公文流转

公文流转小组成员：楼丽芳杨瑛袁亚文赵洋公文流转公文流转•公文流转简单说，就是一份文件从拟稿人开始，到签发这份文件的领导为止。过程就是：第一个领导看好同意了，流转给下一个需要看的领导，直到最后一个领导同意。•审批这份文件的流程、过程，就是公文流转。主要内容包括：一．收文办理二．发文办理三．内部公文和外部公文流转流程四．公文流转流程图五．公文流转的特点六．公文的流转机制设计一、收文办理•凡上级、同级来文和下级请示、报告，一律为收文。•1.签收•（1）在机要局或邮政局的送件单上签字，注意核对、清点，急件应注明签收具体时间。•（2）在党政网公文交换中心及时下载、存储、打印非密级公文。县委、县政府、县委办、县政府办、上级业务部门的文件必须下载处理。严禁截流文件，不送领导。办公室最大的问题是擅自做主，要多请示、多汇报。•2.登记。按“收文登记簿”上的要求逐项做好公文的分类登记工作，包括：来文机关、收文时间、字号、标题、缓急程度、密级、份数等。•3.阅文。对每一份公文，均应认真阅读，了解内容，弄清需要办理的事项。•4.拟办。附上收文或请示、报告处理笺，按处理笺上的项目逐一填写，由办公室主任提出拟办意见，在拟办意见栏内简要说明需要解决的问题，并提出处理意见。•5.呈办。送办公室分管领导，如分管领导不在，可直接送单位主要负责人。与公文相关的文件、资料一并呈送。•6.转办。将领导实质性批示登记以后，需转股室的应及时通知受文单位来人取件，涉及多个股室的要复印，分别通知，并请取件人在原件或登记簿上签字。•7.催办。领导批示转出后，要及时与股室取得联系，进行催办，掌握办理进程，按时限期办理结果报批示领导。•8.协办。涉及股室办理的事项，由办公室协助主办单位做好协调工作，督促股室按领导批示认真落实，或提出处理意见送领导审定。•9.发文。如需发文相关部门代拟文稿，交办公室审核进入发文程序。•10.回复。股室办结后将办理结果回复办公室；重要文件的办结情况，由办公室主任向作批示的领导报告。请示办结后要以书面或口头形式向报文单位作出回复。•11.归档。收文件办结后，所有实质性批示均由办公室文秘人员复印2份，送办公室汇编和留存备查，原件注明办结后分类归档。•12．清理。每周一将上周办结文电分类清理送办公室分管领导阅；未办结的，向办公室分管领导作出说明。•13．绝密件和特提、特急件的办理。绝密件收文后及时登记；由办公室主任用专用文件夹呈送单位主要负责人阅，不得擅自扩大阅文范围；送阅文件后，须立即存放保险柜，并作好登记；在规定时限内清退回发文单位，所有清退文件须通过机要渠道传递，并保留依据。特提、特急件、县领导批示件收到立即办理。二、发文办理•凡以单位的名义印发的文件，均由办公室按程序进行校核，确保公文质量和印发时效。•1.接件。接件时，应首先确认来文单位的材料是否符合报批程序有关规定。•（1）部门（单位）报请以县委、县委办公室或县政府、县政府办公室名义批转、印发的文件，其文件代拟稿应以部门（单位）正式文件或由其负责人签字后上报。•（2）凡需由县委、县政府或县委办公室、县政府办公室联合印发的文件，由党委部门、人大机关、政协机关、军事机关、群团部门或法院、检察院代拟并报送的，先送县委办公室秘书科办理，再由县委办公室转县政府办公室秘书科办理，由政府部门代拟并报送的，先送县政府办公室办理，再由县政府办公室转县委办公室秘书科办理。•（3）除领导明确要求报送给本人的外，来文单位一律不得将代拟稿直送县委、县政府领导和县委办公室、县政府办公室领导。•（4）来文单位应提供以县委、县委办公室或县政府、县政府办公室名义发文的相关依据：县委、县政府领导和县委办公室、县政府办公室领导关于来文或代拟稿内容、发文规格、发文形式等方面的批示或指示；县委常委会、县政府常务会或县委领导、县政府领导等主持召开的专门会议研究同意或明确要求行文的决议或决定；省、市委局办对同类工作或处理同类问题印发的文件。•2.承办。接件后，接件人员及时报告，由办公室领导统筹后交有关公文办理人员承办。•（1）公文校核承办工作实行首办责任制。