xx电力学院学生社区管理系统说明书

1xx电力学院学生社区管理系统说明书一、系统概述高校社区管理是各大高校正常运营，关系学生利益的重要组成部分，具体操作主要由各高校宿管处负责，涉及面广，工作量大,操作也有一定复杂度，因此社区管理也需要一个有效的管理系统,实现网上操作，提高工作效率。然而目前在中国，大部分的高校都没有能设立起完全地管理信息系统，有的只是实现了一部分，仅仅是支持较低层次工作的系统。社区管理信息系统是一个一体化集成系统，进行信息管理是从总体出发，全面考虑，保证各种职能部门共享数据,减少数据的冗余度，保证数据的兼容性和一致性。严格地说只有信息的集中统一，信息才是资源。数据的一体化并不限制个别功能子系统保存自己的专用数据,但为保证一体化,首先要有一个全局的系统计划，每一个小系统的实现均要在这个总体计划的指导下进行；其次是通过标准、大纲和手续达到系统一体化。xx电力学院社区管理还处在传统的手工管理阶段，效率较低。随着扩招，住宿学生增加，工作量也随之增加，开发与之适应的管理系统有必要性和可行性：方便学生查询，有利工作人员操作，更展示了高校的风貌。二、系统需求通过全面收集原始资料，进行系统规划，系统分析，进行可行性研究，争取达到以下系统目标：1、界面友好，方便直观，采用人-机交互方式，通过鼠标点击或输入简要关键字就能获得用户所需信息,而不需要进行烦琐的的编程。2、新学年，输入新生住宿基本信息，管理员以后可以针对不同需求分类、排序、查询、统计，并输出报表。学生和其他部门也可根据自己需要网上查询。3、学生离宿后打印相关记录文档做备份，快速删除系统中相关学生的资料，节省空间以备后用。4、实现网上报修,学生网上申请,宿管处经过分类汇总审核后生成保修单送到工2程部，工程部上门维修。5、实现网上办理勤工助学，学生网上填写申请，宿管处汇总传到学生办具体安排。6、总之，通过管理系统减少传统的空间时间限制，提高效率，实现信息资源共享，使学生、工作人员便捷的交流。三、现状分析在开发系统之前，我们去宿管处了解情况。宿管处与教务处、财务处等部门平行，由一名部门经理，５个管理员和若干值班人员组成，主要负责学生住宿管理，包括新生入住管1理，学生离舍管理，故障维修管理，勤工助学管理，收缴水电费，卫生检查登记，住宿安全保障等，由于后三者实践操作性强，只需做简单记录即可，所以本系统侧重新生入住管2理，学生离舍管理，故障维修管理，勤工助学管理的分析设计实施，这些包涵了学生从入住到毕业的全部过程，牵涉到系部，宿管处，学生办，财务处等校内其他职能部门。学校这几年加大了对学校硬件的更新，学生宿舍做了相应的改装，另外还加强了许多保卫措施和人性化的设施，住宿情况大有改善。随着住宿情况的改善学生的住宿管理也应该上一个台阶，然而xx电力学院社区管理仍处在传统的手工管理阶段，基本上所有工作都是通过手写做记录，各类报表通过手工绘制，查询通过翻阅纸上资料实现。不保存大量数据，没有软件系统对数据进行管理，往往是一组数据对应一个应用程序，资源重复利用率低。在平时记录工作也许不是很麻烦，但是在入学和结束时就有非常复杂的工作需要处理，特别是在统计、排序、查询时混乱又枯燥，容易出错。每次入学来临都要通过烦琐的工作登记学生的资料，安排寝室，画表格，这对宿管处管理员来说是一个非常烦琐的工作。在每次新生报道之后除了宿管处，学工办留有学生的住宿档案之外楼长还要有资料存档。很明显，数据有冗余，重复的文件保存在很多人的手中，比如说一个学生退了宿舍以后先通过宿管处消除了住宿记录又在楼长那里做了记录，可是往往在其他地方如学生办又缺少了记录，这种冗余很容易出现在文件或者是书面保存阶段，稍有疏忽就会引发存储在不同文件中数据的不一致问题。所以建立起有效的管理系统,存储的内容就可以永久保存，需要时只要从数据库中查询即3可。这样才能改善落后的管理工作，提高工作效率。现在学院内已经引进了先进的网络通信技术及专门的电脑人才，科研费用较为充裕，学校领导也开始重视网上办公……这些都为系统开发提供了经济技术社会等方面的可行性。