3编制采购计划与预算

项目二编制采购计划与预算任务一采购调查任务二制定采购计划任务三制定采购预算任务一采购调查一、采购申请•（一）采购申请的提出–采购申请的提出一般是在月末、季末和年末，特别紧急的也可以随时提出任务一采购调查一、采购申请•（二）采购申请的内容–需求单位或需求者–需求品种、规格、型号–需求数量，包括申请数量、领导审批数量–需求时间–品种的用途–特别要求任务一采购调查一、采购申请•（三）采购申请的格式任务一采购调查二、采购调查•采购调查是为了更好地制定采购计划而进行的信息收集、分析工作。这是采购活动的第一步。•采购调查一般包括:价值分析物料需求调查供应商调查1.价值分析所谓价值分析就是指将所购物料所体现的功能与其成本相比较,力求找到成本更低的替代品，从而获得最大的投入产出比。•价值分析的内容是什么呢?（1）投资回收。分析处理方法(包括再循环)、渠道及技术以确定什么可以为企业创造最大利润。（2）租借或采购。（3）自制或外购以及继续自制或外购。（4）包装方式。（5）产品规格。（6）标准化。（7）替代品。（8）现有供应商。2.物料调查物料调查有助于对一个主要的采购物料未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理的基础,并且为最高管理部门提供了有关这些物料未来供应与价格的相对完整的信息。•物料调查所需要分析的内容①企业作为采购方现在及未来的状况②生产过程的替代性③该物料的用途④需求⑤供应⑥价格⑦削减成本和(或)确保供应的战略•3.供应商调查供应商调查可以分成两种，第一种是初步供应商调查,第二种是深入供应商调查。•(1)初步供应商调查所谓初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大、运输进货条件如何。初步供应商调查的目的了解供应商的一般情况初步供应商调查的特点一是调查内容浅二是调查面广初步供应商调查的方法采用访问调查法，通过访问有关人员而获得信息。供应商分析的主要内容：产品的品种、规格、质量水平和价格水平是否符合企业需要，只有产品的品种、规格、质量水平和价格水平都适合于企业，才算得上企业的可能供应商，才有必要进行下面的分析供应商分析的主要内容：企业的实力、规模如何，产品的生产能力如何，技术水平如何，管理水平如何，企业的信用度如何。产品是竞争性商品还是垄断性商品？如果是竞争性商品，则调查供应商的竞争态势如何，产品的销售情况如何，市场份额如何，产品的价格水平是否合适。供应商分析的主要内容：供应商相对于本企业的地理交通情况如何，进行运输方式分析、运输时间分析、运输费用分析，看运输成本是否合适。在进行以上分析的基础上，为选定供应商提供决策支持。•(2)深入供应商调查深入供应商调查,是指对经过初步调查后,准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。•只要在以下情况下才需要对供应商进行深入调查–准备发展成紧密关系的供应商。–寻找关键零部件产品的供应商•供应商财务分析•供应商生产设施分析•供应商生产能力分析•供应商成本分析•与单一供应商建立战略联盟•与供应商统一质量标准•供应商态度调查•供应商绩效评估•供应商销售战略•双边贸易任务二采购计划一、采购计划的目的和内容1.采购计划的目的采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程及掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内物品采购活动所作的预见性安排和部署。采购计划应达到以下目的：预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。避免材料储存过多，积压资金及占用空间配合公司生产计划与资金调度使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本2.采购计划的内容采购计划包含认证计划和订单计划两部分内容。认证是采购环境的考察、论证和采购物料项目的认定过程，是采购计划的准备阶段。制定认证计划，是通过对库存余量的分析，结合企业生产需要，在综合平衡之后制定为基本的采购计划，包括采购的内容、范围、大致数量等。订单计划是采购计划的实施阶段，采购计划的制定是通过订单实现的，订单制定要充分考虑市场需求和企业自身的生产需求进行。认证计划和订单计划二者必须要做到综合平衡，以便保证采购物料能及时供应，同时降低库存及成本、减少应急单、降低采购风险。3.决定采购数量的因素(1)采购环境构成因素说明内部的不可控因素包括企业的声誉、技术水准、人力资源、财务状况和厂房设备等因素外界的不可控因素包括国内外经济发展状况、社会环境和政治体制，文化、人口增长、技术发展、法律法规和竞争状况等因素(2)销售计划影响销售预测的因素影响因素说明销量历史销量记录事影响销售预测的关键因素质量要求产品质量要求高，影响销售量和销售周期供应周期产品的供应周期，影响销售时机价格根据供需关系，价格上升，销量可能减少(3)生产计划由销售预测，加上人为的判断，即可确定销售计划或目标。这种销售计划，是表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。生产计划=销售数量+预期的期末存货-期初存货销售计划过于乐观时，产品积压销售计划过于保守，容易丧失创造利润的机会销售部对市场需求量的估算发生偏差，生产计划会改变，采购计划与预算应随之调整修正，保证物料供需处于平衡状况。(4)用料清单生产计划只列出产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助用料清单。用料清单是由研究发展部或产品设计部制成，根据此清单可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量，用料清单所列的耗用量(即通称的标准用量)与实际用量相互比较作为用料管制的依据。生产企业用料清单材料名称规格单位数量单价金额备注(5)存量管制卡若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。