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紫光电子档案管理系统功能介绍1软件功能清单根据甲方对档案管理的需求，乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能：◆系统设置◆权限设置◆文件管理◆收集整编◆档案管理◆档案检索◆借阅管理◆报表管理◆销毁模块◆统计管理◆综合管理◆开发利用◆光盘制作◆数据转换◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块2功能介绍2.1系统设置紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构：自定义档案类型。用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型。2.2权限设置紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理，方便赋权。2.3文件管理各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件，将归档文件进行移交到收集整编模块，进行预归档管理。2.4收集整编紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等；系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能档案管理系统项目技术协议—1—处室通过本系统独立进行立卷归档；系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA（办公自动化）或手工的方式送到未归档库中，成为待整理的文件，待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入，不同的用户只能看到自己提交的文件。系统提供保管期限、分类表维护功能，在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成目录号，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。2.5档案管理此部分是综合档案管理系统的重要环节，档案管理的各项主要业务均在于此。用户可以在电子档案数据资源的基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。紫软电子档案管理系统2009可以使档案管理人员通过使用档案管理模块，在自定义的界面下录入、编辑修改各种档案数据以及完成档案文本与各种电子档案原件（扫描的光栅图或矢量图）的挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。并且能够实现批量挂接功能。对于保密要求高的档案原文可以通过选择传输路径，将其存储到服务器的数据库内。具有随时扫描及单份文件引入功能，录入时有信息携带功能。文件录入后能自动生成案卷，且案卷中的份数、日期等信息由卷内文件形成,录入后的案卷能自动排序。具有特殊文字符号录入功能。2.6档案检索紫软电子档案管理系统2009的用户可按：分类、工程项目、案卷、文件、进行各种条件的组合检索，也可采用对用户来讲更为形象直观的卡片检索，另外，对用户库和日志库也可进行组合检索，并随时可以打印检索结果。提供如条件检索、高级检索、分类检索、跨库检索、全文检索、递进式检索等各种检索方式进行档案查询。在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。2.7借阅管理档案的价值在于利用，档案人员不仅要管好档案，更要用好档案，为领导决策提供及时准确的依据，最大限度地发挥档案的作用，只有这样，档案工作才会受到足够的重视和支持。查、借阅管理功能分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。档案管理系统项目技术协议—2—紫软电子档案管理系统2009中的借阅管理主要是面向纸介质档案的利用。功能包括：借阅、归还和催还，并打印借阅单和催还单。还可以对用户的借阅情况，以及网上用户对档案查询和利用情况进行方便地统计和打印。借阅管理分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：借阅管理、归还管理、催还管理、借阅统计和检索统计。2.8报表管理紫软电子档案管理系统2009的用户通过该系统，不仅能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作，报表可以灵活调整，包括打印的行数、字体类型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。通过系统提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此系统可以灵活的定义统计项和检索条件等。统计报表可以对电子档案库所有档案类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。定制各种档案类型（科技档案、文书档案、会计档案、录音、录像、照片、图书、光盘等）的必备报表：卷内目录、案卷目录、卷盒脊背、案卷封面、移交目录、文号目录、卷内备考表、全宗目录、专题文件目录、借阅登记表等，其中卷内目录分装订与不装订、A4与16开纸型。能对案卷、卷内文件的数量进行统计。2.9鉴定与销毁管理紫软电子档案管理系统2009中的销毁管理允许用户对经过过期的旧档案进行鉴定，经鉴定后的档案可进行保管期限和密级的自动更改或销毁处理，过期档案从库中抽出（非删除），另建库保管，待需要销毁时再删除。同时在系统日志中记录鉴定信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对从前销毁的操作进行检索。2.10统计管理档案统计则可以对电子档案数据进行各类统计，形成三维统计图表，为将来的数据挖掘提供了有利的接口数据。2.11综合管理综合管理可以针对库房和设备情况进行登记和管理，同时可以与成熟的库房温湿度控制系统进行整合，将库房温湿度数据一起纳入到档案管理的范畴，并能形成温湿度的三维曲线图，简单直观的显示了库房管理的情况。2.12开发利用年报系统可以生成国家档案局要求的年报，通过系统定制能够自动产生年报数据，大大减轻档案管理系统项目技术协议—3—了档案管理员进行年报汇总的工作量。档案编研提供了管理员对档案信息的提炼和加工手段——专题库。编研管理可以对专题库进行管理，可以根据需要定制模版，通过套用模版直接将需要进行编研的档案转成WORD格式的编研报告。工作量统计可以对档案管理人员的工作量进行方便的统计。2.13光盘制作紫软电子档案管理系统2009全面支持CAD文件光盘存储标准，可以对标准格式的光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述标准的格式直接存储在光盘中。2.14数据转换紫软电子档案管理系统2009利用该将用户以前使用其他管理软件所录入的档案数据,转换到TH-AMS档案库中来，既避免了重复录入，又保障了工作的连续性。支持Dbase,Foxbase,FoxPro、Excel、Access、MS-SQL、Oracle、DB2等数据库格式的转换。2.15WEB检索系统紫软电子档案管理系统2009WEB检索模块采用网站信息发布的形式，为企业用户提供档案的检索查询、浏览、下载、借阅预约、赋权申请等功能，在保证用户不需要安装专用程序的基础上，就可以满足对档案的有效利用。用户通过IE方式检索、浏览。兼职档案管理员可以通过WEB系统在线移交文件。2.16文件扫描处理模块文件扫描处理模块可以实现在档案管理软件中直接驱动扫描仪对纸质文档进行扫描处理挂接等功能。对扫描图像的处理，能够实现自动倾斜校正、手动自动黑点处理、图像的旋转等功能，并能实现对扫描完的图像自动挂接功能。2.17与OA系统集成接口（根据需要定制开发）要求档案系统跟OA办公系统进行归档接口整合，实现OA办公系系统内的文件能够在点归档功能后自动归档到档案系统内，包括文件的审批表、正文及附近都能全部按照原样式保存；涉及档案借阅（包括网上电子借阅和实体档案的借阅）权限的审批流程能够自动转到OA办公系内进行审批；并将最终的审批结果反馈给档案管理员，由档案管理员根据审批结果对档案借阅申请进行处理；2.18在线OCR模块（选配）在线OCR模块，可以实现对各录入字段的自动识别输入功能。能够实现对选中图像的全文识别，并且可以复制出来，对其内容进行编辑利用。档案管理系统项目技术协议—4—OCR识别模块能随时将图像文件内的标题信息识别并复制。OCR模块可以实现对扫描的档案原文做快速的识别，建立全文索引数据库，从而实现对扫描图像文件的全文检索。2.19全文检索模块（选配）全文检索模块通过对指定档案库创建全文检索索引数据库，能够实现对指定档案库内的档案数据的全文级检索，不仅能够检索出在档案条目中相匹配的检索字，对扫描挂接的图像内的图像也能够进行检索。