工程物品采购制度及流程

工程物品采购制度及流程一、制度目的为了更加规范采购流程，实现系统化流程作业，提高工作效率，确保工程质量和进度提升工程建设效益，特制定此制度！二、适用范围包含工程部、业务部、采购部、行政部等关联部门三、流程及各部门岗位职责（详细流程图见附件）（一）、大宗物品或需外地采购物品1、下单《工程合同》由业务部签订以后及时返回公司，分别交财务一份、商务一份正式文件，业务部、工程部各保留一份复印件。1．2工程合同正式签订后，业务部下单，工程部经理安排，业务下单遵照下单流程执行，下单必须清晰的详细写明下单表上的各项内容，若有补充附件，补充附件也必须附上下单。1．3涉及到超出工程合同内的采购必须有补充合同，工程部或业务部同样要按流程下单，额外出货的必须补充合同，同样流程下单。1．4处罚细则下单表必须逐层签字，越级签字者将给予50元罚款处分，并责令重新下单。下单必须清晰的详细写明下单表上的各项内容，下单表上日期、产品型号、数量等内容必须反复审核无误后方可填写，由于下单表填写错误者导致产生的损失，处罚款200元处罚外，自行赔偿损失。若上级审核松懈随意签字者将承担连带责任，取相关人员赔偿金额的平均值处罚。业务部所签《工程合同》未及时返回公司则按50元每天进行处罚。业务部下单漏写工程合同项目，将给予300元每次处罚。额外出货合同及补充合同，未正常下单的给予100元每次罚款。2、工程预算预算员根据业务部《下单表》及《工程合同》，制定《工程总预算表》，确定采购物品型号及总量，然后预算员将《工程总预算表》经工程部经理签字后找总经理签字后，转交给采购部，采购部根据《工程总预算表》和《工程合同》确定价位后跟财务核算出申购预算总额。然后由采购部将《工程总预算表》经总经理签字后，采购部保留原件，业务部跟工程部各持1、下单3、采购申请4、订货6、付款5、收货7、发货8、工地收货10、工地收货9、盘点2、工程预算一份复印件！处罚细则：若预算不够合理上级有权打回预算方案，重新做预算。工程预算表上必须保证各项数据准确无误，若出现错误按每处100元罚款2．《采购预算表》必须在下单后一周内做出来上报，否则按工作拖延处分。3、采购申请工程部根据工程进度填写《采购申请表》，《采购申请表》由工程部项目经理提交给采购部，由采购部找业务部负责人、工程部经理人及总经理签字后复印两份一式三份由工程部交采购部一份，业务部、工程部项目经理保留一份。然后由采购部进行采购。处罚细则：（1）采购申请表必须严格按照工程进度及采购预算表来进行填写，否则上级有权打回采购申请。并处50元罚款（2）材料申购人必须对材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因申购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工负责。除赔偿损失外罚款200元。（3）申购时间必须及时有效一般情况至少提前一周申请，若由于申请时间拖延导致延误工期则给予200元罚款，延期按每天50元罚款。（4）采购申请单各部门严格保管，以便周会及日后核对，单据遗失者每张罚款20元。4、订货采购部根据工程部的《采购申请表》进行采购，大宗物品必须与供货商签订《采购合同》，另附供货商收款账号加盖公章一份，供货方必须提供营业执照复印件、税务登记证复印件组织机构代码证复印件加盖公章各一份进行备案，另外必须提供产品合格证、产品检验报告各一份提供给甲方。合同签订必须严格按照合同要求填写，确定货到时间及数量各项数据准确无误后，采购部必须在其指定到货日期内完成采购并在指定时间内发到工地，若有特殊情况不能按时完成，要及时向工程部负责人、业务部负责人、项目经理（即申购人）说明情况，并确定最迟到货日期。处罚细则材料采购人必须对申购材料的数量、规格、型号、厂家、到货日期等严格审核，若因采购人出错导致采购材料出错，则造成的损失、浪费及工期延误损失，由该员工负责赔偿。外加100元罚款处分。采购时1000元以上货物必须签订采购合同，1000元以下应当尽量签订采购合同，若无采购合同进行大宗货物采购则给予采购人员100元罚款处分。