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公司车辆信息化管理系统功能需求报告一、背景介绍近年来我国交通业发展迅速，公路运输因其灵活便利，成本低廉，在运输服务业中得到广泛应用。随着我院业务范围的扩大，生产经营地域范围也随之扩大，对人员、物质运输的需求也日益增长。车辆运行管理是一项系统化工程，做好车辆运行管理的关键在于处理好人、机、环间的关系。车辆运行是动态发展的过程，最大的特点在于车辆操作人员、车辆技术状况、车辆运行环境始终处于动态变化中，监管难度大，安全风险高。至2016年5月31日，我公司拥有车辆308辆，如何更进一步提高车辆运行效率、确保车辆运行安全，成为一项急需解决的问题。二、车辆运行管理需求分析（一）安全需求我国已经成为汽车产销大国，机动车保有量达2亿辆，居世界前列。机动车驾驶员3亿人，其中机动车辆驾驶员驾龄5年以内的占比较大，驾驶员低龄化趋势明显。20世纪80年代以来我国不断加大交通基础设施建设力度，全国一级公路、高速公路里程迅速增长。然而由于我国进入汽车时代的时间明显晚于发达国家，车辆保有量、高品质道路里程的迅速增长与车辆驾驶员的低龄化形成强烈反差，车辆技术水平、道路质量等交通硬实力与世界先进水平的差距虽已缩小，但车辆驾驶员安全素质、道路人文环境、车辆交通安全管理水平等交通软实力与世界先进水平还有一定距离。2015年全国共发生各类交通事故1058万起，因交通事故死亡6.8万人。我公司项目部大多在偏远地区，交通安全保障基础条件较弱，交通安全隐患大量存在，2016年我公司车辆发生各类事故32起，平均每11天发生一起事故，交通安全形势不容乐观。因此，保证交通安全已成为车辆管理的迫切需求。（二）运行成本控制需求随着公司的迅速发展，公司公务车辆不断增加。由于受到距离的限制，车辆却无法得到充分的监控，车辆运行中偷工、偷料（油），公车私用等问题时有发生。车辆运行开销较大，费用种类较多，车辆运行成本不易控制，给公司车辆管理带来了极大的不便，导致了公司车辆运行成本的增加。因此，控制车辆运行成本，提高车辆利用率，是车辆运行管理的长期需求。（三）车辆使用便利性需求当前车辆已经成为我公司重要的生产工具，在日常工作中，车辆的调度和车辆实时情况的掌握决定了工作进度、质量、效率。我院目前车辆数量超过300辆，使用人员也越来越多，对于各类用车类型也复杂多样，如何有效的了解每辆车的情况、有效合理的配置车辆资源、提高车辆运输服务能力、提高用车人使用车辆的便利性，以满足及时处理完成公司各项工作任务的需求，成为一个急需解决的问题。三、当前存在的问题我公司目前车辆运行管理业务全过程实施人工化管理，在车辆资源管理、车辆运行监管方面难免会出现以下一些问题：1.车辆调度无法做到高效、准确，用车、派车申请审批手续复杂。2.无法实时跟进车辆运行状况，尚不能对车辆技术状况、车辆运行状态等进行有效监管，车辆运行安全风险高。3.对车辆维修无法精细化管理，管理中经常出现一些非合理维修的现象，如非事故维修、过度维修、过度保养等。4.随着公司车辆数量增多，车辆使用部门分散，车辆调配频繁，组织结构复杂，车辆分级管理难度大，需要能够灵活分级、分层管理车队的工具，希望利用移动互联网，智能化管理平台来方便的管理车队。5.车辆运行成本无法统一归集、统计、分析。6.对驾驶员驾驶行为无法进行监管。7.车辆运行数据虽建有台账，但因车辆数量多、车辆运行数据尚未能做到系统化管理，导致部分车辆运行数据统计不精确。8.车辆保险、车辆保养等周期性工作、由于车辆数量多且各车保险、保养到期时间不一，难免会有部分即将到期事项易被忽略，9.由于没有有效的车辆运行数据采集手段，导致在车辆资源计划、调配管理方面缺乏数据支撑。因此，现急需建立统一的信息化管理平台，改善以往人工运行维护管理过程中繁琐的工作流程，在确保行车安全的前提下，逐步提高车辆使用效率，降低车辆使用费用，实现对用车审批、车辆调度等统一化管理；对车辆技术状况全方位管理；对车辆及驾驶员基础资料统一维护、相关财务报表的汇总等功能。