搜索
公文写作的基础知识与常见问题分析一、概述一、概述•（一）公文的定义–公文是党政机关及其他社会组织(包括企事业单位）在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。一、概述•（二）公文的特点–是特定的作者制定和发布的。–具有法定（或特定）的现行执行效用。–具有规范的文体、结构和格式。–需要履行法定（或特定）的程序。–文字必须庄重、朴实、准确、精炼。–整体上立意准确、结构严谨、层次清晰、逻辑性强、素材翔实、措施得当、语言规范。一、概述•（三）公文的分类–按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。–按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文（我司仅分为紧急和正常两种）。–按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文（我司仅分为秘密和普通两种）。二、常用公文文种二、常用公文文种•（一）我国现行党政机关使用的文种–我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。–国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。–上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；–不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。二、常用公文文种•（二）公司常用的主要公文种类–1.决定适用于总公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销分公司不适当决定。–2.通报传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求二、常用公文文种–3.请示适用于总公司向国务院有关部委、保监会，分公司向当地政府有关部门、保监局等监管单位的请求指示和批准；也适用于分公司必须以公文形式向总公司的请求指示和批准。应用范围–（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；–（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；–（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；–（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；–（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；–（6）请上级领导参加活动，指导工作。二、常用公文文种注意事项–（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；–（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；–（3）不得越级；–（4）必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话；–（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。二、常用公文文种–4.报告适用于总公司向国务院有关部委以及保监会等汇报工作，反映情况，答复上述有关单位的询问；分公司向当地政府有关部门、保监局以及总公司汇报工作，反映情况，答复上述有关单位的询问。工作报告情况报告建议报告回复报告备案报告–5.批复适用于批准分公司以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。二、常用公文文种–6.函适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。公函和便函发函和复函注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。–7.通知适用于总、分公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发保监会（局）的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。发布指示的通知颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。二、常用公文文种批转、转发文件的通知晓谕性通知（比如会议通知等）任免通知–8.会议纪要适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型交流型研讨型注意：会议纪要一般不加盖公章二、常用公文文种•（三）常用非规范性公文–1.常用非规范性公文调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。–2.签报签报适用于总公司部门、分公司向总公司责任人或分公司部门、中支向分公司负责人（分公司直接管辖的支公司、服务部向分公司负责人）以及支公司、服务部向中支负责人请示除必须以正式公文形式行文的有关事项，不得越级签报。–3.电话记录单适用于接听上级机关的电话通知后，予以及时记载，便于领导处理及有关部门办理。三、公文的格式三、公文的格式•（一）公文格式的组成–公文格式的组成要素包括：（1）发文单位标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于上行文）（6）标题（7）主送单位（8）正文（9）附件（10）发文单位（署名）（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷单位和印刷时间–印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。三、公文的格式•（二）发文字号–编写发文字号原则：包括单位（部门）代字、年份、序号。–注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。•（三）公文标题–标准式：发文单位+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文单位，故发文单位名称可省略。–特殊形式：研讨发文单位+文种。如《中华人民共和国主席令》发文单位+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。三、公文的格式•（四）成文日期–成文日期确定原则会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。一般信函、电文以实际发出日期为准。–成文日期必须写年月日，且要用汉字三、公文的格式•（五）主题词–主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。上行公文应当按照上级单位的要求标注主题词。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。–由于《金融系统主题词表》基本无法使用，所以总公司大体统一主题词如下：–一是种词一律使用发文主办部门业务代称，如业务管理部代称为“业务管理”、多元销售部代称为“多元销售”，这样就可从主题词检索中发现是哪个部门发起的文件。–二是属词可以根据内容再次细分。–三是文种词必须是公司公文规范中规定的八类文种。三、公文的格式•（六）用印–一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。–根据《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。–联合行文：联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，之间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。四、公文写作的共性要求四、公文写作的共性要求公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。•（一）确定文种这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。四、公文写作的共性要求•（二）规范写作–1.主题规范主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。–2.使用材料规范公文材料的选用标准必须是真实、典型、新鲜有力的。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。四、公文写作的共性要求写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），一定要“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础、最真实的材料，屏弃想象；而想象则是文学作品的核心和灵魂。–3.文章格式规范公文普遍的结构格式是：公文标题—主送单位—正文—结尾—成文时间。为了便于大家理解，把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。四、公文写作的共性要求（1）标题的写法公文标题的一般写法是关于+事由+文种。（2）主送单位的写法一是只写受文单位的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外，比如签报）；二是上行文只写一个主送单位，其他需要送达的受文单位采取抄送方式；三是用统称或者规范的简称，不能随意写；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。四、公文写作的共性要求（3）正文的写法正文是主送单位以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送单位之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑、层次清楚有序，说理简洁、准确并力求深刻，用语符合规范。（4）结尾的写法正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束或者用“特此通知”、“特此报告”等；讲话稿类的一般有鼓动、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度等的结束语。四、公文写作的共性要求–4.文字表述规范公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性、确定性，而非描绘性、虚拟性或可能性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩，让受众深受教育或情绪激昂。四、公文写作的共性要求–5.标点符号使用规范该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。一般标题中没有标点符号，只有几种特殊情况：一是引用书名、文件名、法律名称时可以使用书名号；二是转发的文件标题中就带有标点符号的。–6.数字和计量单位使用规范一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。–7.行文层次序数规范一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次。第一个层次，是大标题，写成一、二、三、；第二个层次是小标题，用（一）（二）（三）来表示；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2