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公文、應用文寫作專題報告人:中國文化大學中文系教授兼主任秘書陳金雄與提升行政效能2內容綱要應用文公文寫作辨文類、曉用途明結構、知取捨序倫常、熟術語謹稱人、記抬頭慎自稱、詳側書遵用字、究意涵3何謂應用文凡人與人之間，各級政府間，政府與（法人）團體間，事業機構間，或個人與政府、（法人）團體、事業機構間，為處理公、私事務，表達情愫、意思、期望……等所使用具備一定形式或約定成俗之有組織之文字、文章，而為彼此所共同依循，並據以撰作、運用之文體。4應用文必備的條件一、對象：個人與個人、政府、團體政府與政府、團體團體與團體二、內涵：處理公務或私事三、形式：具備彼此共同依循或約定成俗之規矩5應用文的種類1.公文2.契約3.規章4.會議文書5.書信6.便條7.名片8.電報（代電）9.柬帖10.廣告11.啟事12.對聯13.題辭14.慶賀文15.祭弔文16.標語17.簡報18.演講辭19.文告20.條（單）據21.傳真22.信用狀與存證信函23.書狀24.感謝狀25.自傳26.履歷表27.企劃文書6應用文寫作之六要項一、辨文類、曉用途二、明結構、知取捨三、序倫常、熟術語四、謹稱人、記抬頭五、慎自稱、詳側書六、遵用字、究意涵7一、辨文類、曉用途(之一)公文分類：(一)令：公布法律、發布法規命令及人事命令(二)呈：對總統有所呈請或報告時使用(三)咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用(四)函：各機關處理公務1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復2.下級機關對上級機關有所請求或報告3.同級機關或不相隸屬機關間行文4.民眾與機關間之申請及答復(五)公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用(六)其他公文：1.書函5.簽9.證明書13.紀錄2.開會通知單6.報告10.證書或執照14.節略3.公務電話紀錄7.箋函或便箋11.契約書15.說帖4.手令或手諭8.聘書12.提案16.定型化表單8公文處理時程（一）最速件：1日（二）速件：3日（三）普通件：6日（四）限期公文：依限辦理公文夾顏色（一）紅色：用於最速件（二）藍色：用於速件（三）白色：用於普通件（四）黃色：用於機密件一、辨文類、曉用途(之二)公文會簽、會核時限（一）最速件：1小時（二）速件：2小時（三）普通件：4小時（四）會簽、會核應依序送會，請勿遺漏而逕送秘書室，以免耽誤時間。9二、明結構、知取捨(之一)：函的結構「函」的結構：(一)發文機關(二)機關地址及傳真、承辦人電話(九)本文：1.一段式：主旨2.二段式：主旨、說明（或經過、原因）3.三段式：主旨、說明、辦法（或建議、請求、擬辦、核示事項）(十)正本(十一)副本(十二)蓋章戳(三)受文者(四)速別(五)密等及解密條件或保密期限(六)發文日期(七)發文字號(八)附件10（一）每個段名不冠數字(項次)，段名下則須加冒號「：」（二）主旨：1.為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要2.主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫3.案情簡單可用「主旨」一段完成者，不必硬性分割為二（主旨、說明）、三段（主旨、說明、辦法）二、明結構、知取捨(之二)：函的結構11二、明結構、知取捨(之三)：函的結構（三）在「說明：」段名中：１、如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫。２、每行文字均不可高於冒號。３、如分項條列，應另列（行）縮格書寫。４、項次寫法：一、二、三、……(一、應與說明之「明」並列)（一）（二）（三）……１、２、３、……（１）（２）（３）……５、「說明：」可改用「經過」、「原因」等名稱。６、說明項之一應敘明依據之單位、日期與文號，三者不可缺一。（四）「辦法：」段名：可因內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。12二、明結構、知取捨(之四)：公告的結構（一）三段式：主旨、依據、公告事項（或說明）（二）主旨：公告……（三）各段寫法與函之結構略同。惟僅「依據」，引據法規條文或機關來函，非必要不敘來文日期、字號13三、序倫常、熟術語（一）(一)引述語1、起首引述1)對上級機關或首長：奉2)對平行機關或首長：准3)對下行機關或首長：據2、引述結語1)對上級機關或首長：奉悉2)對平行機關或首長：敬悉、悉3)對下行機關或首長：已悉3、表明依據1)對直屬上級機關：遵照2)其他各級機關：依照、根據4、二度敘及1)上級機關：諒蒙鈞察2)對平行或下級機關：諒達、計達(二)經辦語對直屬上級機關或首長：遵經、遵即其他各級機關：業經、旋經、迭經、均經、經已14三、序倫常、熟術語（二）(三)准駁語1.准語1)對下級機關或首長：應予照准、准予照辦、准予（同意）備查2)對平行機關：敬表同意、同意照辦2.駁語1)對下級機關或首長：恕難照准、應予免議、應予緩議、應毋庸議、應予駁回2)對平行機關：恕難同意、無法照辦、歉難同意15三、序倫常、熟術語（三）(四)期望（目的）語1.一般公文1)對上級機關或首長：請鑒核（函報部、會）、請核示（校內簽稿）、請鑒察2)對平行機關：請查照、請察照、請查照辦理、請查核辦理、請惠予辦理3)對下行機關：希查照、希照辦、希切實辦理4)「呈請」、「謹請」、「敬請」、「飭」一律改為「請」備註：查照，公文用語「知悉」之意；又查察按照之意，如「查照辦理」之意。