第一章 会展信息管理系统概述

会展信息管理第一章会展信息管理概述旅游规划系学习目标知识目标：了解信息技术与会展信息的内涵，掌握会展信息的分类，理解会展信息在会展业中的应用。能力目标：能够基本分析会展信息，简单识别并总结展会信息化建设的基本情况。导入案例旅游规划系当IT与会展相遇---IT技术的非技术革命谈谈IT技术对会展业的影响？提高会展企业工作效率降低会展企业经营成本一、会展业基本情况一般来说会展起源于19世纪末的欧洲国际展览业权威人士估计，国际展览业的产值约占全世界各国GDP总和的1%，展览业对全球经济的贡献为8%左右。第一节信息技术与会展业1.全球会展业基本情况2011年全球共举办展览会数量达到30700个，展出净面积达1.03亿平方米，参展商280万家，专业观众2.6亿。国际展览业协会（UFI）对全球展览业预测，全球展览业年增长率预计不超过3-4%。德国、新加坡德国会展业已有800年的历史，排名世界第一。全球五大展览中心中的四个以及十大展览公司中的五家都位于德国。每年德国都会有大约150个国际展会，160000参展商和1千万左右的参观者。新加坡国土总面积不过60多平方公里。新加坡的国际展会规模次数居亚洲第一位，在世界居第5至6位。每年前往新加坡旅游观光及参加各种国际会议、展览的人数比新加坡的总人口还多。经验地理优势政府支持基础设施算算经济帐——以2004年第28界国际心理学大会为例3600（人）X1200（美元）=4,320,000（美元）3600（人）X1200/2=2,160,0006,480,000（美元）因此，会展产业被誉为世界三大“无烟产业”或者朝阳产业之一。旅游业和文化产业产业关联大是会展产业最突出的特点，其相关产业产值与会展本身收入之比约为9:1。会展产业的关联产业可形成一个巨大的会展产业消费服务网络。2.我国会展业情况2011年中国共举办展览7000个，直接产值2980亿，占第三产业比重14%，室内展览面积达4755102m2，占全球总量的15%。我国会展业“十二五”预测展览（个）面积（万M2）会议（万个）节事（个）万人以上展馆面积（万M2）出展面积（万M2）就业人员（万）直接产值（亿）拉动效应（亿）占第三产业比重（%）201062007440536.380051190024822.2313201170008920647.598056228029802.68142012790010700768.2110063273035703.21162013850012840829.0129070328042803.86182014930015400909.8155076394051404.63202015108001850010010.8180082450061605.5422会展行业间接带动的关联产业经济产出则近千亿元。而且每年以15%～20%的速度快速发展。我国会展业存在的问题市场化程度不够许多展会都很“短命”运用会展管理信息系统服务水平低配套设施难以令人满意展会短命打油诗5/20/2020开幕式挺热闹，吹吹打打声音如跳高；站好队分大小，贵宾手拿红包腿想跑。大展馆需买票，前后两天高温变低烧；分展馆自由行，客商下单又早还说好。百姓市民起得早，各展馆闭门羹尽吃饱；花纸捡进无纺包，却不知拎回家糊那好。二、信息技术一、基本概念信息与数据管理信息系统管理信息旅游规划系数据数据是人们用来反映客观世界而记录下来的可以鉴别的数字、字母、符号、声音和图像。旅游规划系信息信息是反映客观世界中各种事务的特征和变化，并可借各种载体加以传递的有用知识。旅游规划系现实世界数据信息观察记录加工处理数据储存信息与数据的关系旅游规划系案例：某地报纸刊登了一则消息：“今年我区粮食增产了100万公斤。”农科所资料室的赵红将报纸放进了资料柜。粮食专业户赵大勇看完报道，放下手中的报纸陷入了沉思。请问，这则消息对赵红和赵大勇来讲各意味着什么？旅游规划系信息量案例小谢和小张到上海某会展公司找中学校友。但两人以前都没有见过此人，也不清楚校友的名字，只是听说这里有位校友。小谢向该公司门卫详细介绍了家乡的位置、风土人情、口音特点等许多情况，小张补充说，老乡是个刚大学毕业的女孩。最后在门卫的帮助下他们终于找到了老乡。3人一聊，老乡小丽告诉他们，所在公司80%都是家乡人，包括那位门卫。问题：小谢和小张谁向门卫提供的信息量大？旅游规划系信息量的概念信息量是指信息中所包含的可消除人们认识不确定性的内容的多少。信息量的大小取决于信息的内容消除人们认识的不确定程度。旅游规划系管理信息什么是管理信息？管理信息是组织管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据总称。管理信息的表现形式：报告报表单据进度图计划书协议标准定额旅游规划系管理信息系统的基本功能和结构基本功能（1）信息采集（2）信息处理（3）信息储存（4）信息管理（5）信息检索（6）信息传输旅游规划系信息调查信息分析信息保存信息调用基本结构信息源信息处理器信息使用者信息管理者管理信息系统基本结构图旅游规划系第二节会展信息及其管理旅游规划系5/20/2020一、会展信息会展信息是指包括展览和会议企业以及项目管理的信息，主要包含参展商信息、观众信息、场馆信息、会展企业信息（展会信息）及会议组织信息内容。