吉林中海有限公司行政管理制度

吉林中海有限公司0吉林市中海开发建设有限公司行政管理制度颁布日期：二零一一年七月一日编制：综合管理部拟稿人：审核：批准：吉林中海有限公司1索引●目的●范围●参考资料●定义●内容1、综合管理部职责范围…………………………………………………042、岗位职责描述…………………………………………………………053、保密管理规定…………………………………………………………074、公文管理………………………………………………………………095、制度规范………………………………………………………………126、印章管理………………………………………………………………137、执照和资质管理………………………………………………………158、会议室管理……………………………………………………………169、办公用品管理…………………………………………………………1610、固定资产和耐用品的管理……………………………………………1711、通讯设备管理…………………………………………………………1912、打印机、打印机、照相机管理………………………………………2013、车辆管理规定…………………………………………………………2114、写字楼办公区间管理…………………………………………………2415、交通管理………………………………………………………………2516、住宿管理………………………………………………………………2517、公关管理………………………………………………………………2618、事件应急处理…………………………………………………………2819、公司CI形象管理……………………………………………………29吉林中海有限公司2●附表ZH-M01公文格式及字体规则ZH-M02拟稿纸ZH-M03印章保管人员登记表ZH-M04印章刻制申请表ZH-M05公章/法人代表章使用登记表ZH-M06借用公章/证件申请表ZH-M07印章回收/销毁登记表ZH-M8会议签到表ZH-M9资产类别、名称及代码ZH-M10固定资产/耐用品管理登记表ZH-M11住宿申请表ZH-M12印刷品制作申请单ZH-M13印刷品校对单ZH-M14重大突发事件报告书ZH-M15办公室内文件夹、文件盒CI标准吉林中海有限公司3●目的建立吉林市中海开发建设有限公司行政管理制度，旨在规范公司行政工作程序，充分发挥行政管理工作的综合和服务职能，以求公司创造业务的最佳经营效益。●范围适用于吉林市中海开发建设有限公司各部门。●参照文件●定义本制度中所称公司：系指吉林市中海开发建设有限公司；所称上级单位：是指深圳中海建筑有限公司和中国建筑七局两家股东单位。●解释本制度由吉林市中海开发建设有限公司总经理办公会修订，报上级单位批准后发布，并自发布之日起实施。本制度由吉林市中海开发建设有限公司综合管理部负责解释。吉林中海有限公司41、综合管理部职责范围1.1在主管领导安排下，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。1.2负责公司品牌宣传策划工作。1.3负责公司对内对外的宣传稿件；负责公司CI形象建设。1.4负责公司的对外接待工作，包括安排食宿、陪同参观、机车船票预订等事宜。1.5负责对外公关事务并保持与传媒的联系。1.6负责安排联谊会活动、大型公关活动、会议及集体活动的策划、筹备与组织工作。1.7负责公司的总务及后勤保障工作。1.8负责公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。1.9负责公司领导办公室、会议室、员工办公区域的调整、使用及日常管理；做好写字楼花草、饮用水的管理，清洁卫生；会同人力资源部负责写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。1.10负责行政办公会议的组织、必要时会议记录及纪要整理。1.11统一购置、分发办公用品；固定资产等物资的报批、购置、调配清点和管理。1.12负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合理安排、调度各部门对车辆的使用。1.13负责写字楼电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。1.15负责员工中午就餐的管理工作。1.16负责与物业公司的沟通与协调工作。1.17协调、指导各项目部的行政管理、公关策划工作。1.18领导交办的其它工作。吉林中海有限公司52、岗位职责描述2.1综合管理部经理：2.1.1在公司主管领导下，负责综合管理部的全面工作。2.1.2负责部门工作计划的制定。2.1.3负责公司印章、资质证书及其它证书的使用管理。2.1.4负责公司对内对外宣传。2.1.5负责公司对上级单位及外事接待工作和与相关单位、部门的联络沟通。2.1.6负责安排公司领导行程。2.1.7负责召集、组织公司会议。2.1.8负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。2.1.9公司大事记的原始记录及编写工作。2.1.10负责指导公司日常文秘工作。2.1.11负责联谊会、公司活动的策划、组织工作。2.1.12负责公司公文纸、信封、报销单据等印刷品的定稿，并报主管领导审批。2.1.13负责公司办公用品、办公设备、办公家私的订购及审核，并报主管领导审批。2.1.14负责公司车辆的管理与使用协调。2.1.15负责协调档案管理工作；拟制、修订公司档案管理制度、规范及分类大纲的工作。2.1.16负责写字楼员工行为规范、办公室区域的管理。2.1.17负责公司来往人员的住宿安排。2.1.18负责固定资产和耐用品的调拨、购置、统计、管理。2.1.19负责公司办公设施（含办公家具）的计划、调配、购置、管理。2.1.20负责公司节假日通知及写字楼值班安排。2.1.21公司领导交办的其它工作。吉林中海有限公司62.2综合管理部文员：2.2.1在部门经理领导下,做好日常部门工作。2.2.2配合财务部门登记整理固定资产和耐用品的使用情况。2.2.3负责公司车船、机票、住宿的预订及费用结算。2.2.4负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。2.2.5负责公司写字楼的物业费的结算工作。2.2.6建立车辆管理档案，及时登记车辆保险、维修、公里数等车辆相关信息台帐。2.2.7负责公司电话使用管理、汇总及结算。2.2.8接待公司到访客人并及时通知有关人员。2.2.9负责公司文件传阅、分发、打印及文件归档工作。