162.要求函復1)對平行機關：請查照見復、請查照辦理見復、請查明見復、請惠復2)對下行機關：希辦理見復3.要求轉知1)對平行機關：請查照轉告2)對下行機關：希查照轉告、希轉行照辦4.要求備查1)對上級機關或首長：請鑒核備查、請核備2)對平行機關：請查照備案三、序倫常、熟術語（四）17三、序倫常、熟術語（五）(五)抄送語1、對上級機關或首長：抄陳2、對平行機關、單位或人員：抄送3、對下行機關或人員：抄發(六)附送語1、對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳2、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送(七)結束語1、對總統簽末用：謹呈2、對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳3、便條、便箋用：此致、此上1819202122232425四、謹稱人、記抬頭（一）口訣：家大、舍小、令他人(一)直接稱謂語1、對機關、團體1)鈞2)大3)貴2、對人1)鈞長、鈞座2)貴3)台端4)先生、女士、君(二)間接稱謂語1、對機關、團體：該如：該部2、對人：1)用職稱2)先生、女士、君26四、謹稱人、記抬頭（二）挪抬（空一格）：用鈞、大、貴，稱機關或長官用「台端」稱人民對上級機關及平行機關所使用的期望語上級機關「請」下級機關處理公務的客氣用語平抬（另起一行）：在簽或報告之末要「謹呈」總統，或「敬陳」各級行政首長27四、謹稱人、記抬頭（三）不可行行吊腳：宜採平抬（另起一行）、挪抬（空一格）互用抬前不抬後：「勝墩吾兄勛鑒」（不必勝墩吾兄勛鑒）抬人不抬己：吾師、吾兄（不寫成吾師、吾兄）行底不成抬：在行底添、減字，俾顯出另行抬頭抬頭不拆行：逢人姓名或稱呼，絕不可拆置兩行28五、慎自稱、詳側書敬側：李校長天任：只能側書名字、不可側書職稱。謙側：字體寫小偏右：如舍、愚、晚、後、拙、敝前側後不側：小兒高祥、敝校、拙作《海水正藍》謙側不當頭：謙側不宜寫在每行之頂格生側死不側：習俗死者為大，原於生時應側書者，死後可免謙側不拆行：謙側用語，宜避拆行書寫29六、遵用字、究意涵對於規章用語之意涵、法律用字與用語的統一，都有明確規範書寫之際，詳究用語意涵，庶免一字之差，謬以千里，損及應有權益，後悔莫及答復（非覆）切（非確）實鑒（非鑑）核提升（非昇）抬（非擡）頭東床（非牀）坐落(非座)※備註：依教育部編「國字標準字體楷書母稿」舉例30法律統一用字表用字舉例說明公布、分布、頒布部分、身分占、占有、獨占計畫名詞用「畫」策劃、規劃、擘劃動詞用「劃」紀錄名詞用「紀錄」記錄動詞用「記錄」雇員、雇主、雇工名詞用「雇」僱、僱用、聘僱動詞用「僱」31法律統一用語表統一用語說明「設」機關教育部設國父紀念館「置」人員司法院置秘書長一人「處」徒刑處五年以下有期徒刑「科」罰金科五千元以下罰金「處」罰鍰處五千元以下罰鍰第九十八條不寫第九八條第一百條不寫第一○○條第一百十八條不寫第一百「一」十八條32公文書橫式書寫數字使用原則依推動方案，自94年1月1日全面適用數字用語具一般數字意義或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字代號、序數、電話：M123456789、93年7月8日描述性用語：一律、一致性、一流大學、第二專長專有名詞：九九峰、五南書局、三國演義慣用語：星期一、週二、十分之一、二百多人法規條項款目：事管規則共分15編、415條條文法規制訂、修正及廢止：財產管理第五十點、第五十一點，並自中華民國九十三年二月十六日生效百分比、金額、人數：80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人33李校長天任鈞啟貼郵票處4086711114台北市士林區陽明山華岡路號中國文化大學55台中市南屯區向上路二段號陳○○寄（緘或謹緘）199鈞啟：上級、長輩道啟：老師、教授勛啟：公務人員台啟：平、晚輩直式信封明信片明信片之收信人張組長淑嫦收34國內郵件橫式信封貼郵票處408-67台中市南屯區向上路二段199號陳○○寄111-14台北市士林區陽明山華岡路55號中國文化大學韓文所林所長明德道啟35國際郵件橫式信封貼郵票處YuChiEnterprisesCo.,Ltd.5Lane80TaiyuenRoadTaipei,Taiwan10356RepublicofChinaMr.GeorgeHsiao118SouthStateStreetChicago,Illionis60603U.S.A.36拜訪名片大洋貿易公司總經理弟彭森郎希祖拜上留陳張夢機先生臺北市師大路九十三巷三號二樓電話：（○二）二三五一︱二三二八95.5.18正面來訪未遇，悵甚。茲有要事奉商，擬明晚八時再度趨訪，請遲(候)我為感。此上夢機兄名正肅（對上級、長輩）名正具（對平輩、晚輩）背面37介紹教職名片國立中興大學教授弟文匡邦再拜謁陳新竹女中臺北市龍泉街八十四號孟校長電話：（○二）二三五一︱二三二八95.5.18正面茲有舍親張祜美君，今夏畢業臺灣大學中文系，有志從事教育工作，特介趨謁，請賜延見，並進而教之為禱。此陳孟校長名正肅（對上級、長輩）背面38附錄一、奉獻教育志業之人生觀：（一）求生求榮（二）愛家愛國（三）利人利己二、奉獻教育志業之服務觀：（一）負責盡職（二）突破創新（三）妥處危機三、奉行教改理想：（一）學生：快樂學習、適性發展（二）教師：快樂教學、因材施教（三）主管、職工：快樂服務、適才適任四、期勉後進開創人生願景：（一）專業、通識並進（二）感情、理智調和（三）個人、團體雙贏39簡報內容將於近期內於文書組網頁上公告之簡報完畢敬請指教