会计档案管理规定

会计档案管理规定为提高我校财会档案工作质量和科学管理水平，充分发挥财会档案的作用，逐步实现财会档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。一、基本原则1、凡在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属会计档案。2、会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，必须实行集中统一管理原则，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用；财会档案必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系。3、严格实行部门立卷制度，应明确一名专（兼）人员负责会计档案工作，并纳入职责范围之中。二、归档范围1、归档主要内容：包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等材料。具体范围和保管期限见附件。2、归档重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型具有长期保存价值的文件材料。3、不归档的文件材料：上级有关财务普发性（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文件；重份文件及校内其他单位发来的文件；未生效的合同、协议、单据；无考查利用价值的一般性、临时性文件；与校外单位交换来的材料。三、归档要求1、归档的财会文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。2、坚持由部门立卷归档原则，由经办人负责将积累文件材料按归档要求组卷成册，移交给专（兼）职档案员归总后移交校档案馆。3、遵循会计文件材料形成规律和特点，保持其有机联系，按照会计年度时间进行组卷，不同年度不能组成一卷；各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。4、案卷封面标题要简明、确切；卷内目录表按格式填写；页号编排，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧下角。5、活页账应抽掉空白页，会计账簿应抄写卷内目录，然后按卷册加封面装订。6、会计凭证装订前要对会计·凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据要粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。7、会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1．5至2．ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。8、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补；各种材料大小均为16开（凭证除外），图表按此规格叠成手风琴式。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷，热敏纸传真件不得直接存档。9、会计凭证必须包角并在背面粘贴处加盖装订人私章。封面填写包括凭证种类：XX年度本月共册之第册本册号数：自号起至号本册日期：自月日起至月日止单位名称：在会计主管：会计：装订：三项加盖私章。10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。11、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。四、归档时间1、财会综合性文件材料在次年六月底前立卷归档；2、财会业务性材料实行隔年移交制度：在次年一季度内整理组卷，由管理科保管三年后移交校档案馆。2007年11月6日附件一：高等学校财会类档案归档范围和保管期限表CK11综合序号类目名称保管期限CK111上级有关财务会计工作的文件材料永久CK112本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期CK113学校基金管理工作文件短期CK114有关财务管理方面的其他文件材料短期CK115会计移交清册长期CK116财会档案移交保管清册永久CK117财会档案销毁清册长期CK12会计报表序号类目名称保管期限CK121决算报表（含基建综合决算）永久CK122预算会计报表短期CK123年度以上规划表、分配计划、测算表长期CK124年度以上各种统计报表（含工资报表）长期CK125季度以下各种计划、统计报表短期CK13会计帐簿序号类目名称保管期限CK131涉及外事会计帐簿永久CK132总帐长期CK133预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期CK134预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期CK135学校专项基金帐簿短期CK136日记帐短期其中：现金、银行存款日记帐长期CK137固定资产明细帐（卡片）短期（固定资产报废清理后保管五年）CK14会计凭证序号类目名称保管期限CK141涉及外事的会计凭证永久CK142预算内各种原始凭证、记帐凭证短期CK143预算外各种原始凭证、记帐帐单短期CK144学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期CK145银行存款余额调节表短期CK146会计拨款凭证及其他会计凭证短期CK147银行对外帐单短期CK148涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期CK15工资清册序号类目名称保管期限CK151工资发放名册、卡片永久CK152工资转移、证明、通知存根长期CK153各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等短期出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。臣不胜受恩感激。今当远离，临表涕零，不知所言。