物资采购管理制度

1物资采购管理制度第一章总则第一条：物资采购供应管理是企业经营管理、产品质量、环境、职业健康安全管理体系认证的主要组成部分之一，因此加强物资管理，严格物资管理制度是促进企业发展，提高经营效果的有效途径。第二条：物资采购供应管理工作必须坚持“从生产出发，为生产服务”的观念，认真贯彻国家、企业经济管理的各项法规和制度，严格执行物资纪律，合理分配物资，及时、齐备、保质、保量、经济合理地组织供应，切实保证企业生产经营活动的正常进行。第三条：加强物资科学管理。在物资计划、采购、供应、核算、统计等各个环节上做到“计划有依据，分配有道理，消耗有定额，用料有核销”；合理储存和保管物资，定期清查库房，合理调剂余缺，压缩库存，保证在库物资数量、质量完整无损，降低仓储费用。第四条：加强物资管理人员的培训，提高管理人员素质。物资工作岗位本着因事设岗，适当配备定员，不能缺岗、代岗，以保证工作质量。第二章部门职责（一）部门职责1.负责物资系统的全面管理工作，包括制度制定、运行、修改与完善、监督检查制度落实；传达、贯彻上级有关文件精神；承担相关指标的完成。2.负责公司物资采购各过程监控、建立采购制约机制；协调物资供应，保障工程项目施工正常进行。3.负责物资采购、验收、发放、保管以及周转材料租赁、使用、退场等过程管理。组织分析主要材料、周转材料费用消耗，以便对管理薄弱环节加以控制。4.掌握部门人员状况，负责系统人员培训、考核。25.负责制定系统工作规划并根据公司要求适时调整。6.负责与主管领导、上级主管部门、公司各项目部、部门间的沟通、协调工作。7.本部门与其他部门的协调与信息共享。（二）采购员岗位职责1、严格贯彻执行公司各项物资采购管理政策及有关材料管理规定，接受部门主管及技术部门监督检查。2、积极主动与申购部门联系，核实所购物资的名称、规格型号、数量等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。3、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。4、以搞好“物资供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解加工厂及各项目部的物资需求及市场供应情况。5、熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、规格型号、产地、单价、质量及供应商和产品生产商。6、按“产品质量负责制”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道询价、议价，降低采购成本，提高采购质量；7、经常去项目部了解产品质量、听取项目管理人员、保管员及工人的反馈，根据反馈情况制定切实可行的方案满足项目物资需求。8、及时完成部门主管下达的各项采购任务，及时保障企业正常生产经营需求，严格执行公司采购管理制度，采购均以“物资申请单”为依据。9、严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知库管员，按规定办理验收入库手续，共同把好质量及数量关。10、熟悉所采购物品的市场行情，能据此为经营投标活动做好参考服务。11、服从公司各部门监督，遵守公司有关规章制度。3（三）保管员职责1、严格贯彻执行公司制订的有关物资保管制度，对采购物资的验收入库、出库、盘存等工作负责；2、入库：(1)新购物资到达仓库，根据物资特性，检查物资外观质量，数量，根据项目或加工厂反馈提醒采购员采购质量；入库填写一式三联入库单，其中采购联及财务联交给采购员，报销使用；（2）项目退回物资，与项目部人员共同对退回的物资进行清点，确认无误后开具物料退库单，登记入账，便于对项目成本的结算。3、出库：根据项目部物资申请单及部门库存表，盘存物资库存数量；库存数量足够，备货发货，同时根据最低库存或数量不足填写物资申购单，经分管领导批准后由部门主管安排采购员采购；出库填写一式三联出库单；4、盘存：根据库存表及出入库单据核查实物，做到单据与实物一致；5、信息收集与反馈：对发送项目部及加工厂的物品，实行跟踪制度；统计物品的使用寿命，收集工人及项目管理人员的反馈等，及时同部门主管沟通使用结果。6、负责仓库物资的贮存、保管、维护、堆放管理工作，保证不合格的物资不投入使用；7、材料出入库做好记录，健全账目，每月结算填写报表，按时上报；8、负责废旧物资的回收、分类、保管、管理工作。第三章人员管理1、公司物资部负责材料员、库管员调配，业务指导、绩效考核。2、公司材料部，在不影响项目供应工作的前提下可适当调整个别人员。3、材料员、库管员应端正工作态度，接受公司领导及主管部门的领导。4、考核材料员、库管员：现场材料使用率及物资回收率。