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浅谈公文管理院办公室刘华周（2008年11月21日）文秘档案业务知识培训主要内容一、现行公文规范与国家标准二、公文特点三、公文分类四、公文处理程序五、常用公文文种1．中国共产党机关公文处理条例2．国家行政机关公文处理办法3.国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）4.国务院公文主题词表5．标点符号用法（GB/T15834－1995）6．出版物上数字用法的规定（GB/T15835－1995）一、现行公文规范与国家标准二、公文特点（一）具有法定作者1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人可行正式法定公文。2.三种表现形式(发文名义)机关:教育部、中共北京市委、成都市人民政府、××集团公司、××县人大常委会机关某组织单位:某厅所属二级单位，××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位机关单位领导:（法定代表人）（1）正式行文——非正式行文【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告【例】教育部发展规划司关于××大学申办二级学院的复函（2）对内行文——对外行文【例】××大学师资队伍建设规划【例】××大学关于上报××大学师资队伍建设规划的报告（3）直接行文——间接行文【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示【例】××省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知3.作者多元化形成多种行文方式——公文发布、传递的层次与形式（4）单独行文——联合行文【例】××市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函【例】锦城区规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告（5）职权行文——授权行文授权其办公厅（室）行文授权其部门行文——多为答复下级机关的请示3.作者多元化形成多种行文方式——公文发布、传递的层次与形式（二）具有法定的权威和效用1.公文的现实执行效用和时效2.空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：一是制发者超出职权范围行文：工商局行公安局职权范围的文件二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则3.时间效力范围（1）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【例】“文到之日起执行”;“自发布之日起执行”。定时生效（一般规范性文件）【例】行政法规按规定一个月以后生效。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4.机关公文的效力等级发文机关地位越高，公文效力等级也越高；在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文；同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则；同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；即“特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。（一）按形成、使用领域——分为通用公文（正式、内部）和专用公文1．正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2．内部通用公文：机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。三、公文分类（一）按形成、使用领域——分为通用公文（正式、内部）和专用公文3．专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）；纪检监察文件；司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）；财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件；人事工作文件（各类登记表）……三、公文分类（二）从物质载体的角度分类1.纸质文书2.感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件：以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件：借助计算机生成、传输和处理的文件。（三）按涉密程度分类（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为6种绝密级涉及国家核心秘密的公文。机密级涉及重要国家秘密的公文。秘密级涉及一般国家秘密的公文。内部级限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级限国内公开的公文。公开级可对国内国外公布的公文。（四）按行文（传递）方向分类上行文——下级组织向上级组织报送的公文。平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文——上级组织向下级组织下发的公文。机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.（五）按来源分类收文发文（内部、对外）（六）按处理方式分类阅办件（办件）——需要阅件人审批的公文阅知件（阅件）——需要阅件人阅知的公文1.草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）4.副本——正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）（七）按公文稿本分类四、公文处理程序纸质文件处理程序示意图收文发文收文登记审核、退文接收分发、加工拟办批办承办注办拟稿会商审核签发复核缮印校对用印签署发文登记发出公布组织传阅对内催办查办、对外催办信息反馈办毕文件处置归档清退暂存销毁（一）拟稿（1）内容要求符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。（2）文字表达情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。（3）文种使用根据行文目的、职权范围、行文关系确定。（4）称谓使用人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后；应使用权威部门公布的规范简称。（5）引文、日期引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体年、月、日。一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等词来表达，也不用简写来表达。（6）使用国家法定计量单位（7）结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：第一层“一、”（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（必须有标点）。（8）非规范化简称应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。注意：简称应该准确概括原称的含义，不使用不为人们所普遍熟知的简称。（9）数字使用除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（10）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。（二）审核（分为签发前和签发后两种审核）审批签发前由公文处理部门审核是否需要行文；是否符合行文关系、行文方式是否妥当；需要会签的是否已经会签；是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范。签发后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作全面复核审批、签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否规范等。如果发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，应加签（核签）。（二）审核（分为签发前和签发后两种审核）五、常用公文文种下行文决定通告通知通报意见批复上行文报告请示平行文函会议纪要（一）我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。（二）常用的主要公文种类1、决定（1）功能适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）分类–法规政策性决定。–重要事项的决定。–奖惩决定。下行文2．通告（1）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项（2）分类•法规性通告•知照性通告–通告不写抬头，无主送单位。–通告与公告的区别•内容重要性不同•对发文机关限制性有较大不同•发布范围有所不同下行文3．通知（1）功能适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2）分类a.发布指示的通知b.颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。如人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.批转、转发文件的通知d.晓谕性通知e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）下行文4．通报（1）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）分类•表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召•批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求•情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求下行文5．意见（1）功能适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2）分类•规划性意见•实施意见•具体工作意见下行文6.批复（1）功能–适用于答复下级机关的请示事项–与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》下行文7．报告（1）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）类型a、工作报告b、情况报告c、建议报告d、答复报告e、报送报告上行文8、请示（1）功能运用于向上级机关请求指示、批准。（2）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁f、请上级领导参加活动，指导工作上行文（3）分类a、请求指示的请示b、请求批准的请示–主送机关只能有一个–只能主送上级机关，不能送领导者本人–不得越级请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话–常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。9.函（1）功能适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）分类a.公函和便函b.发函和复函函是平行文，写法特别要注意用语分寸。平行文10．会议纪要（1）功能适用记载、传达会议情况和议定事项。（2）分类a.决策型b.交流型c.研讨型谢谢！