另外如果由于未签合同造成的损失由采购人赔偿采购人未在申购表上时限内采购货物，按工作拖延处分，造成工程延误的还应当赔偿相关损失。采购人员必须严格审核供货商收款账号，是否加盖公章，是否是公司账号，是否有委托书等，若违规操作这给予100元处罚。若应采购部账号提供有误导致公司受损,则一切责任由采购人员来承担。采购部采购是必须严格审核《工程合同》、《采购合同》、《工程总预算表》，以防超出合同额采购，超出部分必须补充合同再次下单。未审核则罚款100-500元，并赔偿相应损失。采购部必须保证货物质量达标，价格低廉，严谨收受回扣，否则移交司法部门按相关法律规定处理。采购人员若订到假冒伪劣产品则由采购人员跟供货商处理，另延误工期按每天50元处罚。5、收货（1）清点：采购部在收到货后，首先要验货，必须依照《采购合同》和《采购申请表》和供货商的《发货清单》仔细清点货物，若出现错误及时跟对方协商错误损失要求对方赔偿(如运费等)。（2）入库：清点完毕无误后填写《材料入库单》，在《日明细汇总表》上填写清楚（3）《材料入库单》第一联采购部存档，第二联交财务部做账，并通知业务部和工程部货物已到。并给对方一份收货回执单（4）当日付款货款的，采购部填写《付款申请单》、《采购合同》经总经理审批后找出纳办理付款手续；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货款，并复印一份交给采购部备案。采购部必须在《总盘点表》上标明“货款已付”货到办理入库填写《材料入库单》（5）若遇周付款、月付款的必须将《材料入库单》、《采购合同》供货商的《验货单》准备保管好，到期填写《付款申请单》经总经理审批后，跟出纳办理付款手续，（6）、处罚细则（6）.1清点错误导致数量、型号、厂家等不对，罚款50元，并处理供货商发错的货物。（6）.2未入库罚款150元，入库数据错误20元每处错误罚款。（6）.3入库单按正常要求签字或签字后未交给相关部门，罚款50元（6）.4付款申请表必须严格按要求填写，按流程审核不得违规操作，若违规操作这给予100-300元处罚（6）.5采购人员必须严格审核供货商收款账号，是否加盖公章，是否是公司账号，现金收款是否有委托书等，若违规操作这给予100元处罚。若应采购部账号提供有误导致公司受损则一切责任由采购人员来承担.（6）.6单据遗失者每张罚款20元。（6）.7付款期限及付款已否必须严格记录。（6）.8货物已到昆明必须及时提货，为及时提货在成的损失由采购人员负责赔偿，另罚款150元。6、付款一、出纳付款：（一）对外付款（主要是材料采购付款）1、两种付款情况：订货预付款，付款经办人持有请款部门负责人及总经理签字的《付款申请单》到出纳处申请付款；货到付款，出纳必须在付款经办人交来填写齐备的《付款申请单》及《材料入库单》审核完《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，若有签订《采购合同》的还必须核查《采购合同》方可付款；已付款项目必须在付款申请单上由出纳签字确定已付货款，并复印一份交给采购部备案。2、货到付款：审核完《付款申请单》、《材料入库单》、《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，提前付款：审核完《付款申请单》、《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，预付款：审核完《付款申请单》、《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》的情况下方可付款，并在自己做好记录的同时提醒采购作好记录。2、付款申请单的填写要求：（1）先由会计审核后，总经理、请款部门负责人及请款经办人签字（2）收款人户名、开户行及其收款账号（出纳必须以此信息打款），出纳必须保存好来往单位的收付款账号，所有单位来往的账号必须由来往单位提供加盖其公章后有效，出纳对加盖单位公章的账号存档。