会展信息的分类？场馆信息参展商信息观众信息会展企业信息（展会信息）会议组织信息旅游规划系见于参观指南、招展书、参展手册、会刊、展会评估报告案例链接：2011第十四届上海国际汽车工业展览会招展书会展信息的作用：案例链接1.提高会展活动的效率：电子支付2.降低会展活动的业务经费：无纸化、数据库3.有利于会展管理水平的提高：OA系统4.便于会展服务规范化、科学化发展5.促进会展业的全球化、国际化发展：网上会展6.有利于传统会展业的完善和发展：信息共享旅游规划系案例链接5/20/2020某网络会展业务是借助电信的通信资源，围绕展会主办方、参展企业、展会参观者（会员）三大用户群体解决整个展会过程的发起展会、申请参与展会、发布展示产品（包括图片、文字、视频、音频等）、参观展会，到最终各方的利益和权益分配等各个环节、各个层次的关键性问题，同时借助商企平台完成各个环节的权限控制与服务和使用代收费，是传统展会行业的信息化应用业务。其内涵为：利用互联网、通信网络、电话网和短信等多种接入手段，实现展前、展中、展后的信息化管理；充分利用互联网这个媒体，建立专业网站，做好会展宣传和服务工作；引入大型项目管理，做好会展相关活动的管理；建立客户服务中心，为会展参与者提供一站式的服务，从而实现会展管理“科学化、效率化、效益化、品牌化”的目标。二、会展信息的管理信息管理的主要内容旅游规划系规范、合理及时、准确与时俱进三、会展信息管理的分析5/20/2020筹备阶段：基本信息、预算信息、场地信息准备阶段：准备项目信息、资金、客户信息会展期间：安全、志愿者、参展商、观众等结束阶段：结算、撤展休会期间：客户信息、整体成效后期跟踪实现信息有效管理的方法1.信息收集参展商、主办单位和展馆之间的信息共享，减少重复收集。2.实现对数据的综合分析和利用会展期间为客户提供更好的服务。会后形成分析报告，为下次招展做准备。个性定制（商务旅行、专门接待等）3.信息资源共享会展服务公司通过共享的信息资源可以为客户提供更多的配套服务，例如：商务旅行、VIP礼仪接待等。旅游规划系第三节会展信息的作用一、什么是会展信息管理系统会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行有关会展信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层业务的集成化的人机系统。旅游规划系二、会展管理信息系统的功能1.数据处理功能2.预测功能3.计划功能4.控制功能展后形成会展评估书展前形成会展计划书展前形成会展计划书展中会展过程控制旅游规划系展馆的“智能化”展会管理和服务的“信息化”三、会展信息管理软件开发与应用旅游规划系按信息管理对象来分：展馆：展览场馆服务管理软件、展览中心管理软件展会：展会摄像制证软件、展会撮合管理软件、展会现场管理软件参展商：会员制客户关系管理观众：专业观众管理软件案例链接：体博会出新意“展会撮合系统”推出旅游规划系2005年，第三届（上海）中国国际体育用品博览会召开，会展面积达10万平方米，以往展会中，观众和展商之间的交流存在较大的盲目性。本届，这一现象将随着首次在体博会上出现的“展会撮合系统”而改变。所谓展会撮合系统，是一套为体博会参会的买家与卖家之间牵线搭桥，提供信息交流互动平台的软件系统。打个形象一点的比方，就是“展会婚介所”。体博会的参展商在会展前登记时已向组委会电脑系统提供了一系列相关信息，通过注册的专业观众在进入位于第三展馆的现场撮合区后，只需在电脑上录入交易商品行业、类型、价格、地域等信息进行组合查询，并参照展商信息和各种交易信息，在系统内寻找到若干匹配对象。随后，系统将现场为买卖双方预约在展会期间的商务时间安排。“展会撮合系统”就像是个“红娘”，能让参会者避免在10万平方米的会展里盲目寻找，而是通过“速配”让买卖双方选择到合适的交易对象，增加成交机会。按会展企业管理来分：展览运营和参展管理会议组织与管理节事与活动运营管理展馆三维布展和展台设计网展展台制作在项目管理、项目研究与策划、竞争对手情报收集、产品研发、展商管理、营销管理、销售跟进、合同管理、财务管理、会议管理、节事与活动管理、会展数据分析、会展设计、项目预决算等主要业务环节进行深入彻底的体验。国内会展信息化的情况旅游规划系国内会展信息化还处在比较初级的阶段。主要表现在三个方面：一是信息化所涉及的范围小，如展会的门禁系统，展商和观众的数据统计、分析，建网站等。国内的展览会在展商和观众数据的统计方面的信息化普及率比较高。但是在主办单位的信息化管理以及如何利用信息化手段服务参展商等方面比较薄弱。二是现在实行的信息化缺乏深度。目前国内展会的网站缺乏深度，大部分网站只是展会动态，资讯的发布平台，而没有深入挖掘网站的信息发布、招商招展等功能。而充分利用国际互联网、开展网络营销、举办网上展览会则更加少见。三是缺乏系统性的块状（会展企业信息化和展会的信息化还处于割裂状态）。比如观众登陆、网站以及招商招展之间各成体系。又如企业的各个部门之间有自己各自的信息化系统，也各成体系，都没有形成整体。思考题1.谈谈你所参加的某一展会的信息化建设情况。（提示：从信息展示载体考虑）2.通过访问会展网站，了解国内外会展行业目前信息化建设的基本情况？中国会展网上海世博会信息系统平台案例学习