同理，若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此必须建立物料的存量管制卡，如下表所示，以表明某一物料目前的库存状况；再依据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。物料名称物料编号存放位置物料等级□A□B□C安全存量订购点最高存量日期入库出库结存日期入库出库结存•(6)物料标准成本编制采购预算时，应以标准成本替代。设定标准成本时，应以以往的采购成本为依据。•(7)生产效率生产效率对采购计划的影响影响因素对采购计划的影响应采取的措施生产效率低原物料的单位耗用量提高，采购计划的数量不能满足生产所需将额外的耗用率计算进采购计划中去，避免发生原材料的短缺生产效率高原材料的单位耗用量降低，使采购计划中的数量过多，出现物料积压将节省的物料数量计算到采购计划中，避免发生原材料积压二、采购数量的确定依据与订购方法1.采购数量的确定依据(1)产品生产数量(2)用料清单(3)物料存量管制卡2.采购数量的订购方法(1)定期订购法☏进口的物料以及少数价值很高的国内采购物料☏可以选择每季、每月或每周订购一次☏采购人员必须对物料未来的需求数量能做出正确的估计，以避免存货过多，造成资金积压。订购批量计算公式为：订购批量＝订购周期销售量＋备运时间销售量＋保险储备量－现有库存量－已订未交量＝（订购周期天数+平均备运天数）×平均一日需要量＋保险储备量－现有库存量－已订未交量(2)定量订购法☏每次订购的物料数量都相同☏适合价格低廉、临时性需求及非直接生产用途的物料例如复仓制的采购计划，即此类物料首次入库时将其分为两部分，当其中一部分使用完毕时，必须先开出请购单，才准使用所剩余的另一部分物料，采购与使用反复交替进行，此类物料数量的管制，通常由仓储人员负责。订购点库存量=平均一日销售量×备运天数＋保险储备量=平均一日销售量×（备运天数＋保险天数）例：某生活企业一个月需要消耗某种物料1350件，从提出订货到货物入库需用的天数为2天，保险天数为3天，问订购点库存量为多少？3.2.3最适当采购数量的计算1.经济订购数量法（EconomicOrderingQuantity,EOQ）3.2.3最适当采购数量的计算•D-某物品的年需求量；•C-某物品的单位订货成本（元/次）•P-单位采购价格（元/件）•F-年储存费率•K-单位物品年储存费用(元/件年）PFCDKCDEOQ22案例•某物品以每件25元购入，外购的订购成本为每次5元，该物品的年需求量为2500件，储存成本为价格的10%，订货周期为3天，求该物品的订购批量和订货点（全年按250天计算）100251.02500522PFCDEOQ案例•某工厂每年需用物资1200千克，物资单价为10元，平均每次订货费用为300元，年保管费为20%，求经济定购数量。•某企业每年耗用某材料3600千克，单位物品年储存费用为2元，一次订货成本为25元，求最佳采购数量、每年订货次数、订货周期。2.固定数量法（FixedOrderingQuantity,FOQ）⑴每次发出的数量都相同。⑵订购数量的决定是凭过去的经验或直觉。⑶也可能考虑某些设备或产能的限制、模具的寿命、包装或运输方面的限制、储存空间的限制等。⑷此法不考虑订购成本和储存成本这两项因素。周123456789101112合计净需求101014712307155110计划订购4040401203.批对批法（LotForLot,LFL）.⑴发出的订购数量与每一期净需求的数量相同。⑵每一期均不留库存数。⑶如果订购成本不高，此法最实用。周123456789101112合计净需求101014712307155110计划订购101014712307155110⑴每次订单涵盖的期间是固定（每个月的第一周下订单），但是订购数量则变动。⑵基于订购成本较高的考虑。⑶其间长短的选择，是凭过去的经验或主观来判断。⑷采用此法每期会有些剩余存货。4.固定期间法（FixedPeriodRequirement,FPR）周123456789101112合计净需求101014712307155110计划订购253060115三、采购清单的形成•按品种汇总，把相同的品种按不同的采购要求依次分别汇总，形成同一品种的不同采购要求序列•按品种类别汇总，形成同一个大类小类的品种序列•按供应商汇总，形成同一个供应商的品种序列•按采购地区汇总，形成各个地区的供应商和品种序列四、采购计划的制定1.准备认证计划准备认证计划是采购计划的第一步，也是非常重要的一步。关于准备认证计划我们可以从以下四个方面进行详细的阐述，如图所示。采购环境开发需求余量需求接受批量需求接受余量需求准备认证环境资料制定认证计划说明书认证计划说明书采购环境开发需求余量需求接受批量需求接受余量需求准备认证环境资料制定认证计划说明书认证计划说明书(1)接收开发批量需求在以前或目前的采购环境中能够发掘的物料供应商原来形成的采购环境中不能提供所需的新物料，需要寻找新的物料供应商(2)接收余量需求旧的采购环境容易不足以支持企业的物料需求采购环境下降趋势，导致物料采购环境容量缩小。(3)准备认证环境资料认证环境是采购环境的重要组成部分，认证过程要有强有力的技术支持(4)制定认证计划说明书认证计划说明书须包括物料项目名称、需求数量和认证周期等，开发需求计划，余量需求计划，认证环境资料等材料。2.评估认证需求(1)分析开发批量需求根据不同的标准可将开发需求分为不同的类型：按需求环节分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求按采购环境为环境内物料需求和环境外物料需求按供应情况分为可直接供应物料和需要定做物料(2)分析余量需求通过生产需求计划得到各种物料的需求量及时间，分析市场需求余量通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别，得到因供应商萎缩造成的需求余量以上两种情况的余量相加得到总需求容量。(3)确定认证需求认证需求指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境，可根据开发需求和余量需求的分析结果确定3.计算认证容量(1)分析项目认证资料根据认证