有效提高车辆运行的安全性和处理突发事件的能力，加强对车辆和驾驶员的动态监管，增强管理效率。四、系统建设目标（一）管理高效：提高数字化管理水平，合理调度车辆，提高车辆管理效率,防止公车私用；（二）节约开支：实现管理成本和运营成本量化，大大节省运营成本，随意违规驾驶车辆的行为将大大减少。（三）安全保障：加强管理，减少违规驾驶，有效保障司机的人身安全，避免车辆和货物的不必要损失。（四）提升形象：使用高科技管理技术武装企业，提升单位品牌的公共形象。（五）决策分析：对车辆的里程，油耗，时间，速度，方位，报警，等各种大量数据进行科学统计，为更高水平的决策提供强有力的依据。五、车辆信息化管理系统功能需求（一）系统软件功能需求分析1．基础信息管理（1）部门管理部门类型设置：系统可设置部门类型，包括类型名称、类型（“项目”和“使用部门”、“归属部门”）部门管理设置：系统设置部门基本信息、上下级关系、部门类型。（2）角色管理根据职能权限及业务操作需要，设置不同角色具有的功能权限。用户必须具有至少一个角色才能登录系统。（3）人员管理人员信息管理：系统可对各类型人员详细信息的管理，可对驾乘人员进行识别。权限管理：系统操作人员可分配车辆和功能权限，确保分级分权监控。驾驶员管理：驾驶员作为车辆使用中重要的组成元素，也是企业重点管理和调配对象。为方便添加实现了单个添加和批量导入的功能。（4）车辆管理车辆管理提供对车辆基础情况、车辆证件信息、车辆相关照片的管理；提供车辆证件期限提醒；可修正GPS上报的累计里程，确保系统显示的里程和实际车辆的累计里程保持一致；可计算车辆折旧。2.车辆监控（1）车辆运行动态监控系统可实时采集、上传车辆运行动态数据，采取数据包括车辆位置、车辆速度、车辆油耗、车辆故障信息、驾驶员操作行为、车辆碰撞信息等；系统可实时上传车辆运行动态，在电子地图上显示车辆实时行驶轨迹并向系统操作人员实时呈现车辆运行综合信息，方便对车辆进行实时监控；所有车辆运行数据可分类长期储存，系统可对数据进行分析，形成统计分析报表。系统可对选定车辆进行动态实时跟踪并呈现运行数据；系统可在电子地图上便捷添加停车点的位置，通过车辆当前位置可判断车辆是否在停车点内，当车辆进出停车点时系统可以及时获取进出时间等。在停车点报表中，可以查询车辆进入和离开停车点的具体时间。系统可实现车辆运行动态回放；3．车辆调度管理用车人提出用车申请，由领导审批，再由车队或者综合管理部进行派车，根据车辆当前使用状态或预约状态，指配合适的车辆。派车成功后会发短信通知申请人和司机。车辆使用和归还时，进行出车和回车操作。从而完成一个完整、循环的车辆使用和状态的流程。进而对用车费用数据自动计算，并提供手动调整的功能。（1）调度流程（2）调度设置用车类型维护：用户可在系统内设置用车类型，在用车申请时用车人可选择用车类型。限行设置：系统默认从星期一到星期五的车牌尾号限行设置，用户可进行设置。在进行派车查询时，对限行车辆自动提醒。费用设置：用户可针对不同车型，不同车辆使用性质分别设置车辆单公里使用费率或台班费率（1天为1台班，小于1天为1台班，大于1天但小于2天为2台班，以此类推）（3）用车申请由秘书进行用车申请。秘书拥有多个部门权限，可以为有权限的部门进行用车申请。用车申请时将选择不同的用车类型，根据用车类型的设置，确定该用车单由车队或者是综合管理部来派车。（4）用车审批领导审批：用车申请提交以后，有该部门审批权限的领导进行。一个领导可以有多个部门的审批权限。领导可以选择用车申请同意或退回。审批通过：对审批通过的用车单查看，并可通过派车状态查看车辆信息。审批拒绝：对已拒绝的用车申请信息保留，查看已拒绝的申请和审批信息。（5）派车当用车申请审批通过后，进入派车流程。由综合管理部进行派车一个申请单可派多个车，在派车是可根据车辆车型、当前状态、车辆年限查询时间段内状态，优先排序显示符合派车时间的车辆；派车后再改页面还可查看未回车的所有已派车记录。