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1/7档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特对公司档案管理制度进行修订。2、本制度适用于规范公司及所属各部门档案管理工作。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于综合办公室管理，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行岗位职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员即兼职档案员，制定明确的资料管理岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁、必须按照本制度规定执行。4、各部门档案管理内容：（1）总调度室（含供热运行一部、供热运行二部）档案管理内容：1）公司新建及改造项目的立项，可行性研究报告，初步设计、施工设计资料及图纸等相关资料。2）公司购置所有设备的文件资料：所购设备的招投标文件、合同、技术协议、图纸、使用维护说明书、供货清单、易损件清单、专用工具清单等。3）固定资产中设备档案（包括规格型号、生产单位、试车、验收报告、合格证书、标牌）转资、报废申请报告、上级或公司批复文件。4）特种设备：锅炉、压力容器、吊装起重设备建立专档。2/75）基本建设设立专档，内容包括工程设计、勘察、施工、合同及附件、工程结算书等文件资料以及建设单位需要留存的其它资料。6)历年锅炉、换热站运行记录、维修记录、改造记录等。7)其他需要存档的资料。（2）综合办公室档案管理内容：1）公司人事档案；2)车辆档案；3）合同协议档案；4）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关执行的文件。5）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。6）公司经济活动中与外单位来往函件。7）会议文件包括本公司重要会议形成的文件、纪要决定。8）公司制定的计划、统计、预算、决算及工作总结。9）公司内部组织机构在工作中形成的重要文件。10）公司领导在公务活动中形成的重要信件以及公司对外交流的文件协议报告等。11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构人员编制等文件。12）公司的历史变革、大事记、年鉴，反应公司主要活动的剪辑声像材料、荣誉奖励证书、有纪念和凭证的实物和展览照片、录音、录像等。13）公司制定的章程制度。14）公司职务任免、调配、培训、专业技术评定、聘任及职工录用、转正、定级、调资、解聘等文件材料。15）公司员工档案转移的介绍信及存根。16）公司财产、物资、档案交接凭证、清册。17）公司重大活动形成的请示，报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像、材料等有参考价值的工作来往文件。18）其他应当归档的资料（3）财务部档案管理内容：3/71）公司的统计报表、统计分析资料、财务报表、凭证、账簿、审计等材料。2）公司基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料。3）公司管理、科研、建设项目资料。4）公司营业执照、税务登记证等公司证件。5）其他需要归档的财务资料。（4）客服档案管理内容：1）公司历年供热客户档案；2）公司历年测温档案；3）公司供热客户面积档案；4）供热合同、协议等档案；5）供热分户计量档案；6）其它需要归档的客服档案。⑤工程部档案管理内容：1)上级批准的文件；2)工程预算书；3)工程质量管理文件；4)工程决算书；5）公司基本建设工程施工、竣工资料；6）管网工程图纸及文件资料；7）相关电子文档；8）其他需要归档的工程档案。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整、清晰，封面提名应能准确反映出卷内文件材料内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》。档案盒内文件没有题名的，由档案人4/7员根据内容拟定标题。5档案盒封面应注明立卷人、审核人、立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内同性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）2、公司档案大致分为一下几类：①证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等。②文件类：分外来文件（政府职能部门的来往文件）和内部文件。③制度类：管理制度汇编。④合同类：按实际情况分类。⑤计划总结类：分年度计划及总结等。⑥会议纪要类：办公例会纪要等。⑦技术档案类：（四）档案编号1、档案分类各级名称经确认后，应编制《档案登记目录表》将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字已经确定，不宜任意修改，如有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。5/7（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久，定期按文件材料的保持价值分为1年、5年、10年。1、永久保存：①公司章程、合同②股东名册③组织规程及办事细则④董事会及股东会议记录⑤财务报表⑥政府机关核准文件⑦不动产所有权及其他债权凭证⑧工程设计图⑨公司规章制度⑩其他经核定永久保存的文书2、10年保存：①预算、决算书类②会计凭证③事业计划资料④其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：①期满或解除之合约②其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：临时性文件。（三）公司可根据实际情况拟定文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字所形成的的统一文件，均不得分开。（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表，全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理1、借阅手续：6/7（1）各部门经办人员因业务需要借阅一般档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。借阅特殊、保密性档案时，必须经部门负责人审核、总经理批准后方可借阅。（2）外单位来本企业查阅档案，要持单位介绍信，并经分管副总经理或总经理批准，方可办理查阅手续。（3）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期，以备及时催还。（4）档案归还时，经档案员核查无异议后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经分管负责人签字批准。4、借阅人于规定限期内归还。如有其它人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。5、企业员工调动，在办理最后手续前，应归还所借的企业档案，否则，公司不予办理最后调离手续。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核实仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并确定监交人后，方可进行移交。（档案移交登记表》7/7需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整性和安全性，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制定更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报综合办公室备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。