四、新系统的目标、主要功能和逻辑模型1、组织结构图在做出系统分析之前我们先来了解一下整个组织结构图：从总体看：在宿管处方面有：宿管处经理——总体控制宿管处工作，做重大决策，向院领导汇报工作。管理员——安排住宿、分工处理各类申请、接受学生咨询。值班员：检查卫生、收缴水电费、24小时轮流值班，主要负责实际操作工作。在学生方面有：宿管处经理管理员值班员自律委员会自律委员会社区学生系电力学院财务处学生办宿管处工程部各系4对原有的组织结构（宿管处方面和学生方面）整合，得到未来学生社区的组织结构图：2、业务流程图（1）新生入住管理文字说明:根据各系所交的入住学生清单,参照寝室占用表安排学生入住,生成住宿安排表通知学生,根据学生所填住宿证做入住学生记录,住宿证由学生保管,作为出入证件。寝室占用表入住学生记录表填写的住宿证系部安排住宿学生住宿登记住宿证住宿安排表入住学生清单电力学院宿管处系工程部财务处学生办经理管理员值班员自律委学生5（2）学生离舍管理文字说明:根据学生所交的离宿申请单、押金收据、住宿证进行处理，不合格退回，合格的进行资产审核，资产无破坏，学生在在资产核对单上签名即可，如有损坏，进行赔偿处理，开收据，修改入住学生记录、寝室占用表、资产状况登记表。（3）故障维修管理文字说明:根据学生所交的维修申请单进行处理，不合格退回，合格的交到工程部请求维修，并做相关登记。维修申请单维修登记表不合格申请单保修单学生审核申请工程部寝室占用表押金收据离舍申请单住宿证赔偿收据资产核对单入住学生记录表资产状况登记表离宿申请单资产核对单学生审核申请审核资产处理赔偿6（4）勤工助学管理文字说明:根据学生所交的勤工助学申请单汇总，不合格退回，生成勤工助学登记表交到学生办。这里只是起到中介作用。3、数据流程图（DFD）（1）新生入住管理（2）学生离舍管理系部P1.1安排住宿入住学生清单住宿证住宿安排表学生填写的住宿证P1.2登记住宿D1寝室占用表D2入住学生记录表学生P2.1处理申请离舍申请单押金收据住宿证离舍申请单P2.2审核资产资产核对单资产核对单P2.3罚款处理赔偿收据D2入住学生记录表D1寝室占用表D3资产状况登记表学生勤工助学申请单不合格申请单审核申请学生办勤工助学登记表7（3）故障维修管理（4）勤工助学管理4、数据字典数据流条目名称：入住学生清单编号：D-001简要说明：由系部交到宿管处具体的入住学生基本信息数据流来源：系部数据流去向：p1.1包含的数据结构：流通量：50份/年学号姓名系别班级性别年龄家庭联系地址家庭联系电话数据流条目名称：住宿安排表编号：D-002学生维修申请单P3.1审核维修单保修单工程部D4维修登记表WEIWEIXIUDENGJIBIAO学生勤工助学申请单P4.1处理申请勤工助学登记表学生办上岗通知8简要说明：根据寝室占用情况安排学生住宿的表格数据流来源：p1.1数据流去向：学生包含的数据结构：流通量：10份/年学号姓名寝室楼寝室号床位数据流条目名称：住宿证编号：D-003简要说明：宿管处交给学生填写的证明学生有住宿资格的空白卡数据流来源：p1.1数据流去向：学生包含的数据结构：流通量：2000份/年学号姓名系别班级性别寝室楼寝室号数据流条目名称：填写的住宿证编号：D004简要说明：学生填写的证明学生有住宿资格的卡,登记完后由学生保管数据流来源：学生(p1.2)数据流去向：p1.2(学生)包含的数据结构：流通量：2000份/年学号姓名系别班级性别寝室楼寝室号数据流条目名称：离宿申请单编号：D-005简要说明：学生毕业或在外租房时向宿管处递交的申请单数据流来源：学生数据流去向：p2.1数据结构:9学号姓名系别班级性别流通量：3000份/年寝室楼寝室号离宿原因:计划离宿日期申请日期数据流条目名称：押金收据编号：D-006简要说明：学生入住时交纳住宿押金交纳的收据,离宿时以此取回押金数据流来源：学生数据流去向：p2.1包含的数据结构：