4第四章物资采购管理物资采购、发放、验收流程：项目部填写物资需求申请书材料供应部进行物资核实、盘存拟定物资需求几划分管领导审核批准采购员询价对比采购实施付款库管员、材料员收货检验入库1.1前提条件项目部提出《物资需求申请表》，该表首先由相关部门领导签字把关，确定所提物资的必要性，然后所提物资需求申请表汇总至材料供应部，由材料供应部核对库存，库存有的，直接进入发放程序；不足或无拟定新的需求计划表。1.2步骤一材料供应部及技术部门拟定《计划表》报分管领导审核批准，分管领导认为该物资有购买必要，在《计划表》上签字；如果分管领导认为该物资应部分购买或不购买，使用部门及技术部应该重新拟定新的《计划表》，直至分管领导批准。1.3步骤二材料供应部将分管领导审批通过的《计划表》一式两份交采购员及项目部，两部门人员根据《计划表》内容同时进行询价。1.4步骤三采购员将询价结果报部门主管审核，然后报分管领导，分管领导将两部门询价结果进行对比，根据质优价廉、服务快捷等原则，两部门拟定采购方式方法向供货商再次议价。1.5步骤四采购员整理供货商报价资料，深入分析进入采购程序，根据公司实际情况，签订供货合同。51.6步骤五根据供货合同，采购员填写付款申请单，部门主管、分管领导及公司领导审核签字，交财务部付款；采购员合理安排运输车辆及时将所采购物资运至工地或仓库。对于货到付款及延期付款的，直接进入验货环节。1.7步骤六采购物资运送至加工地或仓库后，由保管员、成本员及采购员对采购物资进行验收。1.8步骤七物资验收合格，保管员填写一式三联入库单，成本员及保管员分别在入库单上签字；否则，采购员应及时同供货商协商，采取退换、换货或索赔措施。1.9步骤8根据合同付款。1.10步骤9进入物资发放环节。1.11根据公司要求，货到工地或仓库后，采购员及时提醒供应商开具发票并提供产品质量证明书。备注：对于采购物资直接到工地现场的，由项目管理人员及材料员同时签字确认；对于验收不合格的，及时通知采购员处理退换货或索赔。材料供应部材料计划表包括内容：①措施材料（可循环使用）②五金、工机具等③设备及维修用物资等第五章物资入库管理㈠入库流程：6㈡物资验收1、验收意义：确保入库物资数量准确、质量完好，为物资保管、保养打好基础，为拒付、退货、索赔提供依据。2、验收要求：a、四验：验品种、规格、质量、数量。b、核对物资品种、规格、质量、数量及配套情况，做到准确无误。3、验收程序：a、验收准备：①存放位置，堆码方式和保管方法。②垫放材料和搬运装卸器具、人力。③验收工具和计量器具。④验收资料（发货清单、质量标准和说明书等）。b、核对资料①入库验收单（凭证号码、供货单位、物资名称、规格型号、供货数量及单价、总金额、运杂费等）。②运单（出库码单、到货通知单等）。③材质证明、装箱单、磅码单、发货明细表等。c、检验实物①数量验收：按双方约定或法定的计量单位进行验收。7②质量验收：按合同要求验证实物。③资料不完备的物资，做待验收标识，防止误发出库。④凡不需要入库材料员直接运往项目部的材料，材料员要与项目部共同验收。⑤对质量/环境/安全有专门要求的物资，必须会同质量、安全部门共同验收。⑥验收中发现数量、质量、规格、品种等不符，保管员有权拒绝验收入库，并报告部门主管。4、物资入库对验收合格的物资，保管员填写入库单，登记入账，并将实物放入相应的货架。㈢保管保养要求：1、符合质量、环境、安全规定，根据物资性能，安排物资摆放、堆码场所。2、保持物资原有的使用价值。3、做到成行成列、检点方便，先进行出，发料方便。4、定期盘点库存，保证帐、物、卡相符，反映真实成本。5、保证物资贮存安全。做好五无（无霉烂变质、无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠）、六防（防雨、防潮、防压、防腐、防火、防盗）。6、有特殊防护要求的，按规定保管、保养并予记录。第六章、现场物资管理施工现场由于环境、条件的限制，容易造成物资管理的混乱、丢失与浪费，因此加强施工现场的物资管理对降低安装成本、提高企业的经济效益有着重要的积极作用。1.各项目（制造）部的负责人应加强工地的安全保卫工作，确保公司的一切物资材料（含以旧换新物品、废铁）不受损（流）失。存在安全隐患的，项目经理须安排相应人员值班看护。项目结束退库时，项目不得以“被盗”为理由和借口。82.项目经理视项目情况安排合适的人员（如现场保管员）对现场主辅材料、工机具、设备、废旧物资等物资进行有效管理。3.移动性强的设备要机随人走。材料要当天用多少，领多少。工机具用完即收。单位将不定时进行检查，发现有随心所欲乱仍浪费材料（工机具）者，视情况予以罚款处理。各施工点的负责人，要养成下班前检查现场的作风，关电源，关气阀，处理不安全因素，避免意外。4.现场的设备、材料管理人员要经常检查现场的机械设备、工机具、材料的使用情况与现状。向项目领导反映情况，提出建议、出谋划策，提高现场物资的管理水平。5.对现场的废料、边角余料要及时组织回收，大力开展修旧利废活动，勤俭节约，降低成本。6.对于常用易损物资材料，实行以旧换新制。