办公自动化概述

办公自动化概述众所周知，传统的办公模式以纸为主，且需靠人力实现传送。近几十年来，信息技术飞速发展，信息革命不断冲击，传统办公模式远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。实现办公自动化逐步得到了人们的重视与认可。1.1.1办公自动化的概念及特点1.办公自动化的概念办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷，从而极大地扩展了办公手段，实现办公的高效率。2.办公自动化的特点办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积极的影响。它的主要特点如下：(1)办公自动化是当前国际上飞速发展的，涉及文秘、行政管理等多种学科并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。可以说它是以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务的一门新型综合性学科，是一个信息化社会的时代产物。(2)办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人”起决定因素。它是信息加工的设计者、指导者和成果享用者；而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段；信息则是办公自动化中被加工的对象。一个典型的办公自动化系统包括了信息的采集、加工、传递和保存四个基本环节。简而言之，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。(3)办公自动化将包括文字、数据、语言、图像等在内的办公信息实现一体处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有综合处理信息的功能。(4)办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。1.1.2办公自动化的演变过程1972年,王安公司推出了2200文字处理系统（WordProcessingSystem，简称WPS)，从此WPS一词正式出现，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。1985年3月，Intel公司推出386,1989年推出了486,1995年又推出了586（即奔腾Pentium）微处理器。由于微处理器速度和性能不断提高，为办公自动化创造了有利的硬件环境。1981年IBM首先使用了微软为其专门开发的MS-DOS操作系统，并将该系统用于其个人微机上，受到了广泛欢迎。1985年微软独自开发了Windows视窗操作系统，1994年IBM推出了OS/2Warp,1995年8月微软推出了Windows95,1998年又升级为功能更强大的Windows98以及后来的Windows2000。在这些操作平台的基础上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus1-2-3，在其合并到IBM后，先后开发了Lotus1-2-3Office、OfficePro。操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。然而办公自动化并不是一蹴而就的。根据它的演变发展，可将其分为以下几个演变过程：1.个人办公自动化的实现自20世纪70年代开始提出办公自动化概念之后，人们对办公自动化的理解只限于利用计算机排出好看的文字版面，使计算机服务于桌面事务的处理，也就是说计算机只是办公中的工具。致使多年来办公自动化一直停留在单机字/表处理的初级阶段。对应的信息交流共享、团队协作等均无法很好实现，极大地限制了工作效率。第一阶段办公自动化的框架，如图1-1所示。图1-1第一阶段办公自动化框架这一阶段的主要特点是：出现了装有较高版本的操作系统和跨平台办公套件的个人计算机，它主要面向办公室管理层和事务处理人员，基于传统的关系型数据库，只限于企业内部数据计算和统计。2.工作流程自动化的实现随着社会信息化的不断发展，基于关系型数据库办公自动化的不足日益明显：个人计算机负担过重，价格偏高；由于缺乏公共的基础平台，通用性差、可再用性低，且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。在网络的高速发展下，办公自动化从内涵到外延也不断发生着变化。个人计算机联入了因特网，从而解决了第一代办公自动化所存在的诸多不足，扩展了办公自动化的功能。信息的交流和共享越来越方便，为团队协作提供了技术保证，同时也预示着网络办公自动化时代的来临。基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。办公自动化的核心也就转移到实现高效的管理及工作效率的提升上。第二阶段办公自动化系统的框架，如图1-2所示。图1-2第二阶段办公自动化系统框架这一阶段的主要特点是：(1)以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象。(2)有利于在企业内部建立通信基础平台，提高了办公效率，增强了系统的安全性。第二阶段比第一阶段办公自动化前进了一大步，但缺少对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。(3)以知识管理为核心。1996年，世界“经济合作与发展组织”首先提出了知识经济的概念。它的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新、应变能力、生产率和技能素质为主要内涵的知识管理。知识经济时代的办公已不再是简单的文件处理和行政事务，其目的在于达到整个企业的最终目标，这需要依靠先进的管理思想和方法。所以说，办公自动化实际上是一个知识管理的过程。它是一种系统，用于帮助企业发现什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。第三阶段办公自动化系统的框架，如图1-3所示。图1-3第三阶段办公自动化系统框架在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要：(1)把知识管理融入业务流程重组--知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。