•（2）承办人员应根据对签收材料的初步审核情况及时附《处理笺》，并据实填写“缓急程度”、“密级”、“标题”、“编号”、“承办人”、“来文单位”、“承办时间”等内容。•3.审核•（1）严把行文关。严格按照行文规则要求和精简文件规定，审核拟发公文是否规范，行文发布是否必要。•（2）严把政策关。公文内容必须符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规，做到与上级精神相一致、与已有政策相衔接、与本县实际相符合。需征求有关部门（单位）意见的，应通过电话、函询、印送征求意见稿、召开座谈会等形式征求意见、协调研究，并做好记录。•（3）严把法律法规关。公文必须按照法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项。必要时，可将文件送县政府法制办审核。•（4）严把内容关。公文内容要做到主题鲜明、重点突出、材料真实、判断准确、结构严谨、内容完整、逻辑严密、条理清晰，注重针对性和实效性，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。•（5）严把文字关。公文应做到文风平实质朴、文字准确简练。遣词用句符合现代汉语语法和语言习惯，符合公文书面语言规范和特点。•（6）严把格式关。公文格式应做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。•4.送签。将《处理笺》、送签清样、来文审核底稿及征求意见的情况、相关背景材料从前至后依次排列整理成送签全套件，根据分管室领导审签意见按程序转送有关单位审核、办理，或呈报有关领导审签。严禁出现逆向流转。•5．复核。由办公室领导复核文件审签程序是否完备规范。审签程序不完备、不规范的，应补齐或纠正。•6.付印。由承办人员按照公文办理有关程序和规定对文件进行编号并填写成文日期、印发日期、印制份数等。•7.发文。涉密文件以纸质文件编号印发，做好取件登记。非涉密文件按发文范围及时从网上发出。将word制作成PDF文档，盖上电子印章后按发文范围网上发出。•8.归档。文件归档共存2份，l份备查，1份归档。归档办件从上至下依次包括文件处理笺、文件付印清样、领导审核修改的清样、承办人员审核修改的底稿、来文单位报请行文的文件以及其他所附材料、文件成品。•9.倒查。办件归档后，承办人员应立即对完成的公文校核工作进行倒查，确保各个环节要求均按规定落实到位。三、内部公文和外部公文流转流程政府：内部公文：科员起草--科长审核--办公室核稿--领导批示--科室复核--办公室印发外单位来文：办公室收发--领导批示--部门提意见并反馈--办公室印发反馈企事业单位：四、公文流转流程图五、公文流转的特点•公文是各部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，一般分为收文、发文和内部文件三类。我们说的公文管理是指收文、发文和内部文件在处理过程中，利用计算机通讯技术、信息处理技术、数据库技术，对公文的登记、起草、请办、批办、传阅、签批、办理、催办、会签、下发、归档、查询、统计等一系列活动进行的管理。•为了说明政府机关中公文的流转机制，我们以某个部委的公文处理过程为例。•现行系统中公文的流转线路，如图1所示。•在图1中，“秘书处”是整个公文流转的中枢站，是报送“部领导”和各厅局之间进行公文交换的场所；各厅局的办公室则是公文上报和厅局内各处之间交换公文的场所；综合处则是各种发文的审定机构。图1公文流转的特点•办公自动化的核心是电子公文的流转和处理问题。尤其是在政府机关中，由于职能部门众多，部门之间界限清楚，上下级关系严格，信息保密程度高，权限控制严密，各部门或个人职责分明，同时公文流量大，流转的层面多，角色变换频繁，因此，在政府机关办公自动化系统中需要重点解决公文的流转机制。•在政府机关的办公系统中，公文流转存在一些共性：•1．层次性：在一个层面之间形成流转环。