第六章-会议沟通

第六章会议沟通2020/5/201第六章会议沟通6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织2020/5/202第六章会议沟通第一，会议是人类社会发展的产物；第二，会议是人类社会的一种集体活动形式；第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是为了解决一个或多个问题；第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。6.1、会议的目的与类型1、会议的含义2020/5/203CompanyLogo6.1、会议的目的与类型1、会议的含义第六章会议沟通2020/5/204会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会之机听取下属或员工的意见和建议。6.1、会议的目的与类型1、会议的含义第六章会议沟通2020/5/2052.会议的基本特征普遍性（时间、空间、每一个人）；目的性；组织性；集体性（多人参与的，不是一个人单独活动，也不是两个人的活动。第六章会议沟通6.1、会议的目的与类型2020/5/206第六章会议沟通6.1、会议的目的与类型2.会议的目的1.交流信息2.给予指导3.解决问题4.作出决策2020/5/207•谈判•通知•解决问题•决策•交流4.会议的类型第六章会议沟通6.1、会议的目的与类型2020/5/208中国会议的现状“人多的会议不重要，重要的会议人不多；解决小问题开大会，解决大问题开小会；解决关键问题不开会，不能解决问题老开会。”“小事开大会，大事开小会，重要事情不开会。”第六章会议沟通6.1、会议的目的与类型2020/5/209第六章会议沟通提纲：6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织2020/5/20106.2会议的组织会前准备会议过程控制会后工作第六章会议沟通2020/5/20111.会前准备（1）明确会议的必要性（不开会的原则和开会的原则【下页〗）第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/2012不开会的原则如果已经有每周的例会；如果会议的成本过高；如果还有比开会更好的方法；如果没什么特别重要的事；如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/2013如果必须把信息同时传达给很多人；如果需要当众表扬或批评一些人；如果要让多些人参与决策的问题；如果需要听取部门汇报工作；如果要给小组委派任务。开会的原则第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/20141.会前准备（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案（3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。（4）准备会议文件（5）分发预阅资料第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/20151.会前准备（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决于会议的主持人。作为优秀的会议主持人，不仅仅主持会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议。作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能力。第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/20161.会前准备(7)确定与会人员：①首要原则是少而精；②信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都参加；③决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺的人参加；④需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/2017（8）预定会议场所①会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。第六章会议沟通6.2会议的组织1.会前准备2020/5/2018（8）预定会议场所②应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备应和会议的规模和安排的活动相适应第六章会议沟通1.会前准备6.2会议的组织2020/5/2019（8）预定会议场所③根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。第六章会议沟通2020/5/2020（8）预定会议场所④确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等都是否准备就绪。⑤会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人数而定，常见的有六种类型（下图）：第六章会议沟通1.会前准备6.2会议的组织2020/5/2021会场布置V型礼堂型长桌型U型圆桌型课堂型2020/5/2022第六章会议沟通2020/5/2023第六章会议沟通2020/5/2024第六章会议沟通2020/5/2025第六章会议沟通2020/5/2026第六章会议沟通2020/5/20272020/5/2028第六章会议沟通2020/5/2029第六章会议沟通2020/5/2030（9）补充最新信息：在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在会上向大家简要地通报一下。第六章会议沟通6.2会议的组织1.会前准备2020/5/20312.会议过程控制会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会主持人对会议的节凑和方向的把握。具体来，可按以下步骤来控制会议进程：宣布会议的主题和目的；根据会议议程顺序提出议题，然后征求与会者的意见；给予每个人阐述观点的机会；控制讨论进程：如果发生与议题无关或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议题本身；第六章会议沟通6.2会议的组织2020/5/20323.会后工作（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下发会议记录或会议简报：①会议记录应该准确无误②决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准（2）对执行工作进行监督和检查6.2会议的组织第六章会议沟通2020/5/2033第六章会议沟通提纲：6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织2020/5/20346.3会议议程会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。会议议程的设计原则会议议程的设计步骤第六章会议沟通2020/5/20351.会议议程的设计原则表明议题：确定主次：注重实效；适时调整：提供背景资料：第六章会议沟通6.3会议议程2020/5/20362.会议议程的设计步骤突出问题：提出新议题：选择重要议题：分清主次顺序：确定时间：表明顺序：结束议程：6.3会议议程第六章会议沟通2020/5/2037会议议程实例生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各自项目组工作近况介绍；着重通报项目进展中存在的问题措施：2.向电网送电日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同预案措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算措施：4.下次会议时间安排（5分钟）日期：——————时间：——————地点：——————2020/5/2038第六章会议沟通提纲：6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织2020/5/20396.4会议记录会议记录的内容第六章会议沟通会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容：会议名称；地点、日期；起止时间；主办者；出席人员；缺席人员；会议主席致开幕词并宣布会议议程；会议过程；会议决议；下次会议的时间及地点。2020/5/20402.会议记录的注意要点充分了解会议主题、目的及议程；可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用录音、照相或摄影方式记录；记录时紧跟会议进程；及时确认要点，澄清含糊不清的观点；避免夹杂自己的主观意识；会后应校对记录并及时打印。6.4会议记录第六章会议沟通2020/5/2041会议记录实例时间：1995年4月8日上午地点：管委会会议室主持人：李××(管委会主任)出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室宣传人员、街道居委会负责人。列席者：管委会全体干部记录：邹××(管委会办公室秘书)讨论议题：1．如何整顿城市市场秩序。2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。例子：市场秩序整顿会议记录2020/5/2042杨主任报告城市现状：我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容……2020/5/2043讨论发言(按发言顺序记录)肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。罗××(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐心协力问题是能够解决的。秦××(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。李××(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施……今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。会议记录实例2020/5/2044第六章会议沟通提纲：6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织2020/5/20455.5会议中的角色正式会议中的角色包括：会议主持人；会议秘书或记录员；其他与会者。第六章会议沟通2020/5/20461.会议主持人主持人的作用主持人的素质主持人的主要职责第六章会议沟通5.5会议中的角色2020/5/2047（1）主持人的素质思维清晰敏锐；善于言词表达；良好的沟通能力；积极倾听的能力；较强的应变能力；很好的分析能力；公正公开；幽默。6.5会议中的角色1.会议主持人第六章会议沟通2020/5/2048（2）主持人的作用其一，引导；其二，激励；其三，控制。第六章会议沟通6.5会议中的角色1.会议主持人2020/5/2049（3）主持人的主要职责•会前：明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间，地点•会议期间：营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、会后：重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果；•总之，主持人的主要职责是做好会前的准备、宣布会议准时开始、提出会议•其中营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对主持人来说是非常重要的。第六章会议沟通6.5会议中的角色1.会议主持人2020/5/20