(2)改造企业文化--知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。(3)建立学习型企业--学习型企业是指通过不断地学习来提高竞争力的企业。这里所说的学习不仅仅是看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中的学习，是全员学习、全程学习和团队学习。这一阶段系统是建立在企业Intranet平台之上的，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。可以这样概括：第三阶段办公自动化仍是以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。当前的办公自动化技术无论从其内涵到外延都发生了彻底的变化，各种信息综合技术的使用可以帮助实现各类综合业务处理，并根据业务分析形成公文文档和报告，或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。网络的发展拓展了办公自动化的作用范围，从前面已经介绍的办公自动化发展的几个阶段不难发现，目前办公自动化完成的是一个从个体到群组的演变过程。个人办公自动化偏重于应用软件的基本概念与操作，而群体部分偏重于网络协同工作系统方面的知识内容。个人办公自动化：多指个人办公的计算机应用技术，包括文字处理、数据处理、报表处理以及语音处理、图形图像处理等多媒体技术。群体办公自动化：它是支持群体间动态办公的综合网络协同办公自动化系统，用于多单位协同工作中。伴随着知识经济概念的提出以及信息产业的进一步发展，现代意义上的基于网络的办公自动化当然不仅仅指个人事务处理效率的提高，甚至也不再是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率提高的手段。事实上，网络时代的办公自动化正逐步演变成为一种跨单位、跨部门和超越地理界限的信息交流和业务交汇的协同化的基础信息系统，它可以联结各个岗位上的各个工作人员，也可以对企业内外的各类信息资源进行整合。也就是说，网络时代的办公自动化已逐渐形成了一个系统--办公自动化系统。它的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一阶段办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二阶段办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三阶段办公自动化。在这3个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃和由信息处理向知识处理的飞跃。1.1.3办公自动化的进程及发展趋势1.办公自动化的发展进程(1)办公自动化在世界上的发展进程从20世纪70年代开始提出办公自动化的概念到今天，世界上办公自动化系统的发展非常迅猛，各国政府均不惜花费巨资发展本国的办公自动化系统。这一阶段的发展可以分成如下几代：第一代：20世纪80年代以前这一代办公自动化以大中型计算机为中心，主要处理结构化数据内容。多限于单位内部应用，是面向办公室管理层和事务处理人员的个人办公自动化实现阶段。第二代：20世纪80年代此时的办公自动化以微机和局域网络为中心，主要以存储和处理信息为主。在网络的基础上，存储和处理非结构化数据的信息流和多分辨率空间数据对象。相比之下，第二代办公自动化，不仅比第一代提高了效率，而且系统的安全性也得到了增强。第三代：20世纪90年代以来相对而言，办公自动化在美国等发达国家发展更为迅速。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，且水平较高。各公司、企业不仅把办公自动化视为提高效率、节约成本的手段，更是用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。(2)国外办公自动化系统的发展美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段：①单机设备应用阶段（1975年以前），主要是在办公室工作中使用文字处理机、词处理机、复印机、传真机等设备，以完成单项办公业务处理，支持事务处理类工作。②局域网阶段（1975-1982年），主要是以计算机和程控交换机为中心，利用局域网将各种设备连接起来，实现部分业务处理的自动化。③一体化阶段（1983-1990年），综合利用各种技术与设备，如计算机、多功能工作站、传真机、微缩设备、专用或公用的通信网络等，建立集成化、一体化的办公自动化网络，实现办公业务综合管理的自动化。1984年，美国康涅狄格州哈特福特市将一幢旧金融大厦改建为都市办公大楼（CityPlaceBuilding)，用计算机统一控制空调、电梯、供电配电、防火防盗系统，并为客户提供话音通信、文字处理、电子邮政、市场行情查询、情报资料检索、科学计算等多方面的服务，成为公认的世界上第一幢智能大厦。④20世纪90年代以后办公自动化系统进入了一个新阶段。光存储设备、智能化办公机器、语音处理设备与图形图像处理设备进入了实用阶段，成为了OA系统的重要组成部分。特别是1993年9月，克林顿政府正式宣布了“国家信息基础设施”计划，以光纤网技术为先导，谋求实现政府机关、科研院所、学校、企业、商店乃至家庭之间的多媒体信息传输，使得办公系统与其他信息系统结合在一起，形成一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。内部网可以和其他局域网或广域网相联，以获取外部信息源产生的各种信息，更有效地满足高层办公人员、专业人员的信息需求，达到辅助决策的目的。日本的办公自动化起步稍晚于美国。初期阶段（1979-1982年）主要是引入单机设备，实现了文字处理、传真等单项业务的自动化。发展阶段（1983-1987年）的重点是实现办公机械化，推行各种办公业务管理方式的统一化与标准化，实现各种办公作业过程的自动化。1988年以后进入成熟期，实现了办公系统的一体化，使全部系统有机地结合起来。此阶段完成的日本东京都政府办公大楼是一座综合利用各种现代先进技术的智能大厦，代表了当代OA