《湖南省卫生厅视频会议系统管理规定》(试行)的通知

官方网址：湘卫办函〔2009〕9号关于下发《湖南省卫生厅视频会议系统管理规定》（试行）的通知各市州卫生局、厅机关各处室（中心）、厅直各单位：湖南省卫生厅视频会议系统已开通运行，为了保证该系统安全可靠的运行，并充分发挥系统作用，特制定《湖南省卫生厅视频会议系统管理规定（试行）》，现印发给你们，请认真遵照执行。请各单位尽快将视频会议系统管理员姓名及联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱及视频会议室电话等）报卫生厅办公室。二OO九年八月四日2湖南省卫生厅视频会议系统管理规定（试行）一、使用申请1、以卫生厅名义召开的视频会议，须经分管厅长批准；以厅机关处室（中心）名义召开的视频会议、举办讲座、培训等须填写使用申请单报厅办批准（申请单见附件1）。视频会议通知文件应经厅办公室审核后下发。2、卫生部召开视频会议时，相关处室或单位应根据会议内容提出是否向下转播及转播范围等意见，履行审批手续，起草会议通知送厅办，并尽早告知厅信息中心和各分会场做好视频会议设备开机联调等各项准备工作。二、会议管理1、会前准备事项：（1）各参会单位在接到会议通知后，立即通知本单位系统管理人员了解会议安排情况；（2）会议开始前1小时，各分会场系统管理员应到达会场开机检测与联调，按照操作流程逐项检查系统状况。如召开临时紧急会议，系统管理员应在接到通知后立即到达会场开机调试；（3）根据会议需要，各分会场可能临时改设为主会场，届时有关单位要积极配合做好会前各项准备工作。2、会议期间注意事项：（1）各参会单位应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，3主要领导要设置桌牌，桌牌及标牌应保证图像效果清晰；（2）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应；（3）系统管理员应随时关注本会场摄像效果，本会场不发言时，应将话筒调至静音状态；（4）系统联调或开会时出现故障应立即找出原因进行恢复，或通知相关维护单位尽快解决并记录故障原因和处理情况（记录表见附件2）。因故障原因耽误开会时应及时通知主会场并在会后通过主会场录播服务器下载会议内容。（5）不得随意播放与会议无关的音视频信息，参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态。会场内禁止吸烟；（6）会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。三、系统管理1、厅办公室负责对厅视频会议系统进行管理，对视频会议系统的运行情况及会议内容是否涉及国家秘密信息进行监督。厅信息管理中心负责对厅视频会议系统的运行维护和技术支持。厅机关服务中心负责厅视频会议系统主会场后勤服务管理。2、各市州卫生局和厅直单位对本单位视频会议系统及设备的使用和管理负责，应建立相应管理制度，指定两名相对固定的视频系统管理员负责视频会议系统的运行管理和维护等工作，做到责任到人，管理到位，确保视频会议系统正常运行。3、要加强对视频会议系统的运行维护和日常管理。会场系统4管理员应定期对其视频会议系统进行自检，定期开电检查设备及线路，发现故障要及时排除，对不能排除的故障应及时与厅信息中心或运行维护商取得联系。不能随意更改系统设置，不能将视频会议设备挪作他用。厅信息管理中心将定期组织对视频会议系统的整体例行检测，各单位应积极配合。四、安全保密1、各市州卫生局和厅直单位办公室负责会议保密工作，要指定专人负责审核会议发言、图象内容是否涉密，严禁出现涉密信息内容。2、视频会议系统涉及政府内网，未经许可不能擅自将视频会议系统线路或设备与其他网络或设备相连。3、主会场对重要会议、讲座或培训等进行录播，各分会场可以在会后下载重播，分会场自行录像或下载的主会场录像资料应妥善保管和安全使用。五、会场环境要求1、各分会场单位视频会议室应满足视频会议会场配置基本要求，安装扩声系统，满足灯光、窗帘、温度、湿度、卫生等有关环境要求。摄像镜头清洁必须采用专用清洁工具。2、各单位应在视频会议室安装值班电话。5附件1：视频会议系统使用申请单会议名称：会议发起单位：参加单位或个人：参加人数：会议时间：____年____月____日时分至时分会议联系人：________________会议使用主会场：参加会议分会场：其它要求：部门负责人签字：年月日厅办公室意见：年月日主管厅领导意见：年月日6附件2：视频会议系统调试与故障登记表（主、分会场填写）会议名称：_________________________________会议发起单位：会议时间：____年____月____日时分记录人：________________硬件调试调试项目是否正常备注（不正常写明设备及具体现象）加电时各设备指示灯是否正常华为终端设备运行是否正常设备线路连接是否正确本单位网络情况是否正常电信线路通讯是否正常其他设备运行情况视频业务调试调试项目是否正常备注（不正常写明具体现象）是否自动加入会议是否能呼入会议主会场图像是否清晰本地会场图像是否清晰与主会场交互声音是否清晰其它填写说明：在会议开始时间前一小时视频设备操作人员打开设备对硬件调试项目进行自测，无问题则进行视频业务调试项目。如有问题及时通知主会场或电信相关部门进行故障排查并在备注栏填写有关情况和处理过程。会议期间出现的故障也要做详细记录。本表内容也作为卫生视频会议系统的定期整体例行检测项目。