（6）出车对未出车的车辆进行操作，由车辆管理人员手动出车，记录车辆时间出车时间、驾驶员、随车人员等。（7）回车对已派出去的车辆，在车辆任务执行完成返回后，驾驶员（或用车人）可通过手机应用端进行回车登记，系统根据车状态（车辆位置、车辆启动情况）结合回车登记情况，判断车辆是否已经返回。系统自动更改已返回的车辆状态，为下一用车周期做准备。（8）消息发送用车人可在OA系统、手机应用端查看用车申请审批情况。用车申请通过后，系统将通知用车人，用车人可在手机应用端获取派用车辆状态信息（车辆位置、车辆启动情况等）、驾驶员信息。对于没有手机应用端的用车人，可通过手机短信、微信、OA系统获取上述信息。（9）派车查询系统可对包括待出车、已出车和已回车的派单进行记录，管理员可对所有派车记录进行查询。（10）派车修改系统可对待出车辆的派车信息进行修改。用于到了出车时间，但车辆异常不能使用，或操作人员选择了不合适的车辆。有派车修改操作权限的人员，可以对派车信息进行修改。修改后的派车信息能及时传达用车申请人。（11）车辆状态查询系统可显示车辆当前状态和查询时间段内状态；若该车辆非空闲状态，可查看车辆待出车和已出车的派单信息；选择车辆进行派单或直接派单。（12）用车费用查询用车费用明细：系统可根据费用设置和车辆回车信息生成费用明细并提供对费用明细的修改。费用汇总：根据实际用车情况，汇总统计各部门/个人用车次数用车费用等（13）评价管理管理部针对用车考核要求，可在系统内设置几项（至少一项）评价项目，便于用车人在评价时对各项指标选择等级。用车人可以查看自己的用车单状态，在回车以后通过手机应用端、OA系统对服务进行评价。4.车务管理通过对车辆折旧、维修、年审、保养、投保、事故违法等信息进行统一管理，实现了用车成本的财务管理和代办事宜的及时提醒。车务报表、出车率统计、成本分析等报表，为管理和维护人员提供了车辆使用及费用数据，作为业务及成本分析的最可靠依据。（1）车辆折旧折旧率设置：系统可设置车辆按年份顺序的折旧率，便于对车辆折旧成本的计算。折旧率设置支持系统折旧率和单车折旧率设置。折旧查询：系统可查询车辆折旧费用明细和汇总。（2）驾驶员工资系统可通过OA接口获取驾驶员工资信息，将驾驶员与车辆对应统计汇总，便于全口径统计车辆运行成本。（3）车辆档案可对车辆基本信息、照片、证件信息、里程信息的查询。（4）车务历程以时间线形式展现车辆从入网到报废为止的所有事务，并提供直观的各个时间段里程及费用的统计。（5）车辆维修维修登记：可通过手机应用端、OA系统申请车辆维修，系统对车辆维修信息、取车信息、维修明细、金额进行记录，并对维保取车进行提醒；维修判断：通过对车辆实时状况的监测与预估，结合车辆历史维修数据，系统可协助车辆管理人员对车辆维修的合理性进行预判。维修明细：实现对维修频率、维修金额等信息的统计分析;维修档案：选择一辆车可查看该车的历史维修情况，并以时间轴的形式进行展现（6）车辆保养对车辆保养提醒进行设置，提供保养记录的录入。实现车辆行驶里程或时间提醒用户及时对车辆进行保养。（7）油卡油耗实现对主卡、司机卡充值及金额分配记录的记载。对车辆加油记录及费用进行登记和管理。（8）车辆保险管理车辆投保：对车辆投保信息的登记，实现对保险金额的统计及保险是否过期的提醒。保险费统计：按保险公司、年份统计投保车辆数和投保金额。保险理赔统计：对车辆保险理赔情况进行记录，统计分析车辆出险情况。综合分析车辆运行情况，结合驾驶员驾驶行为、车辆历史出险情况，对车辆投保提出建议。（9）年审管理系统可对车辆年审信息、金额的记录的登记，并对下次年审日期进行提醒。（10）事故违法管理系统可与公安交警部门联网，获取车辆违章信息。结合违章情况综合分析车辆驾驶员行为，便于对事故损失、事故原因进行分析和查询，以及对驾驶员驾驶行为的绩效考评。（11）车辆缴费系统可对洗车、路桥、停车等日常费用登记，以及针对周期性缴费的下次缴费提醒。（12）车务预警对各类待办事宜通