搜索
公文写作培训实务二○一一年二月本次培训的主要内容•对公文写作的个人理解•公文写作应该了解的几个工具•几个具体公文的写法•公文写作的几点个人体会培训三目的•思想启发•工具介绍•方法指导我对公文写作的理解•核心思想：把事情说明白就行了应掌握的工具•国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月颁布）•国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）•标点符号用法•内部行政文件作业指导书（ZY-XZ-01）13种行政公文文种•命令（令）•决定•公告•通告•通知•通报•议案•报告•请示•批复•意见•函•会议纪要公文写作一些标准格式•纸张尺寸—国标A4型（210×297mm)；•公文标题—2号小标宋体加粗（或2号黑体字）；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。–举例：•正文字体—3号仿宋体；•成文日期—用汉字将年、月、日标全：“零”写为“O”；成文日期右控4个字–举例：二○一二年二月二十日;不能写成2012年2月20日•公文用纸天头（上白边）—37mm±1mm•公文用纸订口（左白边）—28mm±1mm•公文版心尺寸—156mmx225mm（不含页码）•排版规格—一般每面22行，每行排28个字。•发文字号—由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：虎跃行字[2011]5号•主送机关—标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。•公文正文—主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。•行间距：1.5倍（可根据具体情况进行适度调整）•正文中结构层次序数：第一层“一、”，第二层“1.”，第三层“（1）”，第四层“1)”；•主题词—3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；•抄送机关—公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。•印发机关和印发日期—位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（2012年2月20日）•公司红头文件模板标点符号的用法•建议到百度去下载，搜索“标点符号的用法”，了解最基本的逗号、句号、冒号、顿号、引号、问号、感叹号等符号的用法。内部行政公文作业指导书•内部文件的模板•内部文件审批流程•红头文件的模板•红头文件审批流程•公司行政公文审批单通知日期2012年1月日部门行政部文号行政2012-号阅文范围相关人员确认□年月日前■不需要起草人部门负责人主管经理董敬南核稿人会签题目关于召开2012年生产经营工作会议的通知内部文件审核流程•文件起草部门主管审核相关部门汇签行政部(秘书/体系内审员)核稿文件起草部门主管经理批准(审核)(总经理批准)红头文件审批单•公司行政公文审批单通知类文件的起草•适用范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。•种类–指示性通知：主要用于布置某项具体工作（举例：《关于进一步加强内转货物管理的通知》《关于落实好公司2012年度生产经营工作会议精神的通知》–转发性通知：包括批转下级单位公文的通知、转发上级单位和不相隶属单位公文的通知•例：《关于转发大连管理处沈大一班全体人员倡议书的通知》•关于转发辽宁省治理“小金库”工作领导小组《关于做好省直单位“小金库”专项治理全面复查工作的通知》–规定性通知：以通知的形式发布规章制度。•关于下发《员工互助基金管理办法》（修订）的通知–事物性通知：日常事物的通知。•例：《关于春节放假及加强节日期间安全保卫防火工作的通知》通知的基本格式基本格式包括：标题、主送机关、正文和落款（公司内部文件，重点关注正文的起草）标题•构成–事由+文种：《关于召开2012年度经济工作会议的通知》–发文机关+事由+文种：《虎跃公司关于转发省交通厅〈×××〉的通知》–也可以单独只有文种：通知•举例：•通知•兹定于2012年2月23日13：00，在公司总部大会议室，举办理财知识培训讲座。对理财有兴趣的同志，可自愿参加。•特此通知。•行政部•二○一二年二月二十日主送机关•顶格写,标题下空一行•如:公司各部、处、中心;公司各部;锦州、丹东、阜新子公司;正文•指示性通知的正文：一般由通知缘由、通知事项和执行要求三部分组成。–通知缘由。以简明扼要的文字写出该通知的原因和必要性，然后用承启用语“现将有关事宜通知如下”、“特紧急通知如下”等转入通知事项部分–通知事项。主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及需要注意的问题。•一般以分段式或分条列项写，要求写得具体明确、条理清楚，以便下级贯彻执行。–执行要求，是正文的结尾。一般以“以上通知，望认真执行”、“本通知自发布之日起实行”等惯用尾语作结。–例文：活动类通知例文•转发性通知正文。•一是单一的“转发通知”，后面所附被转发的文件，作为通知的具体内容。•二是除转发通知外，后面再加指示，对转发的文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注意的问题。（例文）•规定性通知的正文。一般由通知缘由、通知事项组成。•通知缘由，以简要的文字交待制文的目的或依据，要有适当的分析。•通知事项，即政策性的规定，分项写，直接加以说明。•《举例》•事物性通知的正文。一般由通知缘由、通知事项、结尾三部分组成。•通知缘由，写发通知的原因、目的或依据，不必分析。比指示性通知的缘由更直接与简约。•通知事项，只告知受文机关需要了解、知照的事项。•通知结尾，一般以“特此通知”作结尾，也可以没有结尾。•《例文》通报类文件起草•适用范围：通报是为表彰先进，批评错误，传达重要情况所发的一种下行文。•常用类型：表彰性通报；批评性通报•通报类文件格式一般由四部分组成：标题、主送机关、正文和结尾。•重点讲通报类正文的起草。