包括引据部分、批复意见和批复结语。引据部分：即正文的开头部分，往往只用一句话说明是应什么机关的什么请示而批复的，这是为了增强批复的针对性。通常引用下级机关请示的来文日期、标题和文号。批复意见一般有三种情况，一是同意或批准；二是不同意或不批准；三是“基本同意”或“原则上同意”。批复结语：“特此批复”“此复”。（五）撰写批复的要求1、行文慎重2、态度鲜明3、简洁得体4、主题集中5、讲究时效关于修建新办公楼请示的批复╳╳〔1999〕24号╳╳厂：有关请示已悉，关于修建新办公楼一事，经研究，还是以不建为宜。此复。╳╳公司一九九九年五月五日关于修建新办公楼请示的批复╳╳〔1999〕24号╳╳厂：你厂《关于修建新办公楼的请示》（╳╳〔1999〕27号）收悉。经公司领导研究，认为你厂现有的办公楼虽然陈旧一点，但适当装修后仍可使用，近期内不会影响办公事务的开展。因此，不同意修建新办公楼。特此批复。╳╳公司一九九九年五月五日意见（一）意见的性质和特点1、性质：“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。2、特点与其他行政公文相比，意见的最主要的特点在于使用的灵活广泛性。这一特点的具体内涵，可以概括为“三不限”：（1）行文方向不限（2）使用权限不限（3）收文处理方式不限关于严格控制以政府名义主办(或举办）经营性活动的意见市人民政府：近年来，单位或部门以政府名义主办（或举办）的大型的经营性活动越来越多。这些活动有些由于这种或那种原因引起经济纠纷。在对这些纠纷进行司法处理时，法院又追加政府为民事被告。这不仅使政府承担不必要的法律责任，也使政府的形象和声誉受到严重损害。为防止此类事件的再发生，我们认为：经营性活动原则上还要以政府的名义主办（或举办），如果确有必要以政府名义主办（或举办）的一定要严格控制。为此，我们提出如下意见：一、将政府行为和商业行为分开。二、严格审批。以市政府名义主办（或举办）的经营性活动一定要经市政府领导审批同意。三、对外宣传的内容必须合法真实。以上意见，供参考。╳╳市人民政府法制局一九九四年八月十日关于严格控制以政府名义主办(或举办)经营性活动的意见市人民政府：近年来，单位或部门以市政府名义主办(或举办)的大型的经营性活动越来越多。这些活动由于这种或那种原因引起经济纠纷，法院在对这些纠纷进行司法处理时又追加市政府为民事被告的也越来越多，仅今年就有XXX艺术节、XXXX航空博览会、XXXX时装节等三宗。这些案件，造成市政府承担不必要的法律责任，严重影响市政府的形象和声誉。为防止此类事件的再发生，一定要严格控制以市政府名义主办(或举办)经营性活动。如果一定要以市政府名义主办(或举办)的，也要按下面几点要求办理：一、将政府行为和商业行为分开。除因外事活动、政治任务或慈善活动需要，必须以市政府名义主办(或举办)的经营性活动或非经营性活动外，今后凡由部门或企业承办的经营性活动，如“博览会”、“演唱会”、“服装节”等一律不要以市政府的名义主办(或举办)。二、严格审批制度。一些确有需要以政府名义主办(或举办)的经营性活动，必须由承办部门提出申请，明确主办单位和承办单位以及有关部门的权利、义务，明确法律责任和有关事宜，明确市政府不承担连带经济责任。然后送市政府办公厅审核，报分管副市长审批同意，再由市政府办公厅发文批复。三、经批准以市政府名义主办(或举办)的经营性活动，对外的一切宣传，其内容必须合法真实，并报经分管副市长和承办单位的负责人审核同意后，方可制作和发布。以上意见如无不妥，请批转有关单位执行。XX市人民政府法制局一九九四年八月十日公告与通告公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”通告；“用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”不同点：1、发文机关不同：公告的发文机关主要是国家的高级机关，因其内容涉及需要向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告由国家行政机关，以及其他国家机关、社会团体、企事业单位在自己的职权范围内发布。发文机关很广泛，上至党和国家的高级机关，下至基层机关、社会团体都可使用。2、发文范围不同：公告的发文范围极为广泛，往往面向国内外社会各界有关人士。通告的发布范围在国内。3、重要程度不同：公告宣布的是特别重大的事项，所宣布事项的重要程度高于通告。通告所宣布的是应当遵守或周知的事项，是较为一般的事项。4、作用性能不同：公告主要发布消息，一般没有直接的强制力和约束力；通告不仅具有告知消息的功能，而且都具有明显的强制力和约束力。通知（一）通知的应用范围1、批转下级机关的公文，或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文2、将要求下级机关办理和需要知道或共同执行的事项告知下级机关3、任免人员批示性通知现将×××《关于……的规定》印发（或下发、批转、转发）给你们，请认真贯彻执行。指示性通知开头——目的和根据主体——把具体内容分条列项阐述清楚结尾——提出执行要求告知性通知正文——缘由和通知事项结尾——常用“特此通知”任免性通知××县卫生局《会议通知》(97)×卫字第10号全县各食品加工业：根据上级要求，对全县食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查，我们拟召开食品加工行业负责人会议，现将有关事项通知如下：一、会议时间：一九九七年二月十四日在县第三招待所报到，会期二天。二、参加会议人员：全县国营、集体食品加工业及县个体劳协各来一名负责人，各镇派一名代表列席会议，不得缺席，否则一切后果自负。三、食宿等一切费用完全由个人自理。一九九七年二月十日××县卫生局关于召开食品加工卫生工作会议的通知×卫〔1997〕10号各食品加