（3）出纳确认打款前必须提前和付款人单位联系确认账号有效。若是私人账号必须有对方公司出示加盖公章的公函。（4）付款金额的一致性要求：大小写一致、申请单与入库单一致（如若有出入必须在申请单上注明原因）；（5）付款事由及用料项目填写清楚（二）费报单付款：出纳必须在见到填写完备的且有会计、总经理、经报人及其部门负责人签字的费报单时方可给予报账并加盖现金付讫章二、会计复核1、月底对出纳打来的单据（费报单及付款凭证）进行汇总整理并与出纳进行账面核对，做到账账相符即总账与明细账，总账与现金及银行日记账相符；不定时对出纳现金抽点，保证帐实相符2、月底通过银行对账单与银行进行核对余额及发生额3、月底会计对公司当月收付款的采供合同进行复核，确保款项支付正确无误三、处罚细则1、会计对《付款申请单》及《材料入库单》审核松懈导致出错的，给予100元罚款，并赔偿相关损失。2、会计必须保证打款账号的准确性，账号有误导致公司受损，则一切责任由出纳来承担.3、会计必须在月底对采购单据进行核对，次月5号前将核对后情况按实际情况向上级汇报，若未核对给予50元罚款，若汇报时间超时则按工作拖延处分。4、会计核对出现的错误，将给予出纳，20元每处处罚，并承担造成的损失。5、若会计审核出错将给予会计，每处20元处罚，并承担造成的损失。6、会计必须对《工程合同》、《补充合同》、《采购合同》、《采购申请表》、《工程总预算表》严格审核避免超支，并于次月第一周制作《应收应付报表》进行汇报。未做按工作拖延处理。7、发货（1）后建立《随货清单》附复印件，开具《领料单》，领料单必须由项目经理签字，清点准确货物型号数量后附上《随货清单》方可发货。若出现工程部无人在公司情况，《领料单》回昆周会时补签后连同《随货清单》一起上交采购部备案，《领料单》、一式三联，第一联采购部存档，第二联交财务部，第三联业务部负责人备案，另复印一份给工程部申请人保管。（2）在《日明细汇总表》标明出库货物，做好结存统计（3）处罚细则（3）.1货物与发货清单不符，采购人员须查清原因并做好下一步处理，若是采购人员将数据及收货地点写错则罚款200元，另承担延误工期及相关损失。（3）.2领料单未正常填写罚款50元，领料单未签字则给予30元每张处分。（3）.3单据分发保管，采购人员未将单据分发到各部门手中则罚款50元，单据丢失则以30元每张处罚。（3）.4到货时间保证，指定时间内未将货物发到工地则以工作拖延处理，产生的损失由采购人员承担。（3）.5随货清单上采购未签字一次罚款20元8、工地收货（1）验收：工地收到货物后并必须按《随货清单》严格清点货物，清点验收无误后在《随货清单》上签字确认，并及时电话知会采购部货物已收到，并保管好货物避免出现工地现场遗失现象。（2）单据处理：项目经理验收后，将《随货清单》签字后带回公司周会汇报后交付采购部备案。《领料单》回昆周会时补签后连同《随货清单》一起上交采购部备案，《领料单》、一式三联，第一联采购部存档，第二联交工程部申请人，第三联业务部负责人备案。(3)处罚细则：（3）.1货到工地以后2天内未电话知会采购部则罚款20元/次。（3）.2周会未将随货清单签字上交，则按工作拖延处分（3）.3验货不到位导致货物缺失，或数据不对，则由工程部自行承担相关责任。9、仓库盘点：每月进行一次盘点，核对仓库结存数，出纳进行核查是否有误。做好《月盘点汇总表》制作并在次月第一周周会上汇报处罚细则:（1）次月第一周进行汇报，未作好盘点则按工作拖延处分。（2）会计审核盘点表出错一处罚款10元，丢失物品由采购人员赔偿。（二）、当地购买的小宗物品1、公司采购公司采购零星工地货物同样按上述流程走必须由工程部填写《采购申请表》，同样办理入库登记及付款或报账手续2、工地采购施工过程中临时需要订购材料要及时跟项目经理沟通，200元以下的项目经理跟工程部经理沟通后可直接购买，但要记录好一周所买物品数量，并且电话通知采购部，周会上汇报完毕后交给采购部备案，200元以上物品同样按采购流程办理，由在昆工程部负责人填写《采购申请表》业务部、工程