流通量：3000份/年学号姓名系别班级押金金额交纳日期经办人交纳人签名数据流条目名称：住宿证编号：D-007简要说明：实际上就是编号为F-004证明学生住宿资格的卡,离宿时交还宿管处数据流来源：学生数据流去向：p2.1包含的数据结构：流通量：2000份/年学号姓名系别班级性别寝室楼寝室号数据流条目名称：离宿申请单编号：D-008简要说明：学生的离宿递交并经审核的申请单数据流来源：p2.110数据流去向：p2.2包含的数据结构：学号姓名系别班级性别流通量：2000份/年寝室楼寝室号离宿原因:计划离宿日期申请日期审核人审核日期数据流条目名称：资产核对单编号：D-009简要说明：宿管处检查申请离宿学生寝室资产状况决定是否处罚赔偿的依据数据流来源：p2.2数据流去向：p2.3流通量：50份/年包含的数据结构：破损资产编号破损资产名称所在寝室破损情况检查日期检查人数据流条目名称：资产核对单编号：D-010简要说明：宿管处交给学生确认和签字的资产核对单,即赔偿通知单数据流来源：p2.2数据流去向：学生包含的数据结构：破损资产编号破损资产名称所在寝室破损情况检查日期检查人赔偿金额学生签名流通量：2000份/年数据流条目11名称：赔偿收据编号：D-011简要说明：赔偿交费的凭证收据数据流来源：p2.3数据流去向：学生包含的数据结构：流通量：1000份/年赔偿收据编号赔偿人学号赔偿人姓名赔偿金额收款人收款日期赔偿人签名数据流条目名称：维修申请单编号：D-012简要说明：学生交给宿务处要求维修的申请单数据流来源：学生数据流去向：p3.1包含的数据结构：流通量：4000份/年寝室号维修物编号维修物名称维修原因申请人申请日期数据流条目名称：保修单编号：D-013简要说明：宿管处审核通过后要求维修的单数据流来源：p3.１数据流去向：工程部包含的数据结构：流通量：4000份/年寝室号维修物编号维修物名称维修原因签发人数据流条目名称：勤工助学申请单编号：D-014简要说明：要求勤工助学的学生填写的申请单数据流来源：学生12数据流去向：p4.1包含的数据结构：流通量：4000份/年姓名学号申请理由家庭情况求职意向申请时间数据流条目名称：勤工助学登记表编号：D-015简要说明：根据勤工助学申请单综合的学生的基本情况表数据流来源：p4.1数据流去向：学生办包含的数据结构：流通量：100份/年姓名学号家庭情况求职意向申请时间整理人整理日期数据流条目名称：上岗通知编号：D-016简要说明：学生办发出的勤工助学学生的具体上岗通知单数据流来源：学生办数据流去向：学生包含的数据结构：流通量：3000份/年姓名学号岗位名称工作时间工作地联系人联系电话数据存储条目名称：寝室占用表编号：F-01说明：关于寝室占有情况的各类记载文档,是安排住宿的依据结构：床位编号寝室楼寝室号有关的数据流：D1P1.113占用状况P2.1D1备注信息量：10份/年有无立即查询：有数据存储条目名称：入住学生记录表编号：F-02说明：关于入住学生情况的记载文档结构：学号有关的数据流：床位编号P1.2D2姓名P2.1D2班级D2P2.1入住日期信息量：2份/年离舍日期有无立即查询：有数据存储条目名称：资产状况登记表编号：F-03说明：学生离舍后宿管处检查资产,登记的关于资产使用情况的记载文档结构：有关的数据流：P2.2D3资产编号Ｄ3p2.2资产名称寝室号配置日期配置经办人信息量：2份/年报废日期报废经办人有无立即查询：有数据存储条目名称：维修登记表编号：F-04说明：关于维修登记情况的记载文档结构：有关的数据流：P3.１D４资产编号信息量：2份/年报修人学号寝室号有无立即查询：有维修人员维修日期维修费用处理过程条目名称：安排住宿编号：P1.1说明：宿管处为新生安排寝室床位的处理过程输入：系部14输出：P1.1学生处理：宿管处在得到入住学生清单后，参考寝室站用情况表为每位学生安排床位,在安排好具体住宿后通知学生处理过程条目名称：登记住宿编号：P1.２说明：