2.2.10公司传真、信件、资料的整理、分发、管理工作。2.2.11负责公司通讯录的制发、修改工作。2.2.12负责公司会议的通知和会务工作。2.2.13负责公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。2.2.14负责写字楼复印机、传真机等办公设备维修、检查，确保设备正常工作。2.2.15负责公司证件、资料、物件的保管工作。2.2.16写字楼饮用水的订购、午餐饭票的分配、花木的日常养护、报刊的分送工作。2.2.17写字楼办公秩序的维护及防火、防盗、安全保卫、卫生管理工作。2.2.18负责写字楼各钥匙的统一管理及配备工作。2.2.19公司领导、部门经理交办的其他工作。2.3驾驶员：2.3.1严格遵守《吉林市中海开发建设有限公司车辆管理规定》。2.3.2在部门经理安排下提前5分钟等候，准时出车。2.3.3注意休息，安全行车，遵守社会交通规则，严禁酒后驾驶。2.3.4负责所驾驶车辆日常保养与清洁，及时添加车内香水、纸巾和饮用水，禁止吉林中海有限公司7在车箱内吸烟。2.3.5衣着整洁大方，如有特殊情况需着白色或浅色衬衣，黑色或深色西裤并佩戴领带。2.3.6定时向交管部门查询行车情况，如有违章应及时处理。2.3.7在经部门经理批准后，驾驶员之间方能互相换车，并及时做好记录。2.3.8驾驶员手提电话要保持通信畅通，并随身携带，以便安排临时出车任务。2.3.9下班后车辆应在指定地点，特殊情况经主管领导或部门经理批准后，可将车辆开回家中。2.3.10爱惜车辆，如因本人驾驶、停靠或看护不周使车辆损坏，由本人承担部分维修费用作为赔偿。2.3.11如发生本人占全部或主要责任的重大交通事故，本人应承担保险公司赔付后未能解决的费用。2.3.12不得私自让乘车人驾驶汽车或擅自将汽车借给他人，如发生此种情况经核实后每次处以500元以上罚款或辞退。2.3.13协助部门经理对公司车辆的维修把关，核对维修款，并对车辆维修情况予以跟踪。2.3.14必须每天记录出车日志，对不按规定记录出车日志的驾驶员，公司将进行严肃处理。2.3.15协助、配合做好综合管理部其他日常工作。2.3.16领导、部门经理交办的其他事项。2.4卫生管理员：2.4.1负责写字楼走廊、楼梯、卫生间的清洁卫生工作。3、保密管理规定吉林中海有限公司83.1目的为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄漏，使公司每位员工在思想上高度重视公司机密保密工作，行动上养成良好的保密习惯。3.2保密范围3.2.1人力资源部的人事档案和不宜公开的人事资料；3.2.2商务合约部的投标、报价资料和投标会议纪要；3.2.3财务资金部的财务报表及财务保密资料；3.2.4工程部门的技术标书方案及相关资料；3.2.5公司规定的其它须保密的资料。3.3保密纪律3.3.1不该说的机密，绝对不说；3.3.2不该问的机密，绝对不问；3.3.3不该看的机密，绝对不看；3.3.4不该记录的机密，绝对不记录；3.3.5不在不利于保密的地方存放机密文件；3.3.6撰制机密文件过程中，对涉及事项应严格保密，不得扩散；3.3.7电脑中的机密资料，应该妥善保存，以免泄密；拷贝涉及机密的资料应当事先报告部门负责人；未经他人允许，不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资料；3.3.8不得向外泄漏公司内部重要业务活动和技术、经济指标；3.3.9不得向外泄露公司内部信息和资料；3.3.10坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携带秘密文件资料外出。3.4机密文件的制定有关部门在制定机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草和保管工作。机密文件吉林中海有限公司9经领导审定后，经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，以便确定机密文件的传阅范围。3.5机密文件的传递各部门收到机密文件后，应做详细的登记和借阅记录。机密文件传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由综合管理部文员传送相关领导传阅。领导传阅完毕，应及时交给综合管理部保存，确保机密文件不发生丢失和泄漏。3.6机密文件的保存和销毁部门负责人对部门保密文件负有保管责任。各部门应指定专人保存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。如外单位借阅或复印公司机密资料，必须经过公司主管领导审批。当机密资料因时间或其他原因，已经失去保存价值的，经公司主管领导审批后，予以销毁，销毁机密文件资料时至少有两人在场。3.7违反保密纪律的处理如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追究有关当事人责任。并根据泄密严重程度和对公司经济利益影响情况，做出相应的处罚。3.8公司综合管理部负责全公司保密制度的指导和解释工作。4、公文管理4.1收文4.1.1收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。4.1.2政府部门、上级单位及部门来文，均由综合管理部收发，统一登记编号，经综合管理部经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各项目来文尽量要对口，有关事宜如有需要上报上级单位相关部门，由综合管理部报公司吉林中海有限公司10领导审定。4.1.3来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业机密的安全。4.1.4各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，或复印一份留存办理，但须将处理意见或结果标注于公文签上，并将原件退回归档备案。4.1.5传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名。4.1.6经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交综合管理部登记、收存。4.1.7政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见，一般交由综合管理部保存。4.2发文4.2.1发文程序