在以上例子中形成了三个流转层面，首先是部领导层，通过秘书处实现部领导之间的公文循环传阅。其次是厅局领导层，通过各厅局下属的办公室实现厅局领导之间的公文循环传阅。第三是各处室层，通过处领导的协调和安排，实现公文的传阅。•2．中枢支持：在例子中，秘书处是部领导、办公厅和各业务局之间进行公文交换的场所，也是公文分办和催办的中心。办公室则是各厅局领导与下属办公室、业务处之间公文交换的机构。•3．固定流程：如图2所示。图2收文处理流程示意图同时，在政府机关的办公系统中，公文流转也存在一些特性：1．在公文流转过程中，秘书处、办公室等中枢点可以根据领导的批示和公文办理的情况改变公文的预定流程。2．除了经由秘书处、办公室中转的公文外，系统中也存在公文直送上级主管领导的现象。3．公文从登记、拟制开始到最后归档，经过诸多部门和人员处理，每个人所在的部门和职责不同，对公文拥有的权限也不同，需要根据角色的变换，对公文实施相应的操作。六、公文的流转机制设计•公文流转是办公自动化的核心。由于在具体的应用单位中，组织机构分为不同的等级层次，每个层次在公文流转中的角色和作用不同，因此，公文的流转和流程选择必须根据所处的位置和角色、权限等进行定义。1.角色设置•根据公文流转中的处理流程，我们将公文管理过程中的角色定义为：作者（拟稿人）、合作者（合作拟稿人）、部领导、厅局领导、处室领导、秘书处文书、办公室文书、处室文书、核稿人、办理人、被授权人、普通读者、归档人、部门管理员、系统管理员等，分别完成不同的工作，如图3所示。•其中，秘书处文书负责收文的第一次登记和分办，以及报送部领导、分送办公厅及各业务局的公文的登记工作，同时，根据部领导的批示，改变公文的既定流程。•同样，办公室文书则负责该厅或局内收到的各种公文的登记和分办工作，同时，根据厅局领导的批示处理公文。•作者（拟稿人）可以预制该公文（文件）的预定流程，或者确定合作者及读者范围。图3公文流转层成控制示意图32.流程分类•公文的处理流程尽管可以根据收文、发文的种类和内容发生变化，构成复杂、多变的流转形式，但也存在一些基本的流程模式，由这些模式组成了整个公文的流转流程。1.串行流程：由一系列按顺序执行的操作组成，在系统中流转的公文只有一个副本。如图4（a）所示。2.并行流程：由一系列可分别独立运行的操作组成，在系统中流转的公文有多个副本，如图4（b）所示。3.循环流程：由一系列反复执行的操作组成，在一次循环中公文只有一个副本，但每次循环之后将产生一个新的副本。如图4（c）所示。4.分支流程：由多组可选择的操作组成，每次根据当时的条件只选择一个操作执行，在系统中流转的公文同时只有一个副本。如图4（d）所示。图4公文流转中的基本流程形式3.流程设置•公文的流转是与要处理的公文类型密切相关的，不仅收文和发文处理有不同的流程，而且不同类型和不同内容的收文及发文，都可以有不同的处理流程。这些流程的设置和选择，将由秘书处、办公室等流转中枢点根据领导的批示进行改变，但基本的流程是可以预设的，如：请示、审批、传阅、催办等。现以发文处理的一个过程为例进行说明。•首先，各厅局所属的业务处室的拟稿人员根据领导指示和工作要求，起草文件草稿，确定本文件的合作者，并选择和设置协作流程。合作者完成协作后，由拟稿人确定起草完成，呈交本处室领导进行审阅、修改。如果需要请示厅局领导，则由处领导审批同意，将请示件提交办公室转达。•其次，厅局办公室根据文件和请示件内容，将公文上报厅局领导审批。领导完成签批后，文件及批示意见退回办公室，由办公室文书确定文件的下一个流转流程。如果需要上报部领导或者其他业务局协作，则将请示件送秘书处，由秘书处转达；如果需要送本厅局其他领导批阅，则将文件、请示件和前面领导的批示一同送厅局领导；如果不需要上报或者其他业务局协作，则将文件及批示意见退回原处室。•第三，办公厅秘书处对接收到的文件和请示件进行处理，决定文件是报送部领导批示、或送其他业务局处理、或送综合处审核或退回上报厅局办公室；对于领导批示的文件，则根据部领导的批示再决定文件的下一个流程。谢谢观赏