通报类正文一般包括四部分：引言部分、事实部分、分析及处理部分、号召及要求部分。•引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。–例:关于对沈凤公司驾驶员黄涛隐瞒事故的处罚通报–沈凤公司（直管子公司）驾驶员黄涛发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下：•事实部分，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。–事情经过–2011年6月5日，沈凤公司驾驶员黄涛驾驶1606#车（辽AF5879）执行沈阳至凤城15：30分班次营运任务。约14:30，……•分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。–二、处罚决定–根据《直管子公司安全管理制度》第8.1.2项、《安全奖罚制度》第8.1项、《人事劳资管理制度》第7.3.3.3项之相关规定，决定给予沈凤公司驾驶员黄涛严重警告处分、罚款2000元、停班待岗30天，重新进行上岗考核。•号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。–三、要求–各管理处、各直管子公司要严格执行公司安全管理制度，并对相关岗位人员做好培训教育，针对性的做好对新驾驶员的教育培训，严肃认真的做好事故的统计报告工作，如果有隐瞒、迟报、漏报情况，一经公司发现将严肃处理。•关于奖励通报的例文报告类文件的起草•适用范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。•报告是下级单位主动或应上级要求，向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位询问的陈述性公文。•属于呈请性公文，是一种上行文种。•报告的特点–陈述性。这是报告的最大特点。–沟通性。•报告的基本格式•报告一般由标题、主送单位、正文、发文单位和日期组成•报告的写法–标题。（1）发文机关+事由+文种；例：《关于虎跃公司十二五发展设想的报告》（2）事由+文种（省略发文单位）；例：《关于解决研发大厦采暖状况的报告》–主送单位。发文单位的直属上级部门。–正文。是报告的核心内容部分。一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。•报告缘由。是报告的开头。写作时文笔要集中、概括、直接，开明宗义并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。•报告事项。即报告正文的主体内容，一般要围绕主旨展开陈述。大多可以根据需要分条列项写，也可以分若干部分写。写作时要避虚就实、突出主旨。•报告结尾。是报告的收束。一般用惯性结语，如“特此报告”、“以上报告，妥否，请指正”等。•发文单位和日期。报告的落款要写明发文单位与日期。•报告写作的注意事项•（1）情况要确凿。•（2）重点要突出。专题性报告，要一事一报。•（3）报告要及时。•（4）陈述有序。注意条理性和逻辑性。•（5）不得夹带请示事项。•（6）语言朴实。•病例文：•分析：•标题不准确。报告的事由与实质内容不符。•没条理，逻辑混乱。不明所云。•格式上的错误。•修改后的例文请示类文件的起草•适用范围：是下级单位向上级单位请求指示，或请求批准事项的期复性公文。•简言之，自己权限范围内定不了事，都要请示。请示的特点•（1）具有上行的性质。•（2）具有请求性。•（3）具有建议性。请示的基本格式和写法•也是由标题、主送单位、正文和签署日期四个部分组成。•标题的写法。与报告相同，分两种，（1）请示的事由+文种；（2）发文单位+请示的事由+文种。•请示的标题，其事由不能写得含糊其辞或笼统抽象，而是要明确标明请求批示（批准）的问题是什么•主送单位。要写单位的全称，或规范化的简称。•正文。一般由三部分组成，一是请示的事由或起因，二是请示的事项或建议的事项，三是请示的结尾语。–请示的起因。在正文的开头先撰写。理由要充分，要言之有据。要用心构思，做到抓住实质，切中要害。•请示的事项或建议的事项：要求写得具体、明确，切忌笼统、含糊，一般分条列项写。•正文的结束语，一般是固定格式的请求语如“当否？请批示。”“以上意见是否妥当，请指示”•请示的正文写作，要把握好两点：一是说理要充分，二是请示的事项要明确、具备。这两点把握好，请示的写作就成功了。•落款。写明请示的单位和时间。并加盖印章。请示写作的注意事项•（1）要坚持一文一事。•（2）不要多头请示。•（3）文种使用不当。–在平行单位，或不相隶属单位的行文中，不能用“请示”。–在使用“请示”这一文种时，不能写成“请示报告”。•（4）请示的理由要充分有力。例文函的起草•适用范围：函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。•这里所说的“不相隶属”的概念，除了单位之间不属于同一组织系统、没有管辖和被管辖的隶属关系外，还包括同级单位。•不相隶属单位（包括同级单位）之间商洽工作、询问和答复问题，应用“函”。•当前，有些单位向同级的主管部门请求批准时，为求“好办事”不用“函”而改“请示”，这是有违函的适用范围的规定的，应加以纠正。函的特点•（1）简洁轻便。•（2）行文多向灵活。•（3）语言质朴自然。函的基本格式和写法•格式：一般包括标题、主送单位、正文、发文单位和日期。•标题。一般由发文单位+事由+文种组成。•主送单位。应写全称或规范化的简称，顶格写。•正文。函的正文一般由开头、主体、结尾组成。•开头。–发函：开头简述发函的缘由和目的；–复函：应以引述来函日期、函件名称或发文字号作起首语，如“你单位×年×月×日《关于×××的函》收悉”或“你部×××号来函收悉”。•主体。–发函，要写清楚商洽、询问或请求批准的主要事项；–复函，要针对来函事项逐一郑重作答，答复时要求具体、明确，不能不置可否或答非所问。•结尾。是函的结语。干净利落。–发函：一般用“盼复”、“即请回复”、“专此函达”、“请予支持，并盼复”等；–复函：一般用“此复”、“专此函复”等。–函的结语不能用“此致敬礼”之类的话。•发文单位和日期。即落款。–发函：要写发文单位和日期，并加盖公章。